在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升核心竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，便在行业中崭露头角。它不仅是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务还聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。其产品广泛应用于国家重点建设项目，更是在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了漫长的系统自研之旅。然而，尽管投入了大量的时间和精力，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的效果存在较大差距。到了2021年，动力源在财务数字化方面面临着诸多痛点，如多系统操作体验差、系统割裂、业务覆盖面广报销模式复杂、组织架构复杂各主体流程繁复等。在这样的背景下，动力源与合思展开了深度合作，合思为其量身定制了费用管理解决方案，助力动力源突破困境，实现财务数字化的飞跃。
业务迷宫：动力源的现状与痛点剖析
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。其内部组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的架构，给费用管理带来了巨大的挑战。
多系统操作体验差成为员工和财务人员的心头之患。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，繁琐的操作流程让人疲惫不堪。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工进行。这不仅效率低下，还难以避免假票、错票、重票等情况的发生。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，让他们无暇顾及更有价值的工作。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的一大难题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。
业务覆盖面广、报销模式复杂进一步加剧了费用管理的难度。动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐不堪。不同类型费用的支付方式也各不相同，给报销流程带来了极大的复杂性。
破局之道：合思费用管理解决方案登场
面对动力源的诸多痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了全面的费用管理解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，实现了数据的互通和共享。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保每一笔消费都合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。整个流程实现了自动化和智能化，大大提高了报销效率。
合思的系统连接能力也十分强大。采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息可以自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。
步步为营：解决方案的实施过程
合思费用管理解决方案的实施并非一蹴而就，而是采取了循序渐进的方式。
首先进行系统集成。合思团队与动力源的技术人员紧密合作，完成了HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步。这一步为后续的业务处理和数据统计奠定了坚实的基础，使得各个系统之间能够实现无缝对接，数据能够顺畅流通。
接着，逐步推行无需报销模式。合思通过培训和宣传，引导员工在因公消费时使用合思商城进行预订和支付。让员工逐渐适应新的消费和报销流程，感受到无需报销模式带来的便利和高效。
在实施过程中，合思不断优化系统连接能力。确保Open API和自定义流程引擎技术能够稳定运行，实现业务数据的跨系统同步和应用。通过持续的优化和改进，保证解决方案能够更好地适应动力源的业务需求。
成效显著：实施解决方案后的硕果累累
经过一段时间的实施，合思费用管理解决方案在动力源取得了显著的成果和效益。
多系统集成使得数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。员工再也不用在多个系统之间来回奔波，报销变得更加便捷和高效。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础工作中解放出来，有更多的时间和精力去从事更有价值的分析和决策工作。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费时可以进行多渠道同屏比对，全场景无需垫资，使用体验得到了极大的提升。
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。
高度认可：动力源的评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
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