在当今数字化快速发展的时代，企业的档案管理面临着诸多挑战。档案管理重要性愈发凸显，传统会计档案管理的痛点也逐渐成为企业发展的阻碍。
企业高管在传统档案管理中，面临着纸质档案管理成本高、占地大的难题。大量的纸质档案不仅需要耗费高额的存储成本，还占据了宝贵的办公空间。而且，档案数据未汇总整理，难以进行有效的分析利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。
财务人员的工作则更加繁琐。他们需要处理大量的档案数据，整理过程耗时费力。手动逐一匹配、核对确认的工作方式，枯燥繁复，不仅效率低下，还容易出现错误。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。此外，纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。例如，纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等。这些问题严重影响了企业的运营效率和合规性。
面对这些痛点，合思档案提供了全面的解决方案。
合思档案整体方案：一站式解锁多元需求
合思档案深知企业在不同场景下的档案管理需求，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。它涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。
合思档案核心亮点：科技赋能精细管理
- 多源采集：灵活集成高效汇聚
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。 - 智能制档：精准关联高效整合
智能制档功能中，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。 - 档案管理：精细管控灵活扩展
档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。 - 档案应用：多维检索便捷应用
档案应用功能强大，多维检索满足多场景查询需求，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用。
合思档案用户收益：价值提升全面赋能
- CEO/高管：数智决策降本增效
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。 - 归档员/财务：高效工作轻松管理
归档员和财务人员使用合思档案，能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。 - 外部审计：在线审计便捷高效
对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。
合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%、确保管理合规性100%。
合思档案典型场景：广泛应用彰显实力
- 企业数电票管理：全流程闭环无忧
在企业数电票管理场景，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。 - 实物档案管理：创新管理便捷利用
在实物档案管理场景，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。如支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，集团共享批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。 - 企业档案调阅：精细查询高效利用
在企业档案调阅场景，共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。 - 企业档案合规管理：保障合规证据完整
在企业档案合规管理场景，证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
为了证明合思档案的有效性和可靠性，以下为大家列举几个客户成功案例。某企业年单据量2.6亿，使用合思档案前会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力，使用后实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，达到业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，使用合思档案前档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合；使用单套制管理方案后实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。某企业使用合思档案前档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题；使用单套制管理方案后统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，数据共享，全生命周期管理可控，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
档案管理重要性不言而喻，合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能亮点、显著的用户收益和广泛的应用场景，成为企业档案管理的得力助手。如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨联系我们，合思档案联系方式丰富，地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码。欢迎有档案管理需求的企业免费试用，体验合思档案带来的高效、便捷和合规的档案管理服务。
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