在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已然成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措如同催化剂，让我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一时代机遇，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精心挑选各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的电子凭证数字化转型提供了极具价值的参考和借鉴。
市场形势：纸质文件数字化是财务数智化必由之路
在当今数字化飞速发展的时代，电子凭证全流程无纸化已成为财务数智化的必然选择。会计凭证作为连接企业经济活动和财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现财务的数字化转型。
纸质文件数字化不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在当前经济环境下，企业需要更加高效、智能的财务管理方式，而电子凭证全流程无纸化正是实现这一目标的关键。
痛点分析：传统档案管理的重重困境
传统的档案管理方式存在诸多痛点，严重制约了企业的发展。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的问题。其档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。这些问题不仅增加了企业的运营成本，还降低了工作效率，影响了企业的发展。
解决方案整体策略概述：合思档案破解管理难题
面对传统档案管理的诸多痛点，合思档案提供了一套全面的解决方案。合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，能够实现电子会计档案的全生命周期管理。
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联，实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现档案数据的自动采集。在档案制档方面，合思档案实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。在档案管理方面，合思档案实现精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。在档案利用方面，合思档案支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
核心模块：合思档案的强大功能
合思档案拥有多个核心功能模块，为企业的电子凭证数字化转型提供了有力支持。
智能采集模块通过外部生态和内部系统，实现档案数据的自动采集。无论是OCR识别、RPA技术，还是EAI插件、API接口，都能高效地采集档案数据，为企业节省大量的时间和人力成本。
自动归档模块根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。企业无需再为繁琐的档案整理工作而烦恼，合思档案能够自动完成档案的归档工作，提高工作效率。
多维检索模块支持用户通过多种条件进行档案检索，快速定位所需档案。无论是按时间、类别还是关键词进行检索，都能在短时间内找到所需档案，为企业的决策提供有力支持。
一站式预览模块让用户可以在系统内一站式预览档案相关的数据及影像信息。无需在不同的系统或文件中查找，合思档案能够为用户提供全面、便捷的档案预览服务。
竞争优势：合思档案脱颖而出
与其他类似产品相比，合思档案具有显著的优势。自动化归档告别了重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14235元，年节约人力成本24000元，年总节约成本高达338910元。
此外，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储。通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。
成功案例：合思档案的卓越成效
众多企业的成功案例充分证明了合思档案的价值和效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云海肴使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万元/年，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万元以上/年，档案合规性达100%。
服务体系：专业全面的服务保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全面、专业的服务。在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断进行技术创新和产品升级。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思的服务体系为企业的电子凭证数字化转型提供了有力的保障。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思档案发挥着至关重要的作用。它不仅解决了企业传统档案管理的痛点，还为企业提供了高效、智能、合规的电子会计档案管理解决方案。希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思档案助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。未来财务用合思，值得企业选择以实现财务数智化升级。如果您想体验合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化转型之旅。
