合思档案：解锁企业财务档案管理新境界

在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理需直面新难题，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色在财务档案管理中遭遇诸多困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、占地空间大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用的问题。财务人员则要处理海量档案数据，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁琐。业务人员出差、招待后的报销流程也极为繁琐，纸质票据需要留存再上交，耗费大量时间。

此外，纸质档案还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。而且，企业在数字化推行过程中，虽通过多个系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的困境，数据存储依赖线下载体，无法实现企业全面数字化。面对这些痛点，企业急需一个优质的解决方案评估。

合思档案：多角色需求的贴心解决方案

合思档案针对企业面临的这些难题，精心打造了领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案是企业决策数智化的得力助手。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过借助数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，助力企业打响数字化转型决胜之战。在进行解决方案评估时，这无疑是一个重要的优势。

对于归档员/财务来说，合思档案能大幅提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。在解决方案评估中，这也是不可忽视的亮点。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。这在解决方案评估中为企业提供了极大的便利。

合思档案功能概览：多维度赋能档案管理

• 多源采集：数据获取的智慧之钥
  合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，能满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。在解决方案评估中，这种灵活的数据采集方式能确保企业全面、准确地获取档案数据。

• 智能制档：数据整合的强大引擎
  合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，能让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在解决方案评估时，智能制档功能大大提升了档案管理的效率和准确性。

• 档案管理：灵活定制的管理利器
  合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理范围自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。在解决方案评估中，这种灵活定制的管理方式能适应企业多样化的需求。

• 档案应用：数据利用的高效平台
  合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。同时，实现档案数据资产化，提供档案借阅服务，借阅过程透明化，一键到期催还。在解决方案评估中，丰富的档案应用功能能充分发挥档案数据的价值。

合思档案核心亮点：合规高效的数据利用专家

• 合规性：政策遵循的可靠保障
  合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等相关政策要求。它实现档案全生命周期管理闭环，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。在解决方案评估中，合规性是企业选择档案管理方案的重要考量因素。

• 降本增效：成本节约的显著成效
  合思档案可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现档案管理合规不打印。例如，能为企业节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%。在解决方案评估中，降本增效的成果能为企业带来实实在在的经济效益。

• 数据利用：挖掘价值的有力工具
  合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。通过建立档案数据之间的完整勾稽关系，相互可穿透查询，帮助企业从数据到决策，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在解决方案评估中，数据利用能力是衡量档案管理方案优劣的关键指标。

• 技术能力：持续创新的强大支撑
  合思档案拥有自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在解决方案评估中，先进的技术能力能确保档案管理系统的稳定运行和高效处理。

合思档案价值体现：企业全面提升的助推器

合思档案能为企业带来显著的降本增效，让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，帮助企业节约成本。它成为电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业全面数字化。同时，让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，为企业决策提供支持。还能实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效，实现企业效益最大化。在解决方案评估中，这些价值体现充分证明了合思档案的重要性。

合思档案典型场景：精准适配企业需求

• 报销业务场景：合规保障的坚实后盾
  在报销业务场景中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联规则梳理和证据链组装，保障财务合规。通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。在解决方案评估时，该场景下的功能能有效解决企业报销环节的档案管理难题。

• 档案查阅场景：便捷查询的高效平台
  合思档案提供共享调阅解决方案，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。在解决方案评估中，档案查阅的便捷性是企业关注的重点。

• 数电票管理场景：全流程闭环的智能方案
  合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在解决方案评估中，数电票管理能力是适应数字化趋势的重要体现。

• 实物档案管理场景：创新管理的有效手段
  合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。在解决方案评估中，实物档案管理的创新方式能为企业提供更全面的档案管理解决方案。

合思档案成功案例：实践检验的卓越成果

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主等问题。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散等问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这些成功案例在解决方案评估中具有很强的说服力。

合思档案市场定位：行业领先的独特优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。同时，拥有强大的技术能力和注重合规性，为企业提供专业、合规的档案管理解决方案。在解决方案评估中，这些市场定位和差异化优势使合思档案脱颖而出。

合思档案能帮助企业解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型。它为企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现管理合规性。助力企业实现业财融合，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。满足不同角色的需求，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等提供针对性的解决方案，提升企业财务服务效率和决策数智化水平。符合国家政策要求，保障企业电子会计档案管理合规，积极响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。

展望未来，合思档案将持续迭代，不断提升技术能力和服务水平，以更好地适应企业不断变化的需求和市场环境。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将在推动企业财务档案管理数字化、智能化方面发挥更大的作用。它还将进一步拓展业务范围和应用场景，为更多企业提供专业的电子会计档案管理解决方案，助力企业实现全面数字化。

如果你还在为企业财务档案管理难题而烦恼，不妨选择合思档案，它将为你提供领先的单套制电子会计档案管理解决方案，帮助你实现降本增效、合规经营和数字化转型。众多企业已经通过合思档案解决了财务档案管理难题，实现了业财融合和数字化转型，你还在等什么呢？赶快行动起来，立即联系合思档案，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码，开启免费试用，开启高效、合规的财务档案管理之旅。