在当今数字化浪潮席卷的时代，企业对于财务数智化转型的需求愈发迫切。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。然而，即便如此优秀的企业，在财务档案管理方面也曾面临诸多难题。而合思凭借其专业的财务数智化解决方案，为金牌橱柜解决了这些问题，同时也保障了智能报销数据安全。
金牌橱柜的财务档案困境
- 会计档案管理之困
在业务背景下，金牌橱柜的会计档案管理状况不容乐观。在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，这一系列繁琐的操作耗费了大量的时间和人力。
保管环节也存在着一定的问题。财务临时保管1年之后，档案就要移交综合档案管理，这中间的交接过程也容易出现差错。
在存储环节，公司采用独立档案室管理，存放的是纸质档案。随着业务的不断拓展，纸质档案的数量越来越多，存储压力也日益增大。
在管理利用方面，主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，效率低下且容易出错。这种传统的管理方式严重影响了企业的运营效率，也难以保障智能报销数据安全。
合思的破局之策
- 统一存储 打破数据孤岛
合思为金牌橱柜提供的解决方案首先聚焦于统一存储。通过打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。这样一来，所有的财务数据都有了一个集中的管理平台，方便企业进行集中管理和查询，也为智能报销数据安全提供了有力保障。 - 构建完整业务证据链
合思注重会计资料之间关系的搭建，实现以业务为核心的证据链条，做到业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务端直接追溯到财务端，也可以从财务端了解到具体的业务情况。完整的业务证据链不仅有助于企业进行财务分析和决策，更能在保障智能报销数据安全的同时，提高企业的合规性。 - 数据共享 一站式查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。工作人员只需在系统中输入相关关键词，就可以快速准确地找到所需的会计资料，查阅便捷高效。这大大提高了工作效率，减少了因查找资料而浪费的时间，也确保了智能报销数据安全。 - 银行回单无纸化管理
海量银行回单的管理一直是企业财务工作中的难题。合思实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。这不仅减少了纸质文件的使用，降低了成本，还提高了数据处理的准确性和效率，为智能报销数据安全提供了技术支持。
解决方案的实施之路
- 智能采集 汇聚数据
合思档案具有强大的智能采集功能。通过外部生态，如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统，如EAI插件、API接口等，合思能够采集金牌橱柜的各类档案数据。这些先进的技术手段确保了数据采集的准确性和高效性，为后续的处理和分析奠定了基础，同时也保障了智能报销数据安全。 - 预归档服务 初步处理
利用预归档服务中的集成服务、规则引擎、元数据服务等，合思对采集的数据进行初步处理和分类。这一步骤就像是对数据进行一次精细的筛选和整理，使得数据更加有序，便于后续的存储和管理，也进一步保障了智能报销数据安全。 - 基础管理 保障安全
在基础管理环节，合思对档案进行存储、检索、借阅、销毁等操作，全面保障数据安全和可追溯性。严格的管理流程和安全措施确保了数据不会泄露或丢失，为企业的财务数据安全保驾护航，智能报销数据安全也得到了切实保障。 - 档案服务 助力发展
借助档案服务，合思辅助金牌橱柜进行审计、项目管理、统计分析等工作。这些服务不仅提高了企业的管理水平和决策能力，还为企业的可持续发展提供了有力支持，同时也保障了智能报销数据安全。
显著的成果与效益
- 效率提升 成本降低
合思的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着企业的工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，大大提高了工作效率。同时，预估节省总体成本30万+/年，为企业带来了实实在在的经济效益，也保障了智能报销数据安全。 - 合规保障 发展无忧
通过合思的解决方案，金牌橱柜的档案合规性达到了100%。这不仅避免了企业因合规问题而面临的风险，还为企业的可持续发展提供了有力保障。在保障智能报销数据安全的同时，也让企业能够更加专注于核心业务的发展。
金牌橱柜的高度评价
金牌橱柜对合思的解决方案给予了高度评价。通过合思档案系统，金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，工作效率和准确性得到显著提升，有效解决了之前的业务痛点。合思提供的解决方案帮助金牌橱柜节省了大量成本，同时保障了档案的合规性，为企业的可持续发展提供了有力支持。特别是在智能报销数据安全方面，合思的方案让金牌橱柜没有了后顾之忧。
在当前的经济环境下，越来越多的企业意识到财务数智化转型的重要性。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已经帮助众多企业如金牌橱柜等实现降本增效、合规经营和低碳运营。智能报销数据安全是企业财务数智化转型过程中至关重要的一环，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，能够为企业提供全方位的保障。
未来财务用合思，让有限更有效。如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思，开启财务数智化之旅。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受它为企业带来的变革和价值，保障您企业的智能报销数据安全。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
