在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在财务数字化领域也踏上了探索之路。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。公司拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，并在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司组织架构丰富，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，动力源在财务数字化方面的需求愈发迫切，同时也面临着诸多亟待解决的问题。而科学的差旅管理方法，正是解决这些问题的重要一环。
转型初期痛点丛生
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自研系统整合困局
动力源从2011年开始了漫长的系统自研之旅，虽然在一定程度上实现了部分操作流程的线上化，但整体流程依然复杂，系统之间存在着高高的壁垒。大量自研系统难以整合，使得公司的财务数字化进程与预期差距较大。不同系统之间的数据无法顺畅流通，信息难以共享，导致工作效率低下。这就如同在一个庞大的迷宫中，各个房间之间缺乏有效的通道，人们在其中寻找信息和完成工作变得异常困难。而科学的差旅管理方法在这样的环境下难以有效实施，差旅相关的信息在各个系统中分散，无法进行统一的管理和分析。 -
多系统操作体验差
在传统的报销模式下，员工需要在各个系统之间频繁切换来提交申请单，这不仅浪费了大量的时间和精力，还降低了工作的准确性。财务人员更是要手动将报销数据录入系统，发票的验真、查重等工作也都依赖手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。同时，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，让他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。在这样的操作模式下，科学的差旅管理方法难以落地，差旅费用的控制和管理变得混乱无序。 -
系统割裂数据分散
同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在多个系统中管理，无法及时联动。这导致财务制度难以有效落地，数据报表也只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营进行及时的调整和优化。企业的决策就像在黑暗中摸索，缺乏准确的数据支持。科学的差旅管理方法需要实时、准确的数据作为支撑，而动力源在系统割裂、数据分散的情况下，差旅管理只能处于一种粗放的状态。 -
业务复杂报销繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的业务情况和报销模式，给财务人员带来了巨大的工作压力，也增加了差旅管理的难度。科学的差旅管理方法需要适应这种复杂的业务场景，但动力源现有的管理模式显然无法满足这一需求。
合思方案精准破局
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系统集成数据畅通
合思为动力源提供了一套科学的差旅管理方法，首先从系统集成入手，打破数据孤岛，告别多系统繁复操作。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，各个系统之间的数据实现了无缝对接，信息可以自由流通，员工和财务人员在操作时无需再在多个系统之间来回切换，大大提高了工作效率。就像为迷宫搭建了一条条便捷的通道，让人们能够快速准确地找到所需信息。 -
无需报销重塑流程
合思的科学的差旅管理方法中，“无需报销”模式具有颠覆性。业务人员因公消费免垫资、免开票，这极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种全新的流程重塑，让差旅管理变得更加高效、便捷和合规，为企业节省了大量的时间和成本。 -
强大连接提升效率
合思系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。科学的差旅管理方法得以在这样强大的系统支持下有效实施，差旅相关的信息能够及时准确地传递和处理，为企业的决策提供了有力的支持。
方案实施稳步推进
合思团队与动力源密切合作，有条不紊地推进解决方案的实施。首先进行的是HR系统、BPM系统等与合思费控的对接工作，确保数据同步和系统集成的顺利进行。这就像是为一座大厦搭建坚实的基础，只有基础稳固，才能保证后续的建设顺利开展。接着，启用了无需报销等功能，并为动力源的员工和财务人员进行了相关培训，让他们熟悉新的操作流程和系统功能。通过培训，员工和财务人员能够更好地掌握科学的差旅管理方法，提高工作效率和管理水平。
成果显著效益凸显
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操作体验全面革新
合思的解决方案为动力源带来了多系统集成、数据互通的良好效果，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。科学的差旅管理方法在这个过程中发挥了重要作用，让差旅报销变得更加高效、快捷，员工和财务人员都从繁琐的工作中解脱出来。 -
员工体验大幅提升
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在差旅过程中更加轻松自在。科学的差旅管理方法充分考虑了员工的需求，提高了员工的满意度和工作积极性。 -
财务管控更加合规
在财务方面，审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持。科学的差旅管理方法为财务管控提供了有力的保障，让企业的财务管理更加规范、高效。 -
管理决策实时精准
对于企业管理者来说，合思的解决方案实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，能够实时了解企业经营数据。管理者可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。科学的差旅管理方法为企业的管理决策提供了准确的数据支持，让企业在市场竞争中更加从容自信。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着类似的财务数字化难题，不妨选择合思，开启高效、合规、智能的财务数字化转型之旅。现在就可以免费试用合思的解决方案，体验科学的差旅管理方法带来的变革。
