在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务管理的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。随着电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这一变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了市场需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范本。
金牌橱柜：档案管理困境待解
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”，在行业内占据着举足轻重的地位。
从规模上看，金牌橱柜全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，拥有92家归档主体，企业人数达6000多人。如此庞大的规模，使得公司在档案管理方面面临着巨大的挑战。
具体来看，金牌橱柜每年的记账凭证量高达2198061张，业务单据量为494949张，银行回单量达177744张，发票量也有123247张。大量的单据和凭证，不仅让装订工作耗时巨大，预估每年装订配耗时达66天；而且档案查找也极为不便，每年查找档案的耗时预估为30天。此外，打印成本和存储空间成本也是一笔不小的开支，打印成本预估每年180000元，存储空间成本每年90000元，仅打印这一项就需花费100000元。在公司报销流程中，这些繁琐的档案管理问题严重影响了效率，增加了成本。
合思档案：量身定制解决方案
面对金牌橱柜在档案管理方面的痛点，合思档案为其量身定制了一套全面的解决方案。
1. 统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了数据之间的壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准和统一管理。在公司报销过程中，各种相关的凭证和单据不再分散在不同的系统或文件夹中，而是集中存储在合思档案平台上，方便了后续的管理和查询。
2. 业务证据链完整：实现业财一体
通过搭建会计资料之间的关系，合思档案实现了以业务为核心的证据链条，让业财一体双向穿透。在公司报销时，每一笔费用都能找到与之相关的业务证据，确保了财务数据与业务数据的一致性和准确性。例如，当员工提交报销申请时，系统能够自动关联到相关的合同、订单等业务信息，为报销审批提供了全面的依据。
3. 数据共享：一站式查阅体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据的共享和一站式查阅。在公司报销流程中，无论是财务人员还是审批人员，都可以通过该平台快速、便捷地查阅到所需的档案信息，大大提高了工作效率。例如，审批人员可以在一个界面上同时查看报销申请的相关凭证、业务合同和审批历史，无需在多个系统中来回切换。
4. 银行回单无纸化：降本增效利器
针对海量的银行回单管理难题，合思档案实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现无纸化管理。在公司报销环节，银行回单不再需要人工打印和整理，系统自动完成相关操作，不仅节省了大量的时间和人力成本，还减少了纸张的使用，符合环保理念。
成效显著：降本增效立竿见影
在使用合思档案之后，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成效，尤其在公司报销流程中带来了极大的改善。
1. 时间成本大幅降低
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。在公司报销过程中，财务人员不再需要花费大量的时间去匹配和查找相关的凭证和单据，大大提高了报销处理的速度。员工提交的报销申请能够更快地得到处理，提高了员工的满意度。
2. 总体成本显著节省
预估每年节省总体成本30万以上。这主要得益于打印成本、存储空间成本和人力成本的降低。在公司报销方面，节省的成本直接反映在财务报表上，提高了公司的经济效益。
3. 档案合规性全面保障
档案合规性达到了100%。在公司报销流程中，所有的凭证和单据都按照合规要求进行管理和存储，避免了因档案管理不善而带来的合规风险。财务数据的准确性和完整性得到了保障，为公司的财务管理提供了坚实的基础。
合思档案：电子会计档案管理新优势
合思档案在帮助企业实现电子会计档案管理方面具有诸多优势和价值。它实现了自动化归档，让企业告别了重复性的工作，大大提高了工作效率。在公司报销流程中，自动化归档确保了每一笔报销凭证都能及时、准确地归档，避免了凭证丢失或遗漏的问题。
档案利用便捷高效，通过数据同源和透明流转，便于企业进行监控和分析。在公司报销环节，企业可以实时监控报销流程的进度和费用情况，对异常报销进行及时预警和处理。同时，通过对报销数据的分析，企业可以优化报销政策，降低成本。
未来展望：引领电子会计档案管理新趋势
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。未来，电子会计档案管理将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。在公司报销领域，电子会计档案管理将使得报销流程更加便捷、高效、合规，为企业的财务管理带来更多的便利和价值。
截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择了合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。如果您的企业也想在公司报销和电子会计档案管理方面实现升级，不妨选择合思档案，开启财务数智化新征程。您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com 。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受它的强大功能和卓越价值。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
