在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同强劲的东风，推动着我国电子凭证改革驶入快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了行业发展的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一把精准的钥匙，为企业解决电子凭证管理难题提供了行之有效的方案。接下来，让我们通过好想你健康食品股份有限公司的案例，深入了解合思档案在档案归档最佳实践中的卓越表现。
好想你：传统档案管理的重重困境
好想你健康食品股份有限公司成立于 1992 年，并于 2011 年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，在企业蓬勃发展的背后，传统的档案管理方式却成为了制约其进一步发展的瓶颈。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复确认，这无疑是一项繁琐且枯燥的工作。而且，即便工作人员再小心谨慎，档案遗失的情况仍难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能给企业带来潜在的风险。
纸质档案的管理还受限于时间和空间的限制。当需要查找某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的档案中翻找，耗费大量的时间和精力。而且，由于纸质档案的存放位置有限，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找的功能。这对于企业的日常运营和决策来说，无疑是一个巨大的障碍。
大量纸质档案的管理，对企业的空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，需要投入大量的资金来维护档案室的环境和设施。同时，还需要配备专门的档案管理人员来负责档案的整理、归档和保管工作，这无疑增加了企业的运营成本。
合思档案：量身定制的解决方案
面对好想你健康食品股份有限公司在档案管理方面的重重困境，合思档案凭借其强大的功能和先进的技术，为其量身定制了一套解决方案。
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打破数据壁垒，实现便捷联查
合思档案打破了传统档案管理中数据分散的壁垒，实现了数据同源。所有的档案数据都集中存储在一个平台上，财务人员可以通过一键联查的功能，快速找到所需的档案信息。无论是单据、发票、回单还是凭证，都可以在瞬间呈现在眼前，大大提高了工作效率。这种便捷的操作方式，就像在茫茫大海中找到了一座精准的灯塔，让财务人员不再为查找档案而烦恼。 -
自动组装档案，提升审计效率
合思档案具备自动组装档案的功能，能够根据审计需求，将相关的档案数据自动组合在一起。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过平台快速获取所需的档案信息，进行精准的审计工作。这不仅节省了审计时间，还提高了审计的准确性和可靠性。 -
虚实结合，精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子档案与实物档案的完美匹配。每一份实物档案都对应着一个唯一的二维码，查阅者只需查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置。这种虚实结合的管理方式，让档案的查找和借阅变得更加便捷高效。无论是在办公室还是在外出办公的情况下，都可以随时随地查询和借阅档案。
显著成效：数据见证价值
合思档案为好想你健康食品股份有限公司带来的成效是显著的，一系列具体的数据就是最好的证明。
在人工耗时方面，合思档案的应用让好想你减少了 90%的人工耗时。原本需要大量人力投入的档案整理、归档和查找工作，现在通过合思档案的自动化功能，轻松完成。这不仅节省了人力成本，还让员工能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
总部接收档案的管理耗时也大幅减少，减少了 80%。通过合思档案的数字化管理，总部可以实时获取各部门的档案信息，无需再像以前那样等待纸质档案的传递。这大大提高了信息传递的效率，让总部能够及时做出决策。
借阅管理的效率也得到了极大的提升，减少了 67%的管理耗时。借阅者可以通过合思档案平台快速查询和借阅档案，无需再到档案室进行繁琐的登记和查找工作。这不仅提高了借阅的效率，还减少了档案损坏和丢失的风险。
从成本方面来看，合思档案预计为好想你每年减少综合成本 20 万元。这主要得益于人力成本的降低、空间成本的节省以及档案管理效率的提高。这些实实在在的经济效益，让好想你在档案管理方面实现了降本增效的目标。
合思档案：引领电子凭证数字化转型新潮流
通过好想你健康食品股份有限公司的案例，我们可以清晰地看到合思档案在档案归档最佳实践中的卓越表现。合思档案具有诸多优势和价值。
它实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作。工作人员只需将档案数据上传到平台，系统就会自动完成整理、归档和存储工作，大大提高了工作效率。同时，档案的利用也变得更加便捷高效，用户可以通过平台随时随地查询和借阅档案。
合思档案的数据同源和透明流转，便于企业对档案进行监控和分析。企业可以通过平台实时了解档案的使用情况和流向，及时发现潜在的问题和风险。同时，还可以对档案数据进行深入分析，为企业的决策提供有力的支持。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。合思档案将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已经有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
档案归档最佳实践，合思档案无疑是企业的最佳选择。如果您也想体验合思档案带来的便捷和高效，不妨现在就点击免费试用，开启财务数智化新征程！
