在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，也踏上了这场意义深远的转型之旅。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。随着企业的不断发展壮大，动力源敏锐地意识到，传统财务模式已难以满足其日益复杂的业务需求，于是开始积极寻求财务数字化转型，而费用记录数字化则成为了这一转型过程中的核心诉求。
转型前痛点：传统财务困境凸显
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自研系统整合难题
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，大量自研系统的存在却带来了诸多问题。这些系统整体流程复杂，系统之间壁垒高筑，操作体验极差。手工录入不仅合规性难以保证，而且系统割裂导致数据分散、信息滞后。企业在数据处理和分析上耗费了大量的时间和精力，却难以获取及时准确的财务信息，费用记录数字化更是无从谈起。 -
复杂报销模式挑战
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，传统的手工报销模式在面对如此复杂的报销场景时，显得力不从心。业务人员在报销过程中需要花费大量的时间整理票据、填写表单，而财务人员则要对每一笔报销进行严格审核，工作效率低下，费用记录的准确性和及时性也难以保障。 -
组织架构流程困境
随着公司组织架构的迅速扩展，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部和分公司的出差申请方式不同，操作重复且信息一致性难以保证。这不仅增加了管理成本，还容易导致信息误差和决策失误。在费用管理方面，各主体流程繁复，使得费用记录的统一管理和监控变得困难重重。
合思解决方案：打造数字化费用管理新模式
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系统集成破孤岛
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是关键的一环。通过将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，以及将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了数据的互联互通，打破了数据孤岛。员工在进行费用记录和报销时，无需在多个系统之间切换，告别了多系统繁复操作。订单支出成本能够实时归集和统计，费用记录数字化得以有效实现。 -
无需报销重塑流程
合思的“无需报销”模式是一大创新亮点。业务人员因公消费时免垫资、免开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一颠覆性的流程重塑，不仅简化了报销流程，提高了工作效率，还提升了费用记录的准确性和合规性。 -
强大连接促流转
合思系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。费用记录在不同系统之间能够顺畅流转，为企业的财务管理提供了有力支持。
实施过程：紧密合作稳步推进
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全面调研定方案
合思团队与动力源密切合作，对其现有系统和业务流程进行了全面深入的调研和分析。通过与动力源各部门的沟通和交流，合思团队了解了企业在费用管理方面的具体需求和痛点，确定了系统集成的具体方案和步骤。这一过程为后续的实施工作奠定了坚实的基础。 -
系统对接保同步
按照既定方案，合思团队逐步完成了HR系统、BPM系统等与合思费控的对接和数据同步工作。在对接过程中，合思团队严格按照技术标准和规范进行操作，确保数据的准确性和安全性。经过一段时间的努力，各系统之间实现了无缝对接，数据能够实时同步，费用记录数字化得到了有效保障。 -
员工培训助应用
为了确保动力源员工能够熟悉和掌握无需报销等新流程和功能，合思团队对员工进行了系统的培训。培训内容包括系统的操作方法、报销流程的变化、费用记录的规范等。通过培训，员工们能够快速上手新系统，提高了工作效率和使用体验。同时，合思团队还为员工提供了持续的技术支持和服务，确保系统的稳定运行。
转型成果：效益显著全面提升
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操作体验革新
多系统集成和数据互通使得动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。费用记录数字化让整个报销流程变得更加便捷、高效，员工能够更加专注于业务工作。 -
员工体验升级
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费时，多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的使用体验。员工不再需要为繁琐的报销手续而烦恼，能够更加轻松地完成工作任务。 -
财务压力减轻
在财务方面，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。费用记录数字化为财务管理带来了质的飞跃。 -
管理决策优化
在管理层面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。通过随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，管理者可以通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，费用记录数字化为企业的战略决策提供了有力支持。
客户评价：高度认可携手前行
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任，也为双方的长期合作奠定了坚实的基础。
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