在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，长期困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统的财务档案管理模式却如同一艘老旧的船只，在数字化的海洋中艰难前行，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档工作中，工作人员需要耗费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的双重限制，查找一份档案往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、多人同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，不仅需要占用巨大的空间，还需要投入大量的人力，成本居高不下。更重要的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
在这样的背景下，合思档案应运而生。作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，为企业的财务档案管理带来了全新的解决方案。
合思档案：数字化财务档案管理的智慧钥匙
合思档案就像一把智慧的钥匙，为企业打开了数字化财务档案管理的大门。它是一款功能强大的电子会计档案管理平台，全面覆盖了电子凭证会计处理的各个环节。通过广泛连接的生态系统，合思档案能够与企业内部的各种系统无缝对接，实现数据的实时共享和流通。同时，其双轮驱动的模式创新，结合无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业提供了一站式的财务数智化服务，让企业的财务管理更加高效、便捷。
合思档案核心功能：打造高效档案管理体系
合思档案在功能蓝图方面表现卓越，具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的显著特点，实现了电子会计档案全生命周期的智能化管理。
在档案采集环节，合思档案具备开放式接口互联·自主采集的能力，能够与外部生态如OCR识别、RPA技术等以及内部系统如EAI插件、API接口等实现无缝对接，轻松实现大文件自动切割和数电票自动化解析。这使得企业能够快速、准确地采集各种票据信息，为后续的档案管理工作奠定坚实基础。
档案制档环节，合思档案可实现智能关联·自动组装，通过先进的技术手段，将各种票据信息与相关业务进行智能关联，并自动完成档案的组装。同时，它还具备四性检测·业务检测·自定义版式文件的功能，确保档案的准确性和规范性。
档案管理方面，合思档案能做到精准权限管控·档案目录灵活扩展，通过严格的权限管理，确保只有授权人员才能访问相关档案信息。同时，其灵活的档案目录扩展功能，能够满足企业不断变化的档案管理需求。此外，水印管理·档号符合国标要求，进一步保障了档案的安全性和规范性。
在档案利用环节，合思档案拥有多维检索·一站式预览的强大功能，用户可以通过多种方式快速检索所需的票据信息，并实现一站式预览。同时，它还支持在线借阅·异构系统联查，方便用户在不同系统之间进行数据查询和比对。实物混序归档·可视化盘点档案数据的功能，让企业能够更加直观地管理实物档案，提高档案管理的效率。
从产品价值来看，合思档案的优势十分明显。它实现了自动化归档，让企业告别了繁琐的重复性工作，大大提高了工作效率。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本可达338,910元。
合思档案应用案例：多行业的成功实践
合思档案在多个行业都有成功的应用案例，为不同行业的企业带来了显著的效益提升。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了传统档案管理的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过一键联查的方式，快速获取所需的票据信息，工作效率得到了有效提升。同时，自动组装功能让审计工作更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，企业实现了电子与实物档案的匹配，查阅者查询电子档案即可快速定位实物位置。该方案收益显著，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
在餐饮行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化的操作模式，减少了50%的人力成本，同时提高了工作效率。通过对档案数据的深度分析，企业能够更好地满足内审需求，实现了档案的资产化管理。方案实施后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
在软件与信息技术服务行业，高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收。自动化制档功能提高了工作效率，档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，高效服务于企业内审。无纸化管理简化了业财流程，将业务时间归还业务，归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万 +。
在国企领域，中文传媒通过合思档案的解决方案，在电子凭证方面实现了采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等一系列功能。文件传输涵盖了外部凭证、内部凭证、发票管理、智能填报、业务报表、财务核算等多个方面，还包括邮件短信、系统直联等功能，并同步原始凭证信息至档案服务。方案实施后，财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。
合思作为专精特新企业，自成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
在当前数字化的时代背景下，企业的财务档案管理面临着前所未有的挑战和机遇。合思档案凭借其卓越的功能、显著的优势和丰富的应用案例，为企业提供了一个可靠的解决方案。如果您的企业也希望实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验其带来的便捷与高效。联系电话：400 – 105 – 6505；网址：www.hosecloud.com 。让我们一起开启电子凭证数字化转型的新篇章，让有限更有效。
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