在当今数字化浪潮中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的佼佼者，自1995年成立以来，业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车等领域，产品更是在国家重点建设项目中发挥着重要作用。2022年3月，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着企业的发展，其在财务数字化和业财融合方面遇到了诸多难题。接下来，让我们看看合思是如何助力动力源解决这些问题，优化出差预算审批流程的。
动力源：业务繁花下的财务困境
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。但随着业务的不断拓展，原有的系统逐渐暴露出一系列问题，严重影响了出差预算审批流程的效率。
多系统操作体验差，合规性也难以保障。员工在提交出差申请单时，需要在各个系统间频繁切换，繁琐的操作让员工苦不堪言。而财务人员在处理报销数据时，不仅要手工录入，还要手动进行发票验真、查重等工作，大量的基础工作占据了他们的时间和精力。
系统的割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动，使得财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握出差预算等数据信息，这给企业的决策带来了很大的困难。
动力源业务覆盖面广，出差情况频繁，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。出差预算涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐，不同类型费用的支付方式也各不相同，这使得出差预算审批流程变得异常复杂。
合思方案：精准击破财务难题
- 系统集成：搭建数据互通桥梁
合思在系统集成方面展现出强大的实力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为出差预算审批流程提供了准确的数据支持。员工的出差申请单可以自动关联相关的人员信息和订单数据，大大提高了审批的准确性和效率。 - 无需报销：重塑商旅出行体验
合思的无需报销模式对出差预算审批流程进行了颠覆性的重塑。业务人员因公出差消费时，无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定。财务人员统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，让出差预算审批流程更加高效、合规。 - 系统连接：打破数据流转壁垒
合思系统具有强大的连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在出差预算审批流程中，待审批信息可以自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。部门之间的信息沟通更加顺畅，减少了因信息不及时而导致的审批延误。
分步实施：稳步推进解决方案落地
- 第一步：系统集成奠基
首先进行系统集成工作，完成HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步。这一步为后续的业务处理和数据统计奠定了坚实的基础。在出差预算审批流程中，员工的基本信息和订单数据能够准确同步到合思费控系统中，使得审批人员可以快速获取相关信息，做出准确的审批决策。 - 第二步：推广无需报销模式
积极推广无需报销的商旅出行流程，引导员工使用合思商城进行因公出差消费。员工在消费时可以享受免垫资、免开票的便利，同时系统加强了对消费的管控，确保每一笔出差消费都符合预算和规定。通过培训和宣传，让员工逐渐适应这种新的出差消费和报销模式，提高了员工的使用体验。 - 第三步：强化系统连接协同
利用系统的连接能力，实现各部门之间的信息同步和业务协同。在出差预算审批流程中，各部门负责人可以及时收到待审批信息，根据系统提供的业务数据进行审批决策。业务数据跨系统同步应用，使得审批流程更加透明、高效，大大缩短了审批时间。
显著成效：见证财务数字化变革
- 操作体验革新
通过多系统集成和数据互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工的出差报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。在出差预算审批流程中，员工无需再在多个系统间来回切换，申请单信息自动赋值，填报时间大幅缩短，简化了整个报销流程。 - 成本节约显著
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等基础工作上，从手动制作单据转变为智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，如对出差预算进行分析和优化。 - 员工体验提升
员工在出差预算审批流程中感受到了极大的便利。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，员工可以在合思商城中对出差消费进行多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这不仅缩短了员工填报时间，还提升了员工的使用体验。 - 费控合规高效
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。在出差预算审批流程中，系统对每一笔消费进行严格管控，确保符合预算和规定。财务人员无需再为繁琐的发票校验和审计流程烦恼，降低了基础工作压力。
动力源反馈：高度认可合作价值
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的出差预算审批流程等需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
众多像动力源这样的专精特新企业，在合思的助力下实现了财务数字化转型，优化了出差预算审批流程，取得了显著的成果与效益。如果您的企业也面临着财务数字化难题，不妨选择合思，开启高效、合规、低碳的财务数字化之旅，现在就可以免费试用合思的解决方案，感受其为您的企业带来的变革。
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