在当今竞争激烈的商业世界中，企业对于高效财务管理和数据处理的需求愈发迫切。海亮教育科技服务集团，作为世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，一直是国内教育服务提供商的引领者，并且致力于成为全球优质教育服务的引领者。这样一家在行业内具有重要地位和广泛影响力的企业，在财务管理和档案处理方面也面临着诸多挑战。而合思的发票归档软件，为海亮教育科技服务集团带来了全新的解决方案，实现了降本增效的显著成果。
业务迷雾：海亮教育的管理痛点
海亮教育科技服务集团业务广泛，涉及众多业务和财务系统。然而，这些系统相互独立，数据无法互通。结构化数据的提取犹如在茫茫大海中捞针，困难重重。尤其是电子发票的处理，打印、查重、验伪等操作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
实物档案资料的存储更是让企业头疼不已。大量的实物档案占用了大量的物理空间，企业不得不设立专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，实物档案容易损坏，一旦发生损坏，企业将面临较大的风险。
在日常工作中，不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求高，操作起来费时费力。更重要的是，企业无法最大化发挥档案的价值。实物凭证明与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅不留痕，也无法实现多人借阅，档案资产的利用效率极低。
智慧之光：合思发票归档软件解决方案
面对海亮教育科技服务集团的诸多痛点，合思发票归档软件提供了全面而有效的解决方案。
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多元数据来源 精准捕捉信息
档案数据来源丰富多样，包括电子档案和实物档案数字化副本。对于电子档案，合思发票归档软件通过先进的OCR技术，能够自动识别和整理各类文档信息，将繁琐的文字信息快速准确地转化为可编辑的数据。对于实物档案，软件支持将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，为企业构建了一个完整的数字化档案库。 -
广泛管理范围 涵盖内外档案
会计类档案管理范围广泛，不仅包括各种内部报告、合同等内部档案，还涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录等外部档案。合思发票归档软件能够对这些档案进行全面管理，确保企业的各类财务信息都得到妥善保存和有效利用。 -
自动归档模式 确保信息有序
合思发票归档软件采用自动归档功能，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理。无论是电子发票、合同还是其他财务文档，都能按照既定的规则进行自动分类和归档，确保信息的有序性和可追溯性。员工再也不用为繁琐的归档工作而烦恼，大大提高了工作效率。 -
集成在线平台 支持日常运营
合思发票归档软件提供自助OA在线平台，员工可以方便地提交申请并进行审批流程。同时，软件集成了财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动。企业原有的纸质档案也可以通过软件进行数字化处理，便于保存和使用。通过这种方式，企业实现了财务流程的数字化转型，提高了财务管理的效率和准确性。
落地之路：系统对接与数据处理实施
合思发票归档软件的实施过程严谨有序，主要通过系统对接和数据处理来实现解决方案。
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智能识别转换 开启数字化之旅
在实施过程中，首先利用OCR技术对各类文档信息进行自动识别和整理。无论是纸质发票、合同还是其他财务文件，都能通过OCR技术快速准确地识别其中的文字信息，并将其转换为数字形式。对于实物档案，工作人员将实体文件扫描或拍照，软件将其转换为数字副本，为后续的管理和利用奠定基础。 -
分类处理数据 保障信息有序
根据预设规则，软件对收集到的数据进行分类和处理。不同类型的档案被分配到相应的文件夹中，每个文件夹都有明确的标识和分类规则。这样，企业的财务信息就变得井井有条，便于查询和使用。同时，软件还确保了信息的可追溯性，每一个档案的处理过程都有详细的记录，方便企业进行审计和监管。 -
集成财务功能 支持日常运营
合思发票归档软件集成了财务管理功能，与企业的日常运营和管理活动紧密结合。员工可以在软件中进行费用报销、发票管理、财务审批等操作，实现了财务流程的自动化和数字化。软件还支持与其他财务系统的对接，确保企业的财务数据能够在不同系统之间顺畅流通，提高了财务管理的效率和准确性。 -
纸质档案数字化 提升保存效率
为了更好地保存和利用企业的原有纸质档案，合思发票归档软件对其进行了数字化处理。工作人员将纸质档案扫描或拍照，软件将其转换为数字形式，并进行分类和归档。这样，纸质档案不仅得到了妥善保存，还可以通过软件进行快速查询和使用，大大提高了档案的利用效率。
成效显著：海亮教育的华丽转身
通过合思发票归档软件的实施，海亮教育科技服务集团取得了显著的成果和效益。
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效率提升 档案整理匹配如飞
档案整理匹配效率提升了90%。以前需要花费大量时间和精力进行的档案整理和匹配工作，现在通过合思发票归档软件的智能功能，能够快速准确地完成。员工再也不用为繁琐的档案工作而烦恼，能够将更多的时间和精力投入到核心业务中。 -
空间释放 存储空间大幅缩减
存储空间减少了72%。大量的实物档案被数字化处理后，不再需要占用大量的物理空间。企业可以将节省下来的空间用于其他更有价值的用途，提高了空间的利用效率。 -
成本节约 纸张打印费用大减
每年纸张打印成本节约3万元。电子发票的处理和管理不再需要打印纸质发票，大大减少了纸张的使用量。同时，数字化档案的管理也避免了纸质档案的重复打印和复印，进一步节约了成本。 -
人力优化 财务人力精简高效
财务人力减少3人。合思发票归档软件的自动化功能和智能管理，使得财务工作的效率大幅提高，不再需要大量的人力进行档案管理和财务处理。企业可以将节省下来的人力用于其他更重要的工作，提高了企业的整体运营效率。
客户心声：效率与成本的双赢之选
海亮教育科技服务集团对合思发票归档软件给予了高度评价。通过实施这一解决方案，该企业在提高工作效率的同时也实现了成本的显著降低。合思发票归档软件的智能功能和全面解决方案，帮助企业解决了财务管理和档案处理方面的诸多难题，让企业的财务管理更加高效、规范和数字化。
行动号召：开启财务数智化转型之旅
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，其发票归档软件能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更大的作用。如果您的企业也面临类似的财务难题，不妨选择合思发票归档软件，开启免费试用，开启财务数智化转型之旅，让您的企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。
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