自2022年底疫情的阴霾逐渐退散，企业的差旅业务犹如被按下了快进键。在2023年1 – 7月份，飞机、酒店、火车、用车、用餐等差旅相关业务呈现出“井喷式”增长。然而，在订单量如潮水般涌来的背后，却是企业日益沉重的负担。机票价格水涨船高，交通工具租赁费用不断攀升，酒店住宿成本也居高不下。企业在积极拓展业务的同时，又不得不面对成本控制的难题，降本增效的压力如同一座大山，沉甸甸地压在每一个企业管理者的心头。
除了成本的上升，企业在差旅效率层面也面临着诸多挑战。差旅订票、发票和单据处理成为了最突出的问题。发票的获取、核对和处理，依然是管控过程中的最大痛点。而且，订单超标趋势愈发明显，传统的“事后控制”策略已经难以适应现状，企业迫切需要转向“事前或事中”的前置管控。
在这样的背景下，合思凭借其先进的电子文件管理系统和解决方案，成为了企业突破困境、实现降本增效的有力帮手。接下来，我们通过一个具体的案例，来深入了解合思是如何助力企业解决差旅管理难题的。
连锁企业差旅困局：资源与效率的双重挑战
有一家采用连锁经营模式的上市公司，在全国各地拥有众多门店，差旅需求十分旺盛，月均差旅GMV高达50万 +。为了方便员工出差，企业接入了一家TMC作为合作供应商，员工出差无需垫资，财务月底统一对账。
然而，看似便捷的模式背后，却隐藏着诸多问题。原TMC对接的供应商有限，在旅游旺季，常常出现订不到酒店的情况。即使订到了酒店，价格也经常超出企业的差标。在一些偏远地区，由于服务酒店未被覆盖，员工不得不自己垫资解决住宿问题，这导致员工的满意度大幅降低。
在财务核算方面，原TMC出具的对账单无法满足企业的要求。财务人员需要耗费大量的时间和精力进行二次人工整理，匹配成本中心、核算科目等。每个月，财务部门至少需要3人天来整理对账单，然后通过线下Excel发送给成本中心负责人审核。整个过程繁琐且低效，严重影响了企业的财务管理效率。
此外，接入单一的TMC在一定程度上限制了员工的选择权。当供应商缺失、体验不好等情况出现时，企业内部的投诉不断增加，员工的不满情绪日益高涨。而且，由于单一供应商的差旅价格缺乏弹性空间，企业的差旅费用一直居高不下，差旅管理的难度也随之提升。
合思智慧差旅：资源互补开启全新模式
面对该企业的差旅管理难题，合思提出了一套全面的解决方案。合思充分发挥其电子文件管理的优势，为企业打造了一个资源互补的智慧差旅模式。
首先，合思商城无需企业更换原有的TMC供应商，即可实现无缝接入。这种1 + 1 > 2的模式，整合了双方的资源，为企业提供了更丰富的选择。合思商城覆盖了国内2000 + 县市区，拥有170万 + 酒店资源，并且与各大酒店集团实现了线上直连。这不仅解决了旺季酒店资源紧张的问题，还为员工在偏远地区的出行提供了便利。员工可以根据自己的需求和喜好，在合思商城中选择更合适的酒店，大大提升了出行的体验。
在机票预订方面，合思商城接入了国内40 + 航司，并且支持多个供应商同屏比价。系统会自动为员工推荐同一时间段内价格更低的方案，从而为企业节省了大量的出差成本。通过电子文件管理，合思能够实时获取和处理机票信息，确保员工能够享受到最优惠的价格。
此外，合思商城与TMC商旅双平台接入，为员工营造了一个开放共赢的企业文化。员工可以根据消费标准、体验、价格等各个方面进行综合考虑，选择更适合自己的供应商下单。这种自主选择权的赋予，让员工感受到了企业的关怀和尊重，进一步提升了员工的满意度。
显著成效：数据见证合思实力
合思的解决方案在该企业实施后，取得了显著的成效。通过电子文件管理系统的应用，企业的差旅管理效率得到了极大的提升，成本也得到了有效控制。
在财务方面，财务部的投诉率降低了80%。这主要得益于合思商城与TMC的资源互补，员工的选择权增加，减少了很多不必要的解释和处理投诉的时间。同时，合思商城的对账单按照成本中心自动拆分，对账效率得到了一定的提升。财务人员不再需要花费大量的时间进行人工整理和核对，工作效率大大提高。
员工满意度方面，更是达到了100%。合思商城上线后，员工在订购差旅服务时有了更多的选择和更大的灵活性。当原TMC在旺季无法提供酒店空房时，员工可以在合思商城找到其他品牌的酒店；在机票预订方面，多平台比价让员工能够享受到更便宜的价格。员工的自主性得到了充分的发挥，对企业的差旅管理也更加满意。
合思助力：企业未来发展的有力支撑
合思通过提供资源互补的智慧差旅模式，借助电子文件管理系统，帮助企业解决了差旅管理中的诸多痛点，实现了降本增效和提升员工满意度的目标。在当前经济环境下，企业面临着持续的降本增效压力以及低碳发展的政策趋势，合思的数字化解决方案将为企业提供更有力的支持。
电子文件管理系统不仅能够提高企业的差旅管理效率，还能够实现数据的实时监控和分析。企业可以根据这些数据，制定更加科学合理的差旅政策和预算，进一步优化成本结构。同时，合思的解决方案也符合低碳发展的要求，通过数字化手段减少了纸质文件的使用，降低了企业的运营成本和对环境的影响。
展望未来，合思将继续秉承创新、高效、服务的理念，不断完善电子文件管理系统和解决方案，为企业提供更加优质、便捷的服务。如果你也想解决企业差旅及费控难题，不妨选择合思，开启降本增效的新征程。现在拨打400 – 999 – 8293或访问www.hosecloud.com，即可免费试用合思的电子文件管理系统，体验合思为企业带来的全新变革。
