在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与案例经验，精心打造的《电子会计档案实践案例集》，汇聚了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，具有极高的参考价值和借鉴意义。
痛点剖析：企业会计档案管理的困境
在企业的日常运营中，会计档案管理是一项至关重要却又面临诸多挑战的工作。许多企业在纸质文件数字化方面进展缓慢，传统的会计档案管理模式暴露出了众多痛点。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。然而，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益增长的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的问题。档案耗材、打印、存储成本居高不下，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。这不仅增加了企业的运营成本，还影响了工作效率。
云南菜品牌连锁经营也深受纸质档案管理之苦。纸质档案打印成本高，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档。档案存储成本高，耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管1年后再移交综合档案管理。独立档案室管理存放纸质档案，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，工作效率低下。
策略解读：合思档案的全面解决方案
面对企业在会计档案管理方面的诸多痛点，合思档案以其系统性和全面性的解决方案脱颖而出。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案实现了全流程的合规化、自动化、数字化。在档案采集环节，通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。在档案制档环节，智能关联自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。在档案管理环节，精准权限管控，档案目录灵活扩展，采用水印管理，档号符合国标要求。在档案利用环节，提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实现实物混序归档和可视化盘点档案数据。
合思档案提供电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。智能采集可通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）进行数据收集。预归档服务集成服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等操作。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业提供了全方位的支持。
此外，合思档案可对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统。凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整。档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。
功能揭秘：合思档案的核心模块
合思档案的功能蓝图设计精巧，旨在为企业提供便捷、高效的会计档案管理体验。
它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在电子会计档案全生命周期管理的四个环节中，智能采集利用外部生态和内部系统进行数据收集，预归档服务提供集成和规则引擎等支持，基础管理保障档案的存储和检索等操作，档案服务为审计和项目管理等提供辅助。
业务层涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，以及外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统包括财务系统、资金系统等。应用层包括辅助审计、证据方案库等，为企业的财务管理提供了全面的支持。
在电子凭证方面，采集、验签、解析、校验后可自动填报、自动入账，封装入账结构化信息并自动归档。文件传输涉及外部凭证、内部凭证等多个方面，邮件短信涵盖对公、对私、付款单等，系统直联包括回单位签、解折XBRL、财务报告等，还可同步原始凭证信息至档案服务。
电子凭征业务应用环节包括接收、验签、解析、报销、入账，财务档案归档端有电子凭证池，进行结构化信息台账、入库信息记录等操作，还有预档案台和智能档案，确保了电子凭证的全流程管理。
优势凸显：合思档案的竞争力
与市场上其他类似产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有强大的资金实力和技术研发能力。这为合思档案的持续创新和发展提供了坚实的保障。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、全面的服务。无论是在产品研发还是售后支持方面，合思都始终将客户需求放在首位。
合思档案的成长历程丰富而辉煌。2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）。2021年助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
合思档案能够实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业带来显著的降本增效成果。
案例见证：合思档案的有效性
众多不同行业的成功案例充分证明了合思档案的有效性和适用性。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这一显著的成效表明，合思档案能够帮助企业提高工作效率，降低运营成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。通过合思档案，企业实现了资源的有效利用和工作流程的优化。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司采用合思档案解决方案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。合思档案帮助企业提高了档案管理的效率和合规性。
服务保障：合思的全方位支持
合思围绕合思档案提供了完善的服务体系，增强了客户的信任感。
合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供本地化的服务支持。无论客户身处何地，都能及时获得合思的专业服务。
合思秉承以客户为中心的服务理念，从研发到售后都注重满足客户需求，保障客户在使用合思档案过程中遇到的问题能够得到及时解决。合思档案提供辅助审计、项目管理、统计分析等档案服务，帮助企业更好地利用档案数据，提升管理水平。
合思档案支持在线借阅、异构系统联查等功能，方便企业员工和管理人员获取所需档案信息，提高工作效率。
展望未来：选择合思档案开启新征程
合思档案能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用，推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，体现了合思档案在市场上的认可度和受欢迎程度。随着电子凭证数字化转型的加速，合思档案将不断升级和完善，为企业提供更优质、更全面的财务数智化服务。
如果您的企业也渴望在纸质文件数字化的浪潮中脱颖而出，不妨选择合思档案。现在就拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com，还能免费试用合思档案，开启企业财务数智化管理的新篇章。
