在数字化浪潮的推动下，2025年数电票将实现全覆盖，这一变革让企业财务档案管理面临全新挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。在这样的背景下，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的档案管理难题。企业高管为纸质档案管理成本高、储存占地大而发愁，档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用；财务人员则被海量的档案数据困扰，整理工作耗时耗力，还需手动逐一匹配、核对确认；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存上交流程繁琐，浪费了大量时间。合思档案解决方案的出现，正是为了解决这些难题。
整体方案：多元组合满足多样需求
合思档案提供了一套领先的整体解决方案，它由单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案构成，如同一个功能强大的百宝箱，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。
其单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。这里既涵盖了电子档案，如发票、单据、凭证、账簿、报表等，也包含了纸质档案的管理方案，如自定义档案、实物备查解决方案。同时，档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以扩大档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，将零散的档案数据按照不同类型的档案规则进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，保障企业财务合规。
核心功能：智能助力高效管理
合思档案的核心功能亮点颇多，从智能采集、制档，到管理和应用，每个环节都展现出强大的实力。
在智能采集方面，它支持多源采集。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式。
智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可以可视化配置。它能让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，还可进行字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便查阅。
档案管理功能具备精准的权限管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等。
档案应用功能实现了多维检索，能够满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。同时，能实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。在发票数据分析方面，这些功能可以帮助企业更好地对发票数据进行收集、整理和分析，为企业决策提供有力支持。
用户收益：不同角色各得其所
合思档案为不同用户角色带来了显著的收益。
对于CEO/高管来说，使用合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。它能够提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，还能节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业在当前经济环境下的数字化转型提供有力支持。在发票数据分析上，高管可以基于这些数据更好地把握企业的财务状况和业务趋势，做出更明智的决策。
归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。在处理发票数据时，能够更高效地进行整理和分析，为企业财务管理提供准确的数据支持。
对于外部审计人员而言，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。在进行发票数据分析时，可以更便捷地获取相关数据，提高审计工作的效率和准确性。
典型场景：全面覆盖应对挑战
合思档案在不同典型场景下都有出色的应用表现。
在企业数电票管理场景中，合思档案提供了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。通过对发票数据的有效管理和分析，企业可以更好地掌握数电票的流转情况，确保财务合规。
在实物档案管理场景中，合思档案智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。在这个过程中，发票数据分析可以帮助企业了解实物档案相关业务的财务状况，优化管理流程。
在集团型企业档案管理场景中，合思档案助力共享中心统建，实现档案管理标准化落地。它能够安全合规存储，进行业务完整性检测，以单套制推进档案无纸化，实现档案共享，统一原始凭证附件要求，使会计档案管理制度标准化、制度化。通过对集团内发票数据的分析，集团可以更好地进行财务管控和资源分配。
在多系统数据互联场景中，合思档案实现了档案数据全生命周期管理。通过数据集成方案广泛连接，标准统一；业务检测方案精细化核查；跨系统调阅方案实现业务系统与档案系统的调阅交互，统一储存，业务证据链完整，数据共享。在发票数据分析方面，可以整合不同系统的发票数据，进行全面的分析和挖掘，为企业提供更有价值的信息。
成功案例：实力见证实际效果
合思档案的实际效果在多个客户成功案例中得到了充分体现。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化，简化了装订流程。业务+财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。在发票数据分析方面，企业可以更清晰地了解业务和财务之间的关联，优化财务管理策略。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。通过发票数据分析，企业可以更好地控制成本，提高经济效益。
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在发票数据分析上，集团可以整合各业务系统的发票数据，进行更精准的财务分析和决策。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够为企业提供全方位的财务数智化服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，您还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。如果您的企业也面临档案管理难题，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，体验其强大的功能和优质的服务。
