合思档案解决方案：解锁企业财务档案管理新境界

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以前所未有的速度在全国范围内扩张。截至目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，并且相关政策明确提出，2025年要完成数电票全覆盖。这一趋势让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。

在纸电混合时代，企业面临着诸多财务档案管理难题。企业高管承受着纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的压力；财务人员则被档案数据量大、整理繁琐的问题困扰；业务人员更是深陷报销流程繁琐的泥沼。

企业不仅要承担高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本居高不下，还需要大量的档案室、档案柜等存储空间；同时，高隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用。此外，高合规风险也如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

因数电票管理要求的特殊性，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。而合思档案解决方案，正是企业摆脱困境的理想之选。

合思档案：满足多元角色需求的智慧之选

合思档案并非仅仅是一款电子档案管理产品，它是管理与服务的完美融合。

对于CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化。有了它，企业高管能够从海量的财务档案数据中获取有价值的信息，为企业的战略决策提供有力支持。

对于归档员/财务人员来说，合思档案能提高工作效率，实现档案数据同源，让他们轻松完成档案管理工作。再也不用为繁琐的档案整理和归档工作而烦恼，节省了大量的时间和精力。

对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。极大地提高了审计工作的效率和准确性，让审计工作更加便捷高效。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，涵盖电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。六大场景解决方案包括大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统（关联税务系统、OA系统等多个系统）、业务系统（共享调阅解决方案、证据链完整性解决方案）、数电票解决方案、实物备查解决方案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。

功能概览：全方位覆盖数据管理与生命周期

合思档案的功能十分强大，全面覆盖了内部产生、外部系统、业务层的各类数据以及全生命周期管理的各个环节。

内部产生的数据丰富多样，包括记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等。这些数据是企业财务运营的重要记录，合思档案能够对其进行有效的管理和整合。

外部系统涉及核算系统（费控系统运用OCR识别、RPA技术等，资金系统关联OA系统、CRM、SRM等）。通过与这些外部系统的连接，合思档案能够实现数据的实时共享和交互，提高企业的财务管理效率。

业务层涵盖银行回单、银行流水、进项发票、销项发票、财政票据、完税证明等。这些业务数据是企业财务活动的重要依据，合思档案能够对其进行精准的采集和管理。

电子会计档案全生命周期管理包括智能采集（外部生态通过规则引擎等，内部通过EAI插件等）、预归档服务（自动归档、业务检测等）、基础管理（档号管理、档案储存等）、档案服务（身份调查、实物管理方案等）以及统计分析和应用层（辅助审计、证据方案库等）。从数据的采集到最终的应用，合思档案实现了全流程的自动化管理，确保企业财务档案的安全、准确和高效。

核心亮点：多维度优势铸就卓越品质

合思档案在多个方面展现出了独特的优势。

在多源采集方面，接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案；手动采集可自主补录，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种多样化的采集方式，能够满足企业不同的数据采集需求，确保数据的完整性和准确性。

智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能；字段映射使查阅便捷，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。智能制档功能大大提高了档案管理的效率和准确性，让企业的财务档案管理更加轻松。

专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案可扩展性更强。这种创新的文件存储方式，不仅节省了企业的存储成本，还提高了档案的可扩展性和可用性。

档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义；档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等；系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则。精准的权限管理和灵活的目录扩展功能，确保了企业财务档案的安全性和可管理性。

价值体现：降本增效与数字化转型的强大助力

合思档案为企业带来了显著的价值。

显著的降本增效是其一大亮点。它能更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。在当前经济环境下，企业的成本控制至关重要，合思档案的应用能够帮助企业降低运营成本，提高经济效益。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。通过合思档案，企业能够实现财务数据的实时共享和交互，提高财务管理的效率和准确性。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。合思档案能够对企业的财务档案数据进行深度分析和挖掘，为企业的决策提供有力支持。

资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。通过合思档案，企业能够优化资源配置，提高运营效率，实现企业效益的最大化。

典型使用场景：精准解决企业痛点

在不同的档案管理环节，企业会遇到各种各样的问题，合思档案都能提供针对性的解决方案。

在档案采集环节，企业面临业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力等问题。合思档案可通过规则引擎、业务映射等进行智能采集，满足不同场景的采数需求。

在档案整理环节，存在财务账表归档装订复杂，手动打印、整理、装订等操作耗时长易出错的问题。合思档案通过规则引擎自动组装，实现电子凭证数据自动匹配组装，减少人工工作量。

在档案存储环节，实物存档占用空间，受环境因素影响易损坏。合思档案采用电子原文件独立管理，实现电子票据的合规存档，同时提供虚拟库房可视化监控档案室。

在档案利用环节，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐。合思档案支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还能实现一站式预览，穿透联查。

成功案例：见证合思档案的卓越成效

众多企业已经通过合思档案解决了财务档案管理难题，取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，取得了业务+财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如数据加载30s，关联匹配15min，降低了企业成本。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。

一家企业存在低效的档案管理现状，如档案管理流程繁琐、数据未有效整理利用、检索效率低、纸质档案管理存在问题等。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，提高了档案匹配和查询效率。

中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多、数据隔离，实物存档占用空间、易损坏，档案整理复杂，利用不便等问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。

市场定位与差异化优势：引领行业发展潮流

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，获得福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。强大的市场地位和专业的认证，证明了合思档案的可靠性和专业性。

合思档案提供领先的单套制电子会计档案管理平台，符合国家政策要求，能实现便捷调阅不打印、混序归集免组装，解决企业内外交困的档案管理问题。其自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案的解决方案涵盖领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求，具有广泛连接、自动归档、合规稳定、灵活迭代等优势。

在当前数字化转型的浪潮中，合思档案凭借其卓越的功能、强大的优势和成功的实践案例，成为企业财务档案管理的首选。它能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有专业的团队和领先的技术，将不断创新和完善产品功能，为企业提供更高效、更智能、更合规的财务档案管理体验。

如果您想体验合思档案带来的高效财务档案管理，欢迎拨打400 – 105 – 6505电话咨询，访问www.hosecloud.com网站了解更多信息，关注微信公众号和小程序。现在就可以免费试用合思档案，开启高效的财务档案管理之旅。