在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营和合规管理至关重要。其中，审计合规流程更是企业稳健发展的关键环节。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，深入探讨企业在会计档案管理方面面临的挑战，以及合思如何通过创新解决方案助力企业优化审计合规流程。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定的“智能制造示范企业”。在全球范围内，金牌橱柜拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业员工达6000多人。如此庞大的企业规模，在运营过程中自然面临着诸多业务挑战，尤其是在审计合规流程中的会计档案管理方面。
会计档案管理困局
- 传统管理掣肘前行
在会计档案管理方面，金牌橱柜传统的管理模式存在诸多问题。在整理环节，会计档案分散在各个系统中，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订和上架，繁琐的操作不仅耗费大量人力和时间，还容易出现错误。在保管环节，财务部门临时保管1年，之后再移交综合档案管理。存储环节则依赖独立档案室来存放纸质档案，空间占用大且管理成本高。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下，严重影响了审计合规流程的顺畅进行。
合思解决方案登场
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打破孤岛统一存储
合思针对金牌橱柜的问题，提供了一套全面的会计档案管理解决方案。首先是统一存储功能，它打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准和统一管理。这使得审计合规流程中所需的各类档案信息能够集中管理，方便后续的查询和使用。 -
完整业务证据链条
合思的解决方案还注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，达成业财一体双向穿透。在审计合规流程中，完整的业务证据链能够为审计工作提供有力支持，确保企业的财务数据真实可靠，符合合规要求。 -
数据共享便捷查阅
通过以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，合思实现了数据共享和一站式查阅。在审计合规流程中，相关人员可以便捷高效地查询所需的会计档案信息，大大提高了工作效率。 -
银行回单无纸化革新
海量银行回单的管理一直是企业会计档案管理的难题。合思实现了银行回单自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理，助力企业降本增效。在审计合规流程中，无纸化的银行回单管理不仅减少了纸质档案的存储压力，还提高了数据的准确性和可追溯性。
方案实施步步推进
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深入沟通了解需求
合思团队与金牌橱柜的财务、IT等部门进行了深入沟通，全面了解其现有系统和业务流程。这一步骤为后续的系统对接和方案实施奠定了基础，确保解决方案能够贴合金牌橱柜的实际需求，优化审计合规流程。 -
系统对接无缝集成
在了解需求的基础上，合思将档案管理平台与金牌橱柜的各业务系统进行集成。通过系统对接，实现了数据的实时传输和共享，使得审计合规流程中的信息传递更加高效。 -
规则配置精准关联
合思还配置了档案关联规则，确保不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装。这一举措提高了会计档案管理的准确性和自动化程度，进一步优化了审计合规流程。 -
专业培训助力上手
为了让金牌橱柜的员工能够熟练使用新的档案管理系统，合思对其员工进行了专业培训。通过培训，员工熟悉了新系统的操作，为审计合规流程的顺利实施提供了人力保障。
方案落地成效显著
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时间成本大幅降低
实施合思的解决方案后，金牌橱柜在审计合规流程中的档案管理效率得到了极大提升。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了企业的整体运营效率。 -
成本节省效果突出
预估每年可为企业节省总体成本30万以上。在当前经济环境下，成本的节省对于企业的发展至关重要。通过优化审计合规流程中的会计档案管理，金牌橱柜实现了降本增效的目标。 -
合规性全面保障
档案合规性达到了100%。在严格的审计合规流程要求下，确保档案的合规性是企业的重要任务。合思的解决方案为金牌橱柜提供了可靠的保障，避免了因档案合规问题带来的潜在风险。
客户反馈高度认可
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负责人盛赞效率提升
金牌橱柜财务负责人表示，合思的解决方案极大提升了档案管理效率，降低了成本，确保了档案合规性。在审计合规流程中，新的档案管理模式为企业的财务管理带来了质的飞跃。 -
员工体验便捷高效
员工反馈，新的档案管理系统操作便捷，查询档案更加快速，节省了大量时间和精力。在日常的审计合规流程工作中，员工能够更加轻松地完成档案管理任务，提高了工作的满意度。
从金牌橱柜的成功经验可以看出，合思的电子会计档案管理解决方案能够有效优化企业的审计合规流程，提升企业的运营效率和合规管理水平。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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