在科技发展的浪潮中，企业数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，一家成立于1995年的企业，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。它还是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目，并在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，随着时间的推移，问题逐渐显现，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的转型效果差距较大。在这样的背景下，动力源急需一个有效的解决方案来突破困境，而合思的出现，为其带来了新的希望。
痛点剖析：财务数字化转型的荆棘之路
- 操作体验与合规困境
动力源在财务数字化转型过程中，多系统操作体验差成为了员工的一大困扰。申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，极大地降低了工作效率。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将精力投入到更有价值的工作中。 - 系统割裂与数据滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。这种系统割裂、数据分散、信息滞后的情况，严重影响了企业的决策效率和管理水平。 - 业务复杂与报销难题
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销的复杂性。这使得财务部门在处理报销业务时面临巨大的挑战。 - 组织架构与流程难题
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部和分公司出差申请提交方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种复杂的组织架构和繁复的流程，给企业的管理带来了很大的困难。
合思方案：专业打造的数字化良方
- 系统集成：打破数据孤岛
合思在系统集成方面展现出了强大的专业能力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这样的数据信息整合，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰。 - 无需报销：提升员工幸福感
合思推出的无需报销模式，为动力源的业务人员带来了极大的便利。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感得到了显著提升。消费受申请单&差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的操作，让报销流程变得更加简单、高效。 - 强大连接：加速业务流转
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这种强大的连接能力，为动力源的数据信息整合提供了有力的支持。
实施步骤：方案落地的精细规划
- 数据对接：确保信息准确传递
首先，合思进行了系统数据的对接和同步。将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据联通，通过数据信息整合，确保基础数据和业务数据的准确传递。这是整个解决方案实施的基础，为后续的流程优化和效率提升奠定了坚实的基础。 - 员工培训：熟悉新流程操作
对员工进行培训是方案实施的重要环节。合思组织员工进行培训，使其熟悉无需报销的流程和系统操作，包括因公消费的预订、审批、结算等环节。通过培训，员工能够更好地适应新的报销模式，提高工作效率。 - 优化配置：适应企业实际需求
在实施过程中，合思不断优化系统配置。根据动力源的实际业务需求和反馈，调整差标管控规则、审批流程等，确保解决方案的有效性和适应性。通过持续的数据信息整合和优化，让系统更好地服务于企业的发展。
显著成果：转型带来的效益飞跃
- 效率提升：时间与成本双降
合思解决方案为动力源带来了显著的效率提升。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这不仅提高了员工的工作效率，也为企业节省了大量的成本。 - 员工体验：流程简化幸福感升
在员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了更多的便利和福利。 - 财务优化：合规统一压力降低
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，让财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作。 - 管理升级：全程管控决策高效
在管理方面，合思解决方案实现了事中控制 – 事后分析的全程管控，通过数据信息整合，让管理者能够实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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