在当今数字化浪潮中，企业的电子文档管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这一变革让企业的财务档案管理直接面对新的难题，信息化建设的短板亟待弥补。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业不同角色在电子文档管理方面都有着各自的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰，手动逐一匹配核对确认的工作既枯燥又耗费时间。业务人员在出差、招待后的报销过程中，纸质票据留存再上交的流程繁琐，浪费了大量时间。
传统的纸质档案管理存在着诸多弊端。一方面，显性成本居高不下，如纸质凭证输出的耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；另一方面，隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法有效利用。此外，还存在着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素也可能导致纸质档案损坏。
不过，国家政策为电子文档管理带来了利好。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。然而，企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存的问题，保证档案的原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业的全面数字化。
合思档案：多元角色解决方案概览
合思档案深知企业不同角色在电子文档管理中的痛点，为不同角色提供了针对性的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值。它助力企业决策数智化，提升财务服务效率，为企业的数字化转型打响决胜之战。同时，借助数字化手段，合思档案能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现企业的绿色低碳运营。
对于归档员/财务来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员也无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。其领先的单套制电子会计档案管理平台具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，还拥有大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案、实物备查解决方案等，能够满足企业不同场景的电子文档管理需求。
合思档案：核心功能优势凸显
合思档案在电子文档管理方面具有一系列独特的核心功能和优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。
智能制档功能也十分强大。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。并且，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
档案管理功能方面，权限管理精准管控。合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
档案应用功能同样出色。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，档案借阅服务中借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化、一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理可实现电子与实物档案高度关联，通过静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理等功能实现高效管理。
合思档案：实际应用成效显著
合思档案在不同企业的电子文档管理中都取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程等解决方案。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业的显性成本。具体的数据指标显示，凭证总量、单据总量、数据加载和关联匹配时间、凭证与单据及单据与单据关联次数等都得到了优化。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。具体的数据显示，会计档案类型电子占比提高，整理匹配效率提升，存储空间成本减少，纸张打印成本减少。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管环节复杂、存储环节依赖纸质档案、管理方式落后等，以及档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。成本效益对比数据显示，每年数据量、装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本等在使用前后都有明显变化，预估节省了总成本。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力且浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，操作重复、耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案能为企业解决内外交困的电子文档管理问题，如节约纸张成本70%、节约整理成本75%、检索效率提升90%、管理合规性达100%，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有能力为企业提供优质的服务。已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，众多客户如广东某高校、中交集团、海亮教育、徐福记等都对合思档案给予了高度评价。
如果您的企业也正在为电子文档管理问题而烦恼，不妨选择合思档案。现在点击网站www.hosecloud.com ，或拨打400 – 105 – 6505，还可以通过微信公众号和微信小程序与我们联系，即可免费试用合思档案，开启高效电子文档管理之旅。
