在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于财务管理的要求越来越高，尤其是财务档案管理，它不仅关系到企业财务信息的安全，还对企业的成本控制和效率提升有着重要影响。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的企业，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。在全球有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数6000 +。如此庞大的企业规模，每年产生的财务档案数量惊人，年记账凭证量2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。而且，装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。面对如此繁重的财务档案管理任务，金牌橱柜是如何解决难题，实现安全财务存档并降本增效的呢？这就要归功于合思档案了。
金牌橱柜财务档案管理困局
在财务档案管理方面，金牌橱柜有着独特的业务背景和现状，同时也面临着诸多痛点。在整理环节，会计档案散落于各个系统之中，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架。这一系列操作不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现人为错误。在保管环节，财务档案需要临时保管1年，1年后再移交综合档案管理。存储环节则采用独立档案室管理，专门存放纸质档案。而在管理利用方面，主要以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查。这种传统的管理方式效率低下，不仅增加了企业的成本，还存在着安全财务存档的隐患。
合思定制解决方案
合思针对金牌橱柜的财务档案管理难题，提供了一套全面的解决方案，助力企业实现安全财务存档。
– 统一存储破孤岛
合思打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。这样一来，所有的财务档案都可以在一个平台上进行管理，大大提高了档案管理的效率和准确性，为安全财务存档提供了有力保障。
– 完整证据链搭建
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以更加清晰地了解每一笔业务的财务情况，为企业的决策提供更加准确的依据，同时也增强了财务档案的安全性。
– 数据共享便查阅
通过合思的解决方案，企业可以实现一站式查阅财务档案。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。财务人员无需再花费大量时间在各个系统中查找档案，大大提高了工作效率，也确保了安全财务存档的可操作性。
– 银行回单无纸化
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理。这不仅减少了打印成本，还节省了存储空间，同时也降低了纸质档案丢失或损坏的风险，进一步保障了安全财务存档。
方案实施稳步推进
合思利用其电子会计档案管理平台——合思档案来推进解决方案的实施。该平台具有便捷调阅不打印，混序归集免组装等特点，在档案采集、制档、管理、利用等环节提供全方位支持。平台具备开放式接口互联、智能关联、精准权限管控、多维检索等功能，可以根据金牌橱柜的实际情况进行配置和实施。合思依据自身平台的特点和方案内容，有条不紊地推进各个环节的工作，确保方案能够顺利落地，实现安全财务存档的目标。
方案实施显著成效
经过一段时间的实施，合思的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果与效益。档案匹配耗时减少了84%，大大提高了档案整理的效率。档案查询耗时减少了80%，财务人员可以更加快速地获取所需的档案信息。预估节省总体成本30万 +/年，这对于企业来说是一笔可观的开支。同时，档案合规性达到了100%，确保了企业的财务档案管理符合相关法规和标准，保障了安全财务存档。
金牌橱柜高度评价
从取得的成果效益可以合理推测，金牌橱柜对合思的解决方案给予了高度评价。通过合思档案，金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，大大提高了工作效率，降低了成本，提升了档案管理的合规性。合思的解决方案帮助金牌橱柜打破了数据孤岛，实现了业财一体双向穿透，为企业的数字化转型提供了有力支持。合思档案为金牌橱柜的安全财务存档提供了可靠的保障，让企业在财务管理方面更加得心应手。
在当前经济环境下，企业对于降本增效的需求愈发迫切。合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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