在数字化浪潮席卷而来的当下，企业的运营与管理模式正经历着深刻变革。特别是在财务领域，随着数电票的逐步扩张，企业财务档案管理迎来了前所未有的挑战。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业必须直面新的管理难题，加快信息化建设的步伐。
数电票的出现，对企业财务档案管理提出了更高的要求。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，同时XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列操作，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合的时代，企业面临着诸多困境。企业高管为纸质档案管理的高成本、大占地以及数据难以分析利用而头疼；财务人员需要手动整理大量的档案数据，工作枯燥且繁复；业务人员报销纸质票据的流程也极为繁琐。传统的纸质档案管理方式，不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，还存在高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量大、查询调阅数据无法有效利用。此外，高合规风险也是一大问题，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案又容易损坏。
尽管从部门规章到国家法律都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存的问题，这严重影响了企业的全面数字化进程。由此可见，档案管理重要性不言而喻，企业急需寻找一种高效、合规的档案管理解决方案。
合思档案的出现，犹如一场及时雨，为企业解决财务档案管理难题带来了希望。
一站式解决方案 满足多元需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，充分满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，既有实物流转，又有电轨运行，线上通过一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，就能做到应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，企业可以根据自身的管理需求自定义归档目录。
数电票解决方案为企业提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理。档案管理重要性在合思档案的这些解决方案中得到了充分体现，它能够帮助企业应对数电票带来的挑战，实现高效的档案管理。
核心功能赋能 彰显卓越优势
合思档案拥有一系列强大的核心功能，在智能采集、制档、管理和应用等方面表现出色，为企业带来了显著的降本增效和合规管理优势。
智能采集功能支持多源采集。接口互联可以通过自动生成式Open API快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料。手动采集也支持多种便捷的手动数据补录方式，比如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，还可以自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这一功能让企业能够轻松获取各种档案数据，提高了数据采集的效率，再次凸显了档案管理重要性。
智能制档通过规则引擎自动组装会计档案，不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还可以进行字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为归档数据的真实、完整、安全、可用提供了保障。业务检测基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测；四性检测则满足国家档案局的相关要求。
在档案管理方面，权限管理能够精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护。系统还规范预置档号，满足国标档号规则格式。这些功能使得企业的档案管理更加规范、高效，充分体现了档案管理重要性。
实际案例验证 凸显应用价值
众多不同类型的企业已经选择了合思档案，并取得了显著的应用效果和价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。数据加载快、关联匹配时间短、关联次数多等优势，让企业的档案管理效率大幅提升，档案管理重要性在这个案例中得到了切实的体现。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，遇到了档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。不仅实现了标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，还提升了整理匹配效率，降低了存储空间和纸张打印成本。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不规范等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，大幅节省了成本，提高了档案匹配和查询效率。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理和利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。这些案例充分证明了合思档案在不同场景下的实际应用价值，进一步强调了档案管理重要性。
在当前的经济环境下，企业要实现可持续发展，高效的档案管理至关重要。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”原则，聆听用户需求进行产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，众多客户对其使用效果给予了高度评价。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨选择合思档案。它将帮助您解决问题，实现数字化转型和降本增效。您可以通过拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com，或者通过微信公众号和小程序获取更多信息。现在点击免费试用，亲身体验合思档案的卓越功能和价值，开启企业财务档案管理的新篇章！档案管理重要性不容忽视，选择合思档案，让您的企业在数字化时代脱颖而出。
