在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已然成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开启了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广。这些举措如同强劲的引擎，推动着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决的曙光，电子凭证全流程无纸化时代正阔步走来。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的脉搏，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它宛如一把金钥匙，能够为企业解决财务档案管理中的诸多难题。接下来，让我们一同走进金牌橱柜家居科技股份有限公司的案例，探寻合思档案如何助力企业实现费用报销合规管理。
金牌橱柜：档案管理困境凸显费用报销合规难题
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，在国内高端整体厨柜及定制家居领域堪称专业典范。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，就是这样一家实力雄厚的企业，在财务档案管理方面却面临着诸多困境，这些困境也对费用报销合规管理造成了不小的影响。
在档案整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中。这导致档案数据难以有效利用，财务人员不得不逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，耗费大量的时间和精力。这种传统的整理方式不仅效率低下，而且容易出现错误，给费用报销合规管理带来了潜在的风险。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这期间涉及到档案的交接和流转，增加了管理的复杂性和难度，也对费用报销合规管理提出了更高的要求。
在存储环节，公司采用独立档案室管理，存放纸质档案。随着业务的不断发展，纸质档案的数量与日俱增，占用了大量的存储空间，同时也增加了档案保管和查找的成本，不利于费用报销合规管理的高效实施。
合思档案：量身定制解决方案破解费用报销合规困境
面对金牌橱柜在档案管理方面的重重困境，合思档案凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，有效解决了费用报销合规管理难题。
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统一存储：打破数据壁垒实现费用报销合规高效管理
合思档案打破了数据孤岛的局面，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。这就如同将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让档案数据变得有序且易于管理。通过统一存储，费用报销相关的各类数据能够集中管理，方便财务人员进行查询和核对，大大提高了费用报销合规管理的效率。 -
业务证据链完整：搭建业财桥梁保障费用报销合规准确
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着每一笔费用报销都有完整的业务证据支撑，从业务发生到费用报销的整个流程都清晰可查。财务人员可以通过业务证据链快速核实费用报销的真实性和合规性，有效避免了虚假报销等问题的发生，保障了费用报销合规管理的准确性。 -
数据共享一站式查阅：便捷高效提升费用报销合规体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。财务人员只需在系统中输入关键词，就能快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效。这种便捷的查阅方式不仅节省了时间，还提高了工作效率，让费用报销合规管理更加顺畅，提升了用户的体验感。 -
银行回单无纸化：降本增效推动费用报销合规升级
在银行回单管理方面，合思档案实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的使用，降低了成本，还提高了回单管理的准确性和效率。银行回单无纸化管理也为费用报销合规管理提供了有力支持，使得费用报销的审核更加便捷、准确，推动了费用报销合规管理的升级。
显著成果：数据见证合思档案助力费用报销合规管理成效
在合思档案的助力下，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成果，这些成果也直接体现在了费用报销合规管理上。
档案匹配耗时减少了84%。以前财务人员需要花费大量时间进行档案匹配，如今借助合思档案的智能匹配功能，大大缩短了匹配时间，提高了工作效率，也为费用报销合规管理争取了更多的时间和精力。
档案查询耗时减少了80%。快速便捷的查询功能让财务人员能够迅速获取所需的档案信息，及时核实费用报销的相关情况，有效保障了费用报销的合规性。
预估节省总体成本30万+/年。通过统一存储、无纸化管理等措施，降低了档案管理的成本，也为企业在费用报销合规管理方面节省了资源。
档案合规性达到了100%。合思档案的全面解决方案确保了档案管理的规范性和准确性，为费用报销合规管理提供了坚实的保障，避免了因档案管理不善而导致的合规风险。
合思档案：开启电子会计档案管理新时代推动费用报销合规管理升级
金牌橱柜通过与合思档案的合作，实现了多系统数据互联，完成了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性，也在费用报销合规管理方面取得了显著成效。这不仅为企业自身的发展注入了强大的动力，也为其他企业提供了宝贵的借鉴经验。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。在这个过程中，合思档案将持续助力企业实现费用报销合规管理，为企业的健康发展保驾护航。
截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。如果您也希望提升企业的财务档案管理水平，实现费用报销合规管理，不妨选择合思档案，开启财务数智化之旅。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受它的强大功能和卓越价值。
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