合思档案：数电票时代发票合规管理的理想之选

在当今快速发展的数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在企业间迅速扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。企业的信息化建设亟待“恶补”，以适应这一重大变革。

在收票方面，多项政策明确肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力，大力推动电子发票实现无纸化报销、入账、归档和存储等操作。而在开票领域，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。然而，数电票管理有着其特殊要求，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。例如，数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。

纸电混合时代，企业各层级人员都面临着不同程度的困扰。企业高管要应对纸质档案管理成本巨大且储存占地的问题，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所淹没，整理工作耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配、核对和确认。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费时间。同时，企业还存在高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；更存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业的发票合规管理提供了有力支持。

多元角色专属方案，满足多样管理需求

合思档案针对企业不同角色的需求，量身定制了全面的解决方案，能够满足企业在各种场景下的档案管理需求，为发票合规管理提供了全方位的保障。
– CEO/高管
决胜数字化转型：合思档案助力CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理。它能提升企业财务档案的利用效率，深度挖掘财务档案数据价值，为企业决策的数智化提供有力支持。借助数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，在数字化转型的道路上打响决胜之战。
– 归档员/财务
告别低效工作：对于归档员和财务人员而言，合思档案能显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，更好地实现发票合规管理。
– 外部审计
开启在线审计新模式：合思档案让外部审计不再需要进入档案室，实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放或回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，提高了审计工作的效率和准确性，确保发票合规管理得到有效监督。
此外，合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，为发票合规管理提供了坚实的基础。

强大功能模块，构建高效管理体系

合思档案拥有多个功能模块，从多源采集到智能制档，再到档案管理和应用，各个环节紧密相连，为企业构建了一个高效的发票合规管理体系。
– 多源采集
灵活获取数据：多源采集支持接口互联和自主采集两种方式。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷的手动数据补录方式，确保企业能够全面、准确地采集发票相关数据，为发票合规管理提供数据支持。
– 智能制档
精准关联匹配：智能制档通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可视化配置，能让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便查阅和管理，提高发票合规管理的精准度。
– 档案管理
精细权限管控：在档案管理方面，合思档案具备权限管理功能，可精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可自定义。此外，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建和设置表单主键等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，确保发票档案的安全管理和合规使用。
– 档案应用
多维便捷查询：档案应用实现了多维检索，能满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，可根据检索条件快速定位结果，还支持批量检索。同时，它提供一站式预览和穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，方便企业快速准确地查询发票相关信息，确保发票合规管理的有效性。

核心亮点突出，引领行业发展潮流

合思档案具有多个核心亮点，这些亮点使其在发票合规管理领域脱颖而出，引领着行业的发展潮流。
– 大数据解决方案
海量数据高效处理：大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。该方案还支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等功能，通过元数据级检索实现海量数据秒级查询。同时，它采用了安全存储机制，对海量数据进行加密、防篡改、防泄露、备份和日志记录等操作，还支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，为发票合规管理提供了强大的技术支持。
– 档案扩展解决方案
灵活定制管理：档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录，满足多样化的发票合规管理需求。
– 证据链完整性解决方案
保障财务合规：证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，确保发票合规管理的严谨性。
– 共享调阅解决方案
精准高效查阅：共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件进行查询，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，为发票合规管理提供便捷的查询服务。

多维度价值呈现，助力企业全面提升

合思档案为企业带来了多维度的价值，在发票合规管理的基础上，推动企业实现全面提升。
– 降本增效
节约成本提升效率：合思档案能够显著降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档方式，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，同时提升了检索效率，实现了管理合规性，降低了发票管理的成本。
– 补齐短板
拉通全链路：电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，使发票管理与企业其他业务环节紧密相连，提高了整体运营效率。
– 激活数据
实现数据价值：合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用，挖掘了数据价值，为企业的发票合规管理和决策提供了有力支持。
– 资源重组
实现效益最大化：通过合思档案，企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，实现了资源重组和企业效益的最大化，优化了发票管理流程。

典型场景覆盖，贴合企业实际需求

合思档案适用于企业不同阶段的档案管理需求，以下是一些典型使用场景，确保发票合规管理贯穿企业运营的各个环节。
– 业务流转阶段
整合会计资料：在业务流转阶段，企业可上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件。仅少量打印具有年报及其他永久保存价值的会计资料和少量纸质会计资料，减少纸质发票管理的负担。
– 档案采集阶段
规范操作流程：档案采集阶段包括进行到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段等操作，确保发票档案的准确采集和规范管理。
– 档案制档阶段
系统高效制档：档案制档阶段，系统会对采集到的发票档案进行整理、匹配和组件，完成档案制档工作，提高制档效率和准确性。
– 档案管理阶段
主动利用电档：档案管理阶段以全量电子会计档案为主，包括电子会计凭证原件、纸质会计凭证影像、电子票据报表原件等，必要且少量的纸质档案作为辅助备查。企业可通过智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等方式主动利用电档，提升发票管理的效率和合规性。

成功案例见证，彰显卓越成效

众多企业通过使用合思档案，成功解决了发票合规管理等档案管理难题，取得了显著的成效。
– 某大型企业
实现业财一体与降本增效：某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。例如，业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理实现自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30秒，关联匹配耗时15分钟，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
– 重型装备制造商
提升效率与合规性：世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。该企业实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，积极响应了政策要求，实现了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的空间，纸张打印成本每年减少100万张纸。
– 某企业
统一存储与数据共享：某企业存在低效的档案管理现状和诸多档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案等。该企业实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30万+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
– 民办教育集团
简化流程与提高效率：中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状。在采集阶段，业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力且浪费纸张；存储阶段，实物存档占用空间，档案人员需专人管理，受环境因素影响或保管不善可能导致档案不同程度损坏，企业面临风险；整理阶段，财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入操作，耗时长且易出错；利用阶段，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位独特，差异化优势显著

合思档案在市场中具有独特的定位和显著的差异化优势，是企业发票合规管理的理想选择。
– 领先平台
权威认证保障：合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户。它是福布斯中国科技50强，通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，具备强大的技术实力和安全保障，为发票合规管理提供了可靠的平台。
– 广泛连接
数据全面采集：合思档案具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，确保发票相关数据的全面采集和整合。
– 自动归档
减少人工干预：它能够实现100%自动归档，拥有强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装和归档，提高了发票管理的效率和准确性。
– 合规保障
符合政策要求：合思档案是符合国家政策要求的档案系统，能够进行电子会计档案合规性管理。它拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，为企业的发票合规管理提供了坚实的政策保障。

在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，致力于助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能为企业提供优质的档案管理解决方案，特别是在发票合规管理方面具有显著优势。

如果您的企业也想提升发票合规管理水平，开启高效、合规的档案管理之旅，不妨选择合思档案。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，关注微信公众号或小程序等方式联系合思，还能免费试用合思档案，亲身体验其卓越的功能和价值。