在当今数字化浪潮中，企业面临着数电票等变革带来的全新挑战。国家明确提出，2025年要完成数电票全覆盖。这一目标的推进，使得企业财务档案管理首当其冲，直面新的难题。纸质与电子票据混合的时代，企业财务档案管理的信息化建设亟待加强。数电票管理有着特殊要求，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
传统的纸质档案管理，犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要大量的存储空间，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷于海量的档案数据中，整理工作耗费大量时间，且枯燥繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，效率低下。此外，传统纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本高，存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅数据无法有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案容易损坏等问题。
好在国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力。这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，而且电子会计档案管理需要关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案这款专业的电子归档系统应运而生，它将为企业解决行业痛点，带来全新的财务档案管理体验。
合思档案：多元方案打造高效管理格局
合思档案作为一款先进的电子归档系统，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。这些方案能够广泛连接业财系统，满足企业在不同场景下的档案管理需求，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
单套制解决方案是合思档案的一大亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，既有实物流转，又有电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，使得财务档案证据链完整，能够全面反映企业的经营业务。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率。企业无需再进行会计档案的打印，就能保证档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案更是独具匠心。它通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，保障企业财务合规。
核心功能：铸就电子归档系统强大实力
合思档案的电子归档系统具备多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等一系列核心功能，每一项功能都为企业的财务档案管理提供了有力支持。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，系统支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也可以可视化展示。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理功能涵盖了权限管理、档案目录扩展和档号规范等方面。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。
档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交鉴定销毁及线下实物管理等功能。
应用案例：见证电子归档系统卓越价值
合思档案的电子归档系统在众多企业中得到了广泛应用，通过实际案例，我们可以更直观地看到其为企业带来的价值。
有一家年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案。实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现。管理自动化使得档案管理实现电子化、信息化，借阅管理和档案室管理更加规范。企业成本降低，财务人员工作效率提高，装订环节简化，节约了显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的空间，纸张打印成本每年减少100万张纸。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务，确保应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级，核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案使业务系统可跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案这款电子归档系统，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，且国家四部委官方试点100%成功验收，具有可靠的技术和安全保障。
如果您的企业也想抓住数字化转型机遇，实现财务档案管理的变革和提升，不妨选择合思档案电子归档系统。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序等方式联系合思，还可以免费试用，开启财务档案管理的数字化之旅。
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