在当今纸电混合的时代，企业的财务档案管理正面临着重重困境。对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要大量的存储空间来存放堆积如山的档案，而且这些档案数据犹如深埋地下的宝藏，难以进行有效的分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员更是苦不堪言，他们不得不花费大量的时间和精力手动整理、匹配核对档案数据，日复一日地重复着枯燥繁复的工作，效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐且耗时，严重影响了工作的积极性和效率。
企业在财务档案管理方面还存在着诸多成本问题。一方面，高显性成本让企业不堪重负，纸质凭证输出需要消耗大量的耗材，同时还需要建设专门的档案室，购置大量的档案柜，这些都增加了企业的运营成本。另一方面，高隐形成本也不容忽视，手工装册归档不仅重复性工作量大，而且查询调阅条件粗糙，导致数据无法得到有效利用。此外，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，而纸质档案又可能因自然灾害等不可抗力因素而损坏。
随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需一个专业的财务智能化管理平台来应对这些挑战。尽管企业在推行数字化的过程中，解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，严重影响了企业全面数字化的进程。
合思档案：全方位解决方案领航者
合思档案作为一款专业的财务智能化管理平台，针对上述行业痛点提供了全方位的解决方案。它不仅提供了领先的单套制解决方案（标准方案），还配备了六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO和企业高管来说，合思档案就像是一位得力的助手。它可以帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，合思档案能够助力企业决策实现数智化，真正做到降本增效，实现绿色低碳运营。
对于归档员和财务人员而言，合思档案是他们摆脱繁琐工作的救星。它能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。通过实现档案数据同源，全流程透明流转，财务人员可以轻松完成档案管理工作，还能方便地进行监控和分析，大大提高了档案的利用效率。
对于外部审计工作，合思档案也提供了极大的便利。它实现了档案外审的在线化和可溯源，审计人员可以一键查询借阅档案，权限也可以一键下放或回收。这样一来，财务人员就无需与审计人员重复沟通补充审计资料，节省了大量的时间和精力。
核心功能亮点：打造高效财务档案管理体系
多源采集：数据汇聚的智慧通道
合思档案的多源采集功能，是基于跨系统数据集成要求而设计的。它提供了自动生成式Open API，能够实现快速集成，同时预制了系统连接器，可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案也提供了多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，让数据采集更加灵活高效。
智能制档：精准关联的高效引擎
在智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现了会计档案关联规则的可视化配置。它能够自动将不同系统、不同类别的核心会计凭证进行关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度也实现了可视化。完成业务证据链组装的档案数据，可以通过“元数据”级别的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行查询和分析。
专用格式版式文件：创新存储的节能先锋
合思档案的专用格式版式文件功能，能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式的束缚。它实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，让档案的可扩展性更强。
双模式检测：合规保障的坚固防线
合思档案采用了“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的财务合规提供了有力保障。
使用收益：开启企业财务新征程
降本增效：节约成本的利器
使用合思档案能够为企业带来显著的降本增效效果。它可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，同时提升90%的检索效率。企业可以实现档案不打印，更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统的手工归档方式。
全链路拉通：信息化建设的补足者
合思档案作为电子会计档案管理平台，成为了闭环全量业财系统的“连接器”。它补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的财务管理更加顺畅。
数据活化：挖掘价值的钥匙
合思档案能够让数据“活起来”，真正实现档案数据的有效利用。它从数据到决策，为企业提供了有力的支持，帮助企业更好地把握市场动态，做出明智的决策。
资源重组：提升效益的秘诀
通过合思档案，企业可以实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升，最终实现企业效益的最大化。
典型场景：广泛适用的财务助手
单套制解决方案场景
在单套制解决方案场景中，业务及管理流程包括实物流转和电轨运行。实物流转涉及业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节；电轨运行则实现了线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，会计档案不打印、应收尽收，为企业提供了一种高效、便捷的档案管理方式。
档案扩展解决方案场景
合思档案的档案扩展解决方案场景，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。它实现了不同档案类型的高效管理，提供了可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案场景
证据链完整性解决方案场景通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障了财务合规。
共享调阅解决方案场景
共享调阅解决方案场景满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整的业务链数据，满足了企业档案数据精细化管控的要求。
客户见证：实力铸就辉煌
海亮教育在使用合思档案这一财务智能化管理平台后，取得了显著的成效。其所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加了18.9倍，而作业人员仅增加了9人。同时，凭证自动化率达到了91.6%，朝着财务办公室无纸化的目标迈进。
徐福记多地连锁门店，拥有70 +分公司，年数据量高达2.6亿。合思档案上线后，全集团实现了无纸化办公，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。
中交水规院采用合思档案的单套制解决方案，有效支撑了无纸化政策的落地。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了高度肯定。
某企业年单据量达2.6亿，使用合思档案后实现了业财一体，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理自动化，流程精简，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，大大提高了工作效率。
如果您也想解决企业财务档案管理难题，提升管理效率，实现降本增效，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或访问网站www.hosecloud.com了解更多详情，还可以免费试用我们的财务智能化管理平台，开启企业财务智能化管理的新篇章。
