在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以令人瞩目的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；仅仅一个月后，12月1日民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措宛如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证数字化转型的步伐进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
在这场电子凭证数字化转型的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，宛如一颗璀璨的明星闪耀登场。合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。基于在行业中的深度应用和丰富的案例经验，合思精选各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范本。在电子化报销流程方面，合思档案更是有着卓越的表现，为企业带来了全新的财务管理体验。
金牌橱柜：行业翘楚遭遇档案管理困境
金牌橱柜家居科技股份有限公司，自1999年成立以来，便在国内家居行业崭露头角，成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的称号，在行业中占据着举足轻重的地位。然而，即便如此优秀的企业，在档案管理方面也面临着诸多痛点。
在档案整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中，难以形成有效的数据集合，导致档案数据的利用变得异常困难。工作人员需要逐一打印相关资料，然后通过手工的方式进行匹配、组装，最后再进行装订和上架，整个过程繁琐且低效。这不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现人为错误，影响档案管理的准确性和及时性。在电子化报销流程中，这种繁琐的整理方式严重阻碍了报销的进度，使得员工和财务人员都陷入了低效的工作状态。
到了保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再将其移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个部门之间的交接和沟通，容易出现信息传递不畅、档案丢失等问题。而且，频繁的档案转移也增加了档案损坏的风险，给档案的安全保管带来了挑战。在电子化报销流程中，这种保管方式使得报销数据的追溯和查询变得困难，影响了报销的合规性和效率。
在存储环节，金牌橱柜采用独立档案室来管理纸质档案。随着企业业务的不断发展，档案数量日益增多，独立档案室的空间逐渐变得紧张。同时，纸质档案的存储需要耗费大量的纸张、油墨等资源，不符合当下低碳环保的发展理念。而且，纸质档案容易受到火灾、水灾、虫害等自然灾害的影响，存在较大的安全隐患。在电子化报销流程中，纸质档案的存储方式限制了报销数据的共享和利用，无法满足企业数字化管理的需求。
合思出击：全方位解决金牌橱柜档案难题
面对金牌橱柜在档案管理方面的诸多痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，在电子化报销流程方面实现了重大突破。
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统一存储：打破数据壁垒
合思档案打破了数据孤岛的局面，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。这就好比将原本分散在各个角落的珍珠串成了一条美丽的项链，使得档案数据更加有序、规范。通过统一存储，企业可以更加方便地对档案进行管理和查询，提高了档案数据的利用效率。在电子化报销流程中，员工可以在一个平台上提交所有的报销凭证，财务人员也可以更加便捷地进行审核和归档，大大提高了报销的效率和准确性。 -
业务证据链完整：构建业财一体桥梁
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务的角度出发，对财务数据进行深入分析和挖掘，更好地了解业务的运行情况。同时，财务数据也可以为业务决策提供有力的支持，实现业务和财务的深度融合。在电子化报销流程中，完整的业务证据链可以确保报销的真实性和合规性，减少了财务风险。财务人员可以通过证据链快速追溯报销的业务背景，提高了审核的效率和准确性。 -
数据共享，一站式查阅：开启便捷查询新时代
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据的共享和一站式查阅。员工和财务人员可以通过简单的操作，快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效。这就好比在一个大型图书馆中，通过智能检索系统可以快速找到自己需要的书籍，大大节省了时间和精力。在电子化报销流程中，一站式查阅功能使得员工可以随时查询报销进度和历史报销记录，提高了员工的满意度。财务人员也可以更加高效地进行报销审核和数据分析，为企业的财务管理提供有力支持。 -
银行回单无纸化：开启降本增效新篇章
合思档案实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了企业的运营成本，还提高了数据的准确性和及时性。在电子化报销流程中，银行回单的无纸化管理使得报销流程更加顺畅，员工无需再手动收集和提交银行回单，财务人员也可以更加便捷地进行核对和入账，提高了报销的效率和准确性。
显著成果：效率提升与成本节约双丰收
合思档案解决方案的实施，为金牌橱柜带来了显著的成果，在电子化报销流程方面也取得了重大突破。
在效率提升方面，档案匹配耗时减少了84%。原本繁琐的手工匹配工作被自动化的档案匹配系统所取代，大大提高了档案整理的效率。员工可以更加快速地完成报销凭证的提交，财务人员也可以更加高效地进行审核和归档，使得报销流程更加顺畅。档案查询耗时减少了80%。通过一站式查阅功能，员工和财务人员可以快速找到所需的档案信息，无需再花费大量的时间在各个系统中查找。这不仅提高了工作效率，还提升了员工的满意度。
在成本节约方面，预估节省总体成本30万+/年。银行回单无纸化管理减少了纸张的使用，降低了印刷和存储成本；自动化的档案管理系统减少了人工操作，降低了人力成本。同时，档案管理效率的提升也使得企业能够更加及时地处理报销业务，减少了资金占用成本。在合规性方面，档案合规性达到了100%。完整的业务证据链和严格的审核流程确保了报销的真实性和合规性，减少了财务风险。
合思档案：推动企业财务数智化转型的引擎
合思档案通过自动化归档告别了重复性工作，使得档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。在电子化报销流程中，合思档案可以实时监控报销进度，及时发现和解决问题，提高了报销的效率和合规性。同时，通过对报销数据的分析，企业可以了解员工的消费习惯和业务需求，为企业的成本控制和决策提供有力支持。
随着电子凭证数字化转型的进一步加快，电子凭证全流程无纸化时代已经到来，合思档案将在企业财务数智化转型中发挥更加重要的作用。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
如果你的企业也想实现财务数智化转型，提升电子化报销流程的效率和合规性，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的卓越体验，开启企业财务管理的新篇章。
