在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品更是广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是凭借自身的卓越实力入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，即便拥有如此辉煌的成就，动力源在财务数字化转型的道路上也并非一帆风顺。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之旅。但事与愿违，整体流程依旧复杂，系统壁垒高耸，实际效果与预期存在较大差距。在这样的背景下，动力源急需一个能够有效解决财务痛点的解决方案，而合思的出现，无疑为其带来了新的曙光。
转型痛点：报销困局待解
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多系统操作体验差合规难
在动力源的报销流程中，员工常常需要在各个系统间频繁切换来提交申请单，繁琐的操作让人疲惫不堪。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠人工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，工作效率低下，同时也增加了报销数据安全保障的风险。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整和决策。报销数据在多个系统间流转，缺乏有效的整合和安全保障，容易出现数据丢失或泄露的情况。 -
业务复杂报销模式多样
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了报销管理的难度。复杂的业务和报销模式对报销数据安全保障提出了更高的要求。 -
组织架构复杂流程繁复
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种复杂的组织架构和流程，使得报销数据的管理和安全保障面临更大的挑战。
合思方案：破局报销难题
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系统集成无缝对接
合思为动力源提供了系统集成的解决方案，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的壁垒，为报销数据安全保障提供了有力的支持。 -
无需报销高效合规
合思的无需报销解决方案，让业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地提高了报销效率，同时也增强了报销数据安全保障。 -
强大连接打破壁垒
合思费控具备强大的系统连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，有效保障了报销数据的安全和准确。
实施步骤：稳步推进转型
合思与动力源展开了深入的财务数字化合作，对动力源的现有系统进行了全面的整合和优化。首先，通过系统集成，将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接，实现了数据的实时同步和共享。这一步骤为后续的报销管理提供了坚实的数据基础，确保了报销数据安全保障的有效性。
接着，实施无需报销的解决方案，对业务人员的因公消费进行规范和管理。通过设定合理的申请单和差标管控规则，提高了消费的合规性和效率。同时，利用系统的自动化功能，实现了财务对账、结算单创建、发票绑定和凭证生成等一系列操作的自动化，减少了人工干预，降低了报销数据出错的风险，进一步加强了报销数据安全保障。
转型成果：效益显著提升
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操作体验全面革新
通过多系统集成和数据互通，动力源的报销操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅提高了工作效率，还为企业节省了大量的成本，同时也为报销数据安全保障创造了更好的环境。 -
员工体验大幅改善
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价功能极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工不再为报销问题而烦恼。同时，系统的自动化和规范化管理，保障了员工报销数据的安全和准确。 -
财务工作轻松高效
财务人员从繁琐的发票校验真伪、认证、审计等流程中解放出来，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作。审批有依据，费控更合规，结算更统一，有效保障了报销数据的安全和合规性。 -
管理决策精准及时
管理者能够实现事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。实时准确的财务数据为企业决策提供了有力支持，同时也保障了报销数据安全保障的全面性。
客户评价：高度认可合作
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也证明了合思在报销数据安全保障方面的卓越能力。
在当前企业数字化转型的大趋势下，动力源通过与合思的合作，成功实现了财务数字化转型，提升了企业的运营效率和管理水平。如果您的企业也面临着类似的财务问题，不妨借鉴动力源的成功经验，选择合思的财务数字化解决方案，开启企业的数字化转型之旅。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其在报销数据安全保障等方面的强大优势。
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