合思档案：引领企业档案管理数字化变革

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

传统纸质档案管理在纸电混合时代的弊端愈发凸显。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要大量的存储空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作枯燥繁复，需要手动逐一匹配核对确认，耗费大量时间。业务人员在出差、招待后报销纸质票据时，流程繁琐，耗时费力。

传统纸质档案管理存在着诸多问题。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室和档案柜来存放档案。隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。合规风险也不容忽视，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在数字化推行过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了全面的解决方案，满足不同场景下的档案管理需求。

全角色覆盖：合思档案的全景式解决方案

合思档案为企业的不同角色提供了针对性的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管来说，合思档案就像是企业的“数据宝库”。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营。企业高管可以借助合思档案提供的数据支持，做出更加明智的决策，推动企业的发展。

对于归档员/财务人员而言，合思档案是他们的“工作利器”。它能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的便利。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

功能卓越：合思档案的核心优势彰显

合思档案拥有一系列强大的核心功能，相较于传统方案具有显著的优势。

• 多源采集功能：灵活高效的数据获取
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式。比如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式，确保了企业能够全面、准确地获取所需的档案数据，为智能档案查询提供了丰富的数据基础。

• 智能制档功能：高效精准的档案关联
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索、全文检索等辅助功能及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，极大地提升了智能档案查询的效率和准确性。

• 双模式检测方案：保障数据安全与完整
  合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这一功能确保了档案数据的质量，为智能档案查询提供了可靠的数据保障。

• 档案管理功能：精细管控与灵活拓展
  档案管理功能支持权限管理精准管控，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理且范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这种精细的管理和灵活的拓展能力，使得企业能够根据自身需求进行个性化的档案管理，为智能档案查询提供了良好的管理基础。

案例见证：合思档案在不同企业的成功实践

合思档案在不同类型的企业中都有出色的应用表现，以下是一些具体的案例。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现优异，如数据加载30s、关联匹配15min等，智能档案查询变得更加高效便捷。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，在智能档案查询方面也有了质的提升。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多弊端、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测、跨系统调阅。管理成效为统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，大大提高了智能档案查询的效率。

某中国最大的K12民办教育集团之一，面临采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。合思档案采用数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理的单套制管理方案，管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为智能档案查询提供了更优质的体验。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。

合思档案拥有众多成功案例，获得了众多客户的认可。如世界500强的海亮教育、2023年中国500最具价值品牌的徐福记等客户都对合思档案给予了高度评价，证明了其在实际应用中的有效性和可靠性。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息，企业可便捷地获取合思档案的服务和支持。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的研发实力和服务团队，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得企业信赖。

如果您的企业也想提升档案管理水平，不妨抓住电子会计档案管理的趋势，选择合思档案。现在就可以免费试用，开启智能档案查询的全新体验，让企业的档案管理更加高效、便捷、合规。