在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的管理模式正经历着深刻的变革。数字文档处理作为企业运营中的关键环节，其高效性和准确性直接影响着企业的发展。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，一同探寻数字文档处理在企业会计档案管理中的重要作用。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，是国内高端整体厨柜及定制家居领域的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的称号。在全球范围内，金牌橱柜拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000+。然而，随着企业规模的不断扩大，其会计档案管理面临着巨大的挑战。年记账凭证量达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量有177744张，年发票量为123247张。如此庞大的数字文档处理量，使得装订配耗时预估达66天/年，档案查找耗时预估为30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。数字文档处理的低效和高成本，成为了企业发展的绊脚石。
困境突围：会计档案管理的难题
在数字文档处理的浪潮中，金牌橱柜在会计档案管理方面面临着诸多难题。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同系统之中。档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一进行打印、手工匹配、组装、装订、上架等繁琐操作。这不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现错误，影响数字文档处理的准确性和效率。
保管环节，财务部门需临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种分段式的保管方式，增加了数字文档处理的复杂性和风险。
存储环节，企业采用独立档案室管理纸质档案。随着档案数量的不断增加，存储空间日益紧张，存储成本也随之攀升。同时，纸质档案容易受到损坏、丢失等问题的影响，给数字文档处理带来了极大的不便。
在管理利用方面，企业主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，效率低下。这种传统的管理方式已经无法满足企业快速发展的需求，数字文档处理的数字化转型迫在眉睫。
智慧领航：合思解决方案登场
面对金牌橱柜在数字文档处理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为金牌橱柜量身定制了一套会计档案管理解决方案。
统一存储，打破数据孤岛。合思将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。就像将散落在各处的珍珠串成了一条美丽的项链，让数字文档处理更加有序和高效。通过这种方式，企业可以更好地管理和利用档案数据，提高工作效率。
业务证据链完整，搭建会计资料之间的关系。合思以业务为核心，构建了完整的证据链条，实现了业财一体双向穿透。这意味着企业在数字文档处理过程中，可以更加清晰地了解业务背后的财务信息，为决策提供更加准确的依据。
数据共享，一站式查阅。合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让用户可以便捷高效地查阅档案。无论是财务人员还是其他部门的工作人员，都可以通过一个平台快速获取所需的档案信息，大大提高了数字文档处理的效率。
银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装。合思实现了银行回单的全面无纸化管理，助力企业降本增效。通过这种方式，企业不仅可以节省大量的打印成本和存储空间成本，还可以减少人工操作带来的错误和风险，提高数字文档处理的准确性和效率。
精耕细作：方案实施步步为营
合思团队深知，一个好的解决方案不仅要有先进的技术，还要有科学的实施过程。为了确保方案能够顺利实施，合思团队与金牌橱柜相关人员进行了深入的沟通。他们详细了解了金牌橱柜现有档案管理流程和痛点，为后续的定制化配置奠定了基础。
依据金牌橱柜的实际情况，合思对档案系统进行了定制化配置。他们确保系统与企业业务适配，满足企业在数字文档处理方面的个性化需求。这种定制化的服务，体现了合思以客户为中心的服务理念。
为了让金牌橱柜员工能够熟练使用新系统，合思开展了系统培训。他们通过详细的讲解和实际操作演示，帮助员工熟悉新系统的操作和使用。在培训过程中，员工们积极参与，提出了许多宝贵的意见和建议，合思团队也及时进行了回应和解决。
系统上线采用了逐步推进的方式。合思从部分部门或业务开始试点，待系统稳定后再进行全面推广。这种循序渐进的方式，降低了系统上线的风险，确保了数字文档处理的平稳过渡。
成效显著：方案落地硕果累累
经过一段时间的实施，合思的会计档案管理解决方案在金牌橱柜取得了显著的成效。
在数字文档处理效率方面，档案匹配耗时减少了84%，大大提高了档案整理的效率。员工们不再需要花费大量的时间进行手工匹配和装订，而是可以将更多的精力放在数据分析和决策支持上。档案查询耗时减少了80%，使档案查找更加迅速便捷。无论是日常工作中的数据查询，还是审计等特殊情况下的档案调阅，都可以在短时间内完成，为企业的运营提供了有力的支持。
在成本控制方面，预估节省总体成本30万+/年，有效降低了企业的运营成本。通过银行回单无纸化、减少打印和存储成本等方式，企业在数字文档处理方面的费用大幅降低。这不仅提高了企业的经济效益，还为企业的可持续发展提供了保障。
在合规性方面，档案合规性达到了100%，确保了企业档案管理符合相关法规要求。合思的解决方案采用了先进的技术和严格的管理流程，对档案数据进行了有效的保护和管理。这使得企业在面对各种监管和审计时，能够轻松应对，避免了因档案管理不善而带来的风险。
口碑载道：金牌橱柜高度评价
金牌橱柜相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他们表示，合思的解决方案极大地改善了企业的档案管理状况，提高了工作效率，降低了成本。在数字文档处理方面，合思的系统让企业实现了质的飞跃。
员工们也纷纷反馈，新系统操作简便，查询档案更加方便快捷，减少了不必要的工作流程。在日常工作中，他们可以更加轻松地完成数字文档处理任务，提高了工作的满意度和成就感。
财务部门认为，合思档案系统实现了档案数据的统一管理和共享，加强了业财融合，提升了财务管理水平。通过数字文档处理的数字化转型，财务部门可以更好地掌握企业的财务状况，为企业的决策提供更加准确的支持。
企业管理层肯定了与合思的合作，认为这是一次成功的数字化转型尝试，为企业的可持续发展奠定了基础。在未来的发展中，金牌橱柜将继续加强与合思的合作，不断提升数字文档处理的水平，推动企业的发展。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战和机遇。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现让有限更有效的目标。
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