在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务数智化发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有助于优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，一款强大的会计档案归档软件，能助力企业解决电子会计档案管理问题。基于合思档案在行业应用中的深度实践与案例经验，精心打造的《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的“无纸化”实践范例。
市场形势：电子凭证数字化转型势不可挡
我国电子凭证改革不断加速，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。当下，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正达成数字化目标。电子凭证全流程无纸化不仅能优化管理流程，还能突破传统报销模式的困境，降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同发展。同时，国家政策也在积极推动电子发票报销、入账、归档等工作的开展，企业必须顺应这一趋势，加快数字化转型的步伐。会计档案归档软件在这一转型过程中，将发挥至关重要的作用。
传统痛点：会计档案管理难题待解
在传统会计档案管理模式下，企业面临着诸多痛点。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况时有发生。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来十分困难，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本巨大。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着档案管理的难题。该企业档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，且缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段。云南菜品牌连锁经营多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费了大量的档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，不仅工作繁琐，而且效率低下。这些传统会计档案管理的痛点，都迫切需要一款优秀的会计档案归档软件来解决。
整体策略：合思档案的全方位解决方案
合思档案作为一款先进的会计档案归档软件，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。
它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。以政策为导向，聚焦财务档案，合思档案能够帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作并通过验收。同时，它提供开放式接口互联，实现自主采集档案数据，具备智能关联、自动组装档案，精准权限管控，多维检索、一站式预览等功能，为企业提供了高效、便捷的电子会计档案管理体验。
核心模块：功能蓝图与全生命周期管理
在功能蓝图方面，合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，能够进行电子会计档案全生命周期管理。其涵盖智能采集（借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等）、预归档服务（集成服务、规则引擎、元数据服务等）、基础管理（档案存储、检索、借阅、销毁等）、档案服务（辅助审计、项目管理、统计分析等）。
业务层包括内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等，应用层的辅助审计、证据方案库等。全生命周期管理包括档案采集（开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析）、档案制档（智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件）、档案管理（精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求）、档案利用（多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据）。合思档案的成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场帮助企业开展试点工作，2022年推出全新“单套制”解决方案，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。这款会计档案归档软件不断发展完善，为企业提供更优质的服务。
竞争优势：合思档案脱颖而出
与其他同类产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币，拥有强大的资金和技术实力，能够持续支持产品研发和服务升级。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、全面的服务。合思档案具有低开发成本的优势，能够对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统。自动制档功能释放了财务人员的精力，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。在众多会计档案归档软件中，合思档案凭借其独特的优势，成为企业的首选。
成功案例：合思档案成效显著
不同行业的企业在使用合思档案这款会计档案归档软件后，都取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。这些成功案例充分证明了合思档案的实用性和有效性。
服务体系：保障客户使用体验
合思为客户提供了完善的服务体系，以保障客户的使用体验。在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时、直接的服务支持。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大了服务范围，确保更多客户能够享受到合思的服务。
合思提供电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等一系列服务，涵盖了电子会计档案管理的各个环节。对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，为客户提供合规的档案管理服务。有了这样完善的服务体系，企业使用会计档案归档软件将更加放心。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路，它能够帮助企业优化管理流程，降低成本，实现数字化和绿色化协同转型。合思档案作为一款优秀的会计档案归档软件，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供了高效、合规、便捷的电子会计档案管理解决方案。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
