在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。一家世界500强旗下的知名教育服务品牌，也在财务报销发票流程等财务档案管理方面遭遇了重重困境。而合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其卓越的解决方案，成功助力该客户实现了财务档案管理的华丽转身。
客户背景：教育巨头的财务档案困局
该教育服务品牌业务广泛，在市场上占据着重要地位。然而，随着企业的不断发展，其财务档案管理的问题逐渐凸显。
企业内部业务系统和财务系统众多，且彼此独立，数据无法实现互通。这就导致在财务报销发票流程中，结构化数据的提取变得异常困难。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
实物档案的存档更是让企业头疼不已。大量的实物档案占用了较多的物理空间，需要安排专人进行管理，增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着一定的合规风险。
在日常操作中，不断重复的纸质档案录入工作不仅耗费大量时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求高，进一步增加了工作的难度和时间成本。同时，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人同时借阅，使得档案资产的利用率极低。
合思方案：全生命周期电子化管理之道
合思针对该客户的痛点，精心打造了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA以及各类业务系统等。合思拥有超过40种自动封装接口，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，真正做到了档案应收尽收。
在接口传输方式上，也是多种多样。影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，满足了不同场景下的数据传输需求，为财务报销发票流程等工作提供了便利。
合思的方案实现了自动归档功能，包括智能组单、四性检测等。其涵盖的会计类档案管理范围十分广泛，内部有凭证、订单等，外部有纸质发票及影像、银行电子回单等。通过这些功能，大大提高了档案管理的效率和准确性。
此外，合思拥有强大的规则引擎自定义搭建能力。亿级数据能够实现秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案变得更加“轻量”，也让财务报销发票流程更加顺畅。
实施步骤：步步为营打造高效管理体系
合思系统首先广泛连接该客户的异构系统，将各类档案数据进行全面收集。无论是电子数据还是实物档案扫描数据，都能被准确地纳入系统之中。
通过多样化的接口传输方式，将影像、外部设备扫描及人工上传的数据进行有效的处理。确保数据的完整性和准确性，为后续的档案管理工作奠定基础。
利用智能组单和四性检测等功能对档案进行自动归档。在这个过程中，系统会自动对档案进行分类、整理，确保档案的规范性和一致性。
搭建规则引擎，实现亿级数据秒级调阅和穿透联查。让财务人员能够快速准确地找到所需的档案信息，提高了工作效率和决策的科学性。
显著成果：财务档案管理效能大提升
经过合思方案的实施，该客户取得了显著的成果。
年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，提高了工作效率，也让财务报销发票流程更加高效。
档案多维度穿透查询功能的实现，让档案查阅变得简便高效。以电子借阅为主的方式，满足了多人同时借阅的需求，提高了档案资产的利用率。
该客户通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。实现财务数据自动化率91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，进一步提升企业的财务管理水平。
客户评价：数字化转型的成功典范
企业自2017年建立财务共享中心起就不断推进财务数字化转型。2021年与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率提升、成本降低效果显著。企业认为这是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例，为企业的发展注入了强大的动力。
在当前经济环境下，企业对于高效财务管理的需求愈发迫切。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能极大地简化报销流程，提高财务管理效率。其提供免费试用，有灵活定价模式、强大的集成能力等优势，已经赢得了众多客户的信赖和好评。如果您的企业也在为财务报销发票流程等财务问题所困扰，不妨选择合思，开启免费试用，体验数字化财务管理的魅力。
