合思档案：开启企业无纸化办公档案管理新时代

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。企业高管、财务人员和业务人员在档案管理方面面临着诸多难题。

企业高管面对的是纸质档案管理成本高昂，不仅花费巨大，储存还占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则要处理海量的档案数据，整理工作耗时费力，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复。业务人员出差、招待后的报销，纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费大量时间。

企业在档案管理上还存在高成本和高合规风险。显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室和档案柜等存储空间；隐形成本上，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用。同时，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力损坏，存在高合规风险。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化办公时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体。

破局之钥：合思档案解决方案

面对企业档案管理的重重痛点，合思档案应运而生，为企业提供了有效的解决方案。它提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案让企业实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过电轨运行，实现线上一套电子数据管理，使财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率，真正做到会计档案不打印、应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规，推动企业走向无纸化办公。

六大场景解决方案包括档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、共享调阅解决方案、数电票解决方案、实物备查解决方案和大数据解决方案。每个方案都有独特的功能和优势，能满足企业多样化的档案管理需求，助力企业在无纸化办公的道路上更进一步。

功能概览：全生命周期管理

合思档案功能强大，涵盖内部产生、外部系统、业务层等多个方面，实现电子会计档案全生命周期管理。

内部产生的会计资料丰富多样，包括记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等。外部系统则涵盖核算系统、费控系统、资金系统、OA系统、CRM、SRM等。业务层涉及银行回单、银行流水、进项发票、销项发票、财政票据、完税证明等。

电子会计档案全生命周期管理包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。智能采集支持多源采集，通过规则引擎、业务映射等实现外部生态和内部的会计资料采集。它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；同时也支持手动采集，自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

预归档服务提供自动归档、业务检测等功能。基础管理包括档号管理、档案储存等。档案服务涵盖身份调查、实物管理方案等。智能制档功能通过规则引擎自动组装会计档案，实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，同时提供字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，为企业无纸化办公提供有力支持。

核心亮点：精细检测与灵活管理

合思档案具有多维度检测方案、灵活的档案目录扩展、规范的档号管理等核心亮点。

采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，确保企业无纸化办公过程中档案数据的质量。

支持档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

合思档案的专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，档案更“灵活”，推动企业无纸化办公的高效进行。

价值赋能：为不同角色助力

合思档案为不同角色带来了显著的价值。

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，推动企业无纸化办公转型，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。

对于归档员/财务，合思档案提高了工作效率，告别了重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率，更好地适应无纸化办公的工作模式。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，为企业无纸化办公环境下的审计工作提供了便利。

合思档案让企业实现显著的降本增效，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印；成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路；让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值；实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，全方位推动企业无纸化办公的发展。

典型场景：多维应用显优势

合思档案拥有多个典型使用场景。

多维检索场景支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求，让企业在无纸化办公中能够快速准确地找到所需档案。

一站式预览场景智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，提升了档案查阅的效率和体验。

外部系统调阅场景支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件，方便不同系统之间的档案共享和使用。

档案借阅服务场景中，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还，实现了档案借阅的数字化管理，符合企业无纸化办公的需求。

成功案例：实践验证实力

合思档案在多个不同类型的企业中都有成功应用。

年单据量2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本等，推动企业走向无纸化办公。

集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保积极响应政策等成效，如共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化等。

多系统企业面临低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效，如打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌，一站式查阅便捷高效，原文件独立数字化管理，会计资料全生命周期可控，有效减低财务管控风险等，助力企业实现无纸化办公。

教育集团存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力浪费纸张，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、档案借还状态更新不及时等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，取得了以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主简便高效等成效，推动教育集团的无纸化办公进程。

市场定位：差异化优势显著

合思创立于2014年，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人，为企业提供全方位财务数字化服务，助力企业实现业财融合。

合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有强大的规则匹配能力，可实现100%自动归档，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。它是符合国家政策要求的档案系统，能进行电子会计档案合规性管理，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，为企业无纸化办公提供了可靠的保障。

价值重申与未来展望

合思档案为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性等，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。它助力企业实现财务无纸化办公、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代，不断提升产品的性能和功能，以更好地适应市场需求和企业发展。它将继续发挥其在电子会计档案管理领域的优势，为企业提供更加全面、专业、高效的服务，助力企业在数字化时代取得更大的成功。

企业若想解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案，开启档案管理的数字化新时代。如需了解更多信息，可通过以下方式联系合思：地点包括北京、上海、杭州等多地；电话400 – 105 – 6505；网站www.hosecloud.com；还可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码获取相关信息。现在就可以免费试用合思档案，体验它为企业无纸化办公带来的便利与价值！