在当今数字化浪潮席卷的时代，世界500强旗下的众多企业也在积极寻求转型，以适应新的市场环境。其中一家知名的教育服务品牌，凭借其卓越的教学质量和广泛的业务布局，在教育领域占据着重要地位。然而，随着企业规模的不断扩大，该品牌在财务数字化转型方面面临着诸多挑战。尤其是在财务报销环节，繁琐的流程和低效的管理方式，严重影响了企业的运营效率和财务管理水平。
合思作为一家专注于财务数字化解决方案的科技公司，敏锐地洞察到了该企业的痛点，并为其量身定制了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案，助力企业实现财务报销的数字化转型。
业务迷局：教育品牌的财务报销困境
该教育服务品牌业务广泛，涉及多个领域，这使得企业内部的业务和财务系统众多。各个系统相互独立，数据无法实现互通，导致结构化数据的提取变得异常困难。在财务报销过程中，电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
实物存档同样是一个棘手的问题。大量的纸质档案占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗费时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求高，操作起来费时费力。同时，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
破局之钥：合思的电子化会计档案管理方案
针对该企业的痛点，合思提出了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA以及其他相关系统。合思拥有40种以上的自动封装接口，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。
在接口传输方式上，合思提供了多种选择，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传等，方便企业根据自身需求进行灵活选择。
该方案具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁和权限监控等。会计类档案管理范围广泛，不仅涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，还包括外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。
方案落地：步步为营实现财务报销变革
合思在实施解决方案时，采取了一系列科学合理的步骤。首先，通过广泛连接异构系统，实现了档案数据的全面采集。将各个系统中的数据进行整合，为后续的处理打下了坚实的基础。
接着，利用多种接口传输方式，将各类档案数据准确无误地传输到系统中。确保数据的完整性和准确性，为后续的管理提供可靠的依据。
系统对采集到的数据进行智能组单和四性检测，确保档案的准确性和合规性。通过严格的检测机制，避免了错误和违规情况的发生。
最后，对档案进行分类管理，包括电子档案管理和实物档案管理。同时，提供档案借阅、移交等功能，方便企业对档案进行有效的利用和管理。
成效显著：数字化转型带来的财务报销新飞跃
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了显著的成效。该企业年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在档案查询方面，实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工在进行财务报销时，能够快速准确地查找所需的档案信息，节省了大量的时间和精力。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的纸质档案提供存储空间，也减少了档案管理的人力和物力投入。
客户赞誉：携手合思开启财务报销新篇章
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度认可。他表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。合思的解决方案不仅解决了企业当前面临的财务报销难题，还为企业的未来发展奠定了坚实的基础。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有众多强大功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等，能为企业简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供免费试用，有灵活定价模式，还具备强大的集成能力和良好的口碑，值得其他企业尝试。如果您的企业也想在财务报销领域实现数字化转型，抓住这一机遇，不妨拨打400 – 105 – 6505，或访问网站www.hosecloud.com，开启免费试用之旅。
