发票归档数字化：企业财务转型的制胜法宝

在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战，尤其是在财务管理方面。如何提高财务管理效率、降低成本、确保合规，成为了企业关注的焦点。今天，我们将通过几个典型案例，为您揭示发票归档数字化的强大魅力，以及它如何帮助企业解决实际问题。

客户画像：行业典范的财务困境

有这样几个在各自领域颇具影响力的企业，它们分别代表着不同的行业，但都在财务管理上遭遇了瓶颈。

某畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国。其多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，操作繁杂且效率低下。差旅平台对账方案缺乏灵活性，人工记账难以发挥财务的真正价值。同时，事前事中管控不连贯，导致差旅成本居高不下。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量庞大，手工整理和查找极易出错，造成了高额的人力物力浪费。

某知名头部数字阅读品牌，每个财务月均需处理500 + 张单据，全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴。数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大，致使费用管控无法有效实施，预算超标情况时有发生。全量凭证的打印粘贴不仅人效极低，还造成了大量纸张的浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况频繁出现，业务借阅历史资料十分困难。

某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通。结构化数据提取困难，电子发票的打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物存档占用了大量物理空间，需要专人管理，成本高昂，并且档案损坏时有发生，企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时，还容易出错。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率极低。

某主营业务建设覆盖面极广的企业，日均处理3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账。员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。内部多个系统并行，数据不互通，管理者无法及时获取有效的决策依据，难以实现精细化经营。过度依赖自研系统，虽然将流程从线下搬到了线上，但管理过程依然复杂，系统存在无法融合发票验真能力等问题。

痛点剖析：传统财务模式的顽疾

这些企业的困境并非个例，而是传统财务模式下普遍存在的问题。

对于国民经典零食品牌来说，多系统并行导致管理流程碎片化，差旅管理缺乏有效的管控机制，会计档案管理的低效更是雪上加霜。这种状况不仅增加了企业的运营成本，还限制了财务部门的价值创造。

数字阅读品牌的数据分散问题严重影响了费用管控和预算管理的效果。全量凭证的打印粘贴不仅耗费人力物力，还存在档案管理不规范的风险。这使得企业在财务管理上难以实现高效运作，也无法满足上市等合规要求。

教育服务品牌的多系统独立和数据不互通问题，导致了电子发票处理和实物档案管理的双重困境。不仅增加了企业的管理成本，还使企业面临合规风险。档案资产利用率低也使得企业无法充分发挥档案的价值。

业务建设覆盖面广的企业，手工录入订单和繁琐的报销流程严重降低了财务工作效率，增加了员工的负担。数据不互通使得管理者无法及时掌握企业的运营情况，难以做出科学的决策。自研系统的局限性也制约了企业的数字化转型进程。

方案解密：合思的数字化破局之道

面对这些问题，合思为不同企业量身定制了针对性的解决方案。

零食品牌的一站式革新

为国民经典零食品牌提供了合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工在进行差旅申请和业务审批后，可在合思商城或TMC进行订购。合思商城和TMC会提供对账单，财务在对账结算中心进行线上或线下统一开票、结算和记账等操作。在档案管理方面，合思环节达到L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，实现了发票归档数字化。

阅读品牌的业财融合之旅

为数字阅读品牌提供合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。该方案保证了财务的准确性，符合上市要求，同时提升了财务的及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计达到T + 5。通过发票归档数字化，解决了数据分散和档案管理难题。

教育品牌的档案管理革命

为教育服务品牌提供合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，通过多种接口传输，实现自动归档，涵盖智能组单、四性检测等多个环节，管理范围包括内部和外部多种会计类档案，实现了发票归档数字化。

建设企业的高效报销新体验

为业务建设覆盖面广的企业提供合思无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化，通过发票归档数字化，提升了业财协同效率。

实施路径：步步为营的落地策略

零食品牌的流程重塑

国民经典零食品牌的员工首先进行差旅申请和业务审批，之后在合思商城或TMC进行订购。合思商城和TMC提供对账单后，财务在对账结算中心进行线上或线下统一开票、结算和记账等操作。在档案管理的各个环节，逐步实现相应的无需报销级别，推进发票归档数字化。

阅读品牌的平台搭建

数字阅读品牌借助合思解决方案搭建业财平台。在这个过程中，不断保障财务的准确性和及时性，持续优化财务流程，实现发票归档数字化，从而提升财务管理水平。

教育品牌的数据整合

教育服务品牌通过广泛连接异构系统收集档案数据。经过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，将数据进行自动归档，包括智能组单、四性检测等操作，对各类会计档案进行全面管理，实现发票归档数字化。

建设企业的流程简化

业务建设覆盖面广的企业通过合思方案实现申请报销一体化。员工消费无需垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，简化了报销流程，实现了发票归档数字化，提高了业财协同效率。

成效展示：数字变革的显著成果

零食品牌的降本增效

国民经典零食品牌在实施合思方案后，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升，发票归档数字化发挥了关键作用。

阅读品牌的全面升级

数字阅读品牌在增效方面，能够实时掌握付款进度，提升了档案整理效率，形成了财务数字档案室，提升了借阅和查找效率。在降本方面，减少了差旅超标和预算超额情况，减少了人力成本、纸张浪费和空间成本。在合规方面，发票OCR识别验真，保障了企业费用合规，审批流转路径清晰可视，保证了财务档案原生性存储，贴合最新档案法和财务档案管理办法要求。在先进性方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，发票归档数字化功不可没。

教育品牌的转型典范

教育服务品牌加速了企业数字化转型，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上。财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，大幅节约了物理存储空间和维护成本，发票归档数字化是转型的重要支撑。

建设企业的高效运营

业务建设覆盖面广的企业通过“无需报销”提高了业财协同效率。员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%。真正实现了企业降本增效，员工因公消费同屏比价，降低了差旅费用，提高了流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，节约了时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者可通过报表分析发现问题，优化资源配置，发票归档数字化提升了整体运营效率。

客户心声：真实认可的有力见证

教育服务品牌企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，这充分体现了对合思方案的认可和对未来的信心。业务建设覆盖面广的企业签约合思后觉得一拍即合，认为合思专业度高，这表明了对合思服务和解决方案的肯定。

行动号召：开启数字化财务新征程

如果您的企业也面临着类似的财务管理问题，那么合思将是您的理想选择。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集、审核对账等众多功能。它秉承绿色环保理念，严格遵守国家和地区的法律法规要求，拥有强大的集成能力、良好的口碑和市场反响，与多家知名企业和机构建立了合作关系。

合思有专业的客户成功团队为您提供全方位的服务保障，还有丰富的培训资源供您学习和参考。无论何时何地遇到问题，您都能通过全天候的客户服务热线得到及时有效的帮助解答。

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