在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路，它犹如一股强劲的东风，助力企业优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境。通过实现电子文件共享，企业能够有效降低单位运行成本及资源消耗，达成数字化和绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心打造的《电子会计档案实践案例集》，宛如一座知识宝库，具有极高的参考价值和借鉴意义。通过引入合思档案实现电子会计档案管理，企业可有效解决传统纸质档案管理难题，真正实现降本增效。
红枣巨头档案管理困局凸显
好想你健康食品股份有限公司，一家成立于 1992 年的老牌企业，于 2011 年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星，品牌价值高达 154.21 亿元。公司规模庞大，拥有 1000 + 员工、400 + 全国门店数、18 家归档主体、2W + 零售网点以及 3.6W + 年凭证数。
然而，在传统纸质档案管理模式下，好想你公司面临着诸多棘手问题。在财务归档环节，财务人员需要耗费大量时间逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于工作量巨大，档案遗失的情况难以避免，这不仅增加了工作的不确定性，还可能给公司带来潜在的风险。
纸质档案受限于时间和空间的双重束缚。在查找档案时，工作人员往往需要花费大量时间在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这种低效的查找方式严重影响了工作效率，使得宝贵的时间和精力被白白浪费。
大量纸质档案的管理，对空间和人力提出了巨大的挑战。公司需要专门的场地来存放这些档案，同时还需要配备专人进行管理，这无疑增加了公司的运营成本。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，已经无法满足公司日益增长的管理要求。好想你公司急需一种高效、安全、便捷的档案管理解决方案，以摆脱传统纸质档案管理的困境。
合思档案精准破局良方
合思档案为好想你公司量身定制了一套全面的解决方案，犹如一把精准的钥匙，为公司打开了高效档案管理的大门。
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将各种财务数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现单据、发票、回单和凭证的联查，大大提高了工作效率。在传统模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中反复查找和核对数据，不仅耗时费力，还容易出现错误。而合思档案的一键联查功能，让财务人员可以快速准确地获取所需信息，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
合思档案实现了自动组装功能，为审计工作带来了极大的便利。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。传统审计方式需要审计人员花费大量时间翻阅纸质档案，进行数据的核对和分析。而合思档案的自动组装功能，将相关数据自动整合在一起，审计人员可以直接在系统中进行审计工作，减少了繁琐的手工操作，提高了审计的准确性和效率。
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者在查询电子档案时，系统可以根据二维码信息快速定位实物档案的位置。这一创新功能解决了传统纸质档案查找困难的问题，让档案管理更加精准和便捷。无论是内部员工查阅档案，还是外部审计人员进行审计，都可以通过电子文件共享快速找到所需的实物档案，大大节省了时间和精力。
应用成果彰显卓越价值
好想你公司应用合思档案后，取得了显著的成果，犹如在黑暗中找到了一盏明灯，照亮了公司档案管理的前行道路。
在人工耗时方面，合思档案发挥了巨大的作用。公司整体减少了 90%的人工耗时，总部接收环节减少了 80%的管理耗时，借阅管理环节减少了 67%的管理耗时。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和生产力。原本需要花费大量人力和时间进行的档案管理工作，现在通过合思档案的自动化处理，变得轻松高效。
在成本控制方面，合思档案也交出了一份令人满意的答卷。预计公司每年可减少综合成本 20 万元。这主要得益于合思档案减少了纸质档案的使用，降低了纸张、存储设备等方面的成本，同时也减少了人力成本。在当前经济环境下，企业对于成本的控制越来越重视，合思档案的应用为好想你公司在成本控制方面提供了有力的支持。
合思档案实现了电子与实物的匹配，大大提高了档案管理的准确性和便捷性。员工可以通过电子文件共享快速查询和调阅档案，不再需要在大量的纸质档案中苦苦寻找。同时，实物档案的定位更加准确，减少了档案遗失和损坏的风险。
借助合思档案，公司在财务档案管理方面的合规性得到了有效保障。合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度的要求，对档案数据进行规范管理和存储，确保了档案的安全性和可靠性。这为公司的合规经营提供了坚实的基础，避免了因档案管理不当而带来的法律风险。
合思档案引领未来新篇
合思档案就像一位忠诚的伙伴，始终陪伴着企业成长，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。通过电子文件共享，企业可以更加高效地管理财务档案，提升财务管理水平。
随着电子凭证数字化转型的加速，合思档案将在更多企业中发挥重要作用。它将推动电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，为企业带来更加便捷、高效、安全的档案管理体验。
我们真诚地希望更多企业能够选择合思，借助合思的财务数智化产品和服务，提升自身的财务管理水平。如果您对合思档案感兴趣，想了解更多案例和详细信息，欢迎拨打联系电话：400 – 105 – 6505，或者访问网址：www.hosecloud.com，也可以扫描二维码获取相关信息。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受它的强大功能和卓越价值，开启企业财务档案管理的新时代！
