合思档案：开启电子化会计档案管理新时代

在当今数字化浪潮中，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理迎来新的变革，信息化建设的短板亟待补齐。在纸电混合的时代背景下，企业的不同角色都面临着各自的难题。

企业高管常常为纸质档案管理的高成本和低效率而困扰。纸质档案不仅在打印、存储等方面花费巨大，占据大量空间，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，这无疑阻碍了企业的决策和发展。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，繁琐的整理工作需要手动逐一匹配、核对确认，不仅耗费大量时间，还容易出错。业务人员在出差、招待后的报销流程中，需要留存并上交纸质票据，流程繁琐且耗时，影响工作效率。

此外，纸质档案管理还存在高显性成本和高隐形成本的问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求不断增加，造成了企业资源的极大浪费。同时，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件不够精细，数据无法得到有效利用，导致企业内部协作滞后。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了专业的电子化会计档案管理平台，帮助企业适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

合思档案解决方案：多场景管理专家

合思档案提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它无需打印纸质档案，便捷调阅，混序归集，避免了繁琐的组装过程。线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，方便财务人员进行深入分析。纸质原文件混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案不打印，保证了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，保障财务合规。

合思档案功能：全方位助力档案管理

• 多源采集：灵活多样的资料收集
  合思档案支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，提供多种便捷的手动数据补录方式。

• 智能制档：高效整合零散数据
  通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还能进行字段映射，查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精准管控与灵活扩展
  具备权限管理，精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。

• 档案应用：多维检索与穿透联查
  实现多维检索，满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。还能一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

合思档案核心亮点：技术与合规的双重保障

• 大数据解决方案：高效处理海量数据
  大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

• 专用格式版式文件：降低存储成本
  专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。

• “四性检测 + 业务检测”：保障数据安全合规
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点 100% 成功验收，在技术和合规性上有强大保障。

合思档案价值：为不同角色赋能

• 为 CEO/高管：沉淀数据资产，助力决策数智化
  对于 CEO/高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值。助力企业决策数智化，提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战。降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，绿色低碳运营。

• 为归档员/财务：提高工作效率，轻松管理档案
  对于归档员/财务，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 为外部审计：实现审计在线化，提高审计效率
  对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案能为企业显著降本增效，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，助力企业实现全面数字化。

合思档案典型使用场景：全流程覆盖

• 档案采集：多种方式全面采集
  在档案采集环节，支持多种方式，包括外部生态通过规则引擎、业务映射等进行采集，内部通过 EAI 插件、API 接口等进行采集，还支持人工补录。可对各类电子会计资料进行采集，如内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件等。

• 档案制档：自动组装，便捷查询
  在档案制档环节，通过规则引擎自动组装会计档案，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可进行字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精准管控与灵活扩展
  在档案管理环节，具备权限管理，可精准管控用户对档案的操作、数据隔离、功能使用和审批等权限。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业根据自身制度自主排列、扩展。

• 档案利用：多维检索与跨系统调阅
  在档案利用环节，可实现多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，批量检索等。还能一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持外部系统调阅，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。

合思档案成功案例：见证实际应用效果

• 某企业：实现业财一体与降本增效
  某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。

• 集团型企业：实现标准化与低碳环保
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

• 某企业：实现统一储存与数据共享
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、标准统一；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

• 教育集团：简化流程，提高效率
  中国最大的 K12 民办教育集团之一面临业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、档案利用不便等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案实现全业务版式文件自动生成及归档和智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效包括形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：行业领先，独特价值

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。

合思档案提供广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备 100% 自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有强大的实力和服务保障。

合思档案拥有众多知名客户，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，得到了市场的广泛认可。

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断创新和完善，持续为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案。

选择合思档案，企业能够实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，抓住数字化转型的机遇，提升企业竞争力。如果您想体验合思档案带来的高效电子化会计档案管理服务，现在就可以拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站或扫描微信公众号、微信小程序二维码联系我们，还能免费试用，开启高效财务档案管理之旅。