合思财务数智化：引领企业电子凭证管理与档案安全管理新变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，国家正大力推动电子凭证数字化进程。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

然而，现阶段企业在电子凭证管理及档案安全管理方面却面临诸多困境。不少企业存在逆数字化（将电子凭证打印成纸质文件入账）、伪数字化（将电子凭证转换成图片文件入账）、非数字化（电子凭证需手工查验合法真实）等误区，这不仅影响了经济社会数字化转型的成效，还使得企业在档案安全管理上存在隐患。调研显示，企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策认知不足，部分企业尚未意识到电子凭证数字化转型的紧迫性。当前，大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，合规风险难以控制，档案安全管理更是难以保障。电子凭证数字化转型面临多样性和复杂性，如缺少统一的综合服务平台实现所有电子凭证的收集和分发，涉及多个政府部门难以协同等问题，这些都给企业的档案安全管理带来了挑战。因此，企业财务数字化转型已刻不容缓。

合思方案：破解管理难题，守护档案安全

北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，宛如一颗璀璨的新星，为企业在电子凭证管理及档案安全管理方面带来了新的希望。

合思构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，无论是线上交易还是线下消费均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，从源头上保障档案安全管理。

合思推出的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案，涵盖总额管控、商旅线上订购、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等环节，帮助企业实现财务数字化转型，确保每一个环节的档案都能得到安全管理。其全生命周期的电子化会计档案管理方案，广泛连接异构系统，0 开发成本介入，档案应收尽收，可实现智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等功能，为档案安全管理提供了全方位的保障。

平台功能：全面实用，筑牢档案安全防线

合思财务收支管理平台功能强大且全面，为企业的财务管理及档案安全管理提供了坚实的支撑。

差旅申请功能让员工在线提交差旅申请，系统自动生成电子票据和报销单据。同时支持机票、酒店等预订服务，方便员工进行商务旅行安排，所有相关信息都能在平台上清晰记录，便于档案安全管理。

发票采集功能可自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误。审核对账功能可对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查，为档案安全管理提供准确的数据基础。

平台能集中处理所有销售和服务收入的开票工作，实现统一开票，避免重复劳动。还可定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批，实现自动提报，提高工作效率的同时，保障档案流转的安全有序。

该平台可快速完成付款操作，支持多种支付方式，提升用户体验。所有相关文档资料都会被妥善保存，便于日后查询和分析，实现档案归档功能，确保档案的完整性和安全性。

核心亮点：智能高效，助力档案安全无忧

合思产品具有诸多核心亮点，在智能高效的同时，为档案安全管理保驾护航。

“无需报销分级标准”将企业费控能力分为 L1 – L5 五个阶段，随着数电票和智能化时代到来，合思能帮助企业迈向 L5 高级无需报销级别，实现申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，并实现全场景、全链路实现智能化无需报销，大大减少了档案在人工处理过程中的风险，保障档案安全管理。

合思财务收支管理平台利用大数据分析和机器学习技术为企业管理者提供数据驱动的洞察和建议，具备 AI 辅助决策功能。用户可以通过手机 APP 随时随地进行业务操作和管理，具有移动端应用功能，方便企业及时掌握档案动态，确保档案安全。

合思平台能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作，具有强大的集成能力。其操作界面设计简洁明了，新用户也能迅速掌握基本用法，学习曲线易于上手，减少了因操作不当导致的档案安全问题。

合思平台采用先进的加密技术和访问控制机制来保护敏感信息和数据安全，注重安全隐私保护。还提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案，为不同企业的档案安全管理提供了精准的保障。

企业价值：降本增效，保障档案合规安全

合思产品为企业带来了显著的价值，在降本增效的同时，保障了档案的合规安全管理。

在降低运行成本方面，合思产品成效显著。如某世界 500 强央企试点单位实现全面数字化后，预计每年节省工时 60 万 +，节约纸张 1000 万 +，降低档案管理费用 300 万 +。某大型移动通信集团在会计资料无纸化方面大力拓展，实现全集团记账凭证、会计账簿无纸化，消除纸张消耗和耗材成本，年节约成本 4000 万元，同时也减少了纸质档案管理的安全隐患，提升了档案安全管理水平。

在提高企业财务管理效率上，合思产品同样表现出色。某国民经典零食品牌应用合思解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%。某企业与合思合作后，员工报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，人工成本节约 50%，让档案管理更加高效有序，保障档案安全。

合思产品可保障企业合规经营，通过发票 OCR 识别验真，有效保障企业费用合规；审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销；保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，确保档案安全管理的合规性。

合思产品推动企业实现数字化和绿色化协同转型，以数字技术与业财深度融合为抓手，推动财务管理从信息化向数字化、智能化转型，实现全社会会计无纸化、生态化建设，帮助企业融入 ESG 时代，为档案安全管理创造了良好的环境。

典型场景：多元应用，强化档案安全保障

合思产品在多个典型场景中发挥着重要作用，进一步强化了档案安全管理。

在差旅管理场景中，员工可通过合思平台进行差旅申请、线上订购机票和酒店，使用易商卡线下消费，实现无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，平台还能实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，所有差旅相关档案都能在平台上安全存储和管理。

会计档案管理场景下，合思全生命周期的电子化会计档案管理方案可广泛连接异构系统，收集各类会计档案数据，实现智能组单、自动归档、多维度穿透查询、电子借阅等功能，提高档案管理效率，降低管理成本，确保会计档案的安全管理。

企业费用管理场景中，合思平台可实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化，员工因公消费无需垫资、无需报销，财务人员无需进行繁琐的发票核验、认证和审批工作，提高业财协同效率，保障费用相关档案的安全管理。

企业决策支持场景下，合思平台的商旅分析功能可提供详细的费用报告和分析报表，帮助企业了解成本结构和优化策略。管理者可通过平台更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，相关决策档案也能得到妥善管理，保障档案安全。

成功案例：真实见证，彰显档案安全实力

众多企业的成功案例，真实见证了合思产品在档案安全管理方面的实力。

某国民经典零食品牌存在销售版图覆盖全国、供应链复杂，差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案管理困难等问题。应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%，实现了业财有机连接、数据采集与校验、线上线下一体化管理和智能关联等成效，有效解决了档案管理难题，保障了档案安全。

某企业主营业务建设覆盖面广，日均处理订单量大，内部多系统并行数据不互通，过度依赖自研系统存在诸多问题。与合思合作后，“无需报销”提高了业财协同效率，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，人工成本节约 50%，真正实现了企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本，同时也提升了档案安全管理水平。

某知名头部数字阅读品牌面临数据分散、单据处理量大、全业务数据打印成本高、票据原文丢失和档案信息不完整等问题。引入合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案后，实现了增效、降本、合规、先进等成效，如提升档案整理效率、减少差旅超标情况、保证财务档案合规等，推动企业实现全面数字化转型，保障档案安全管理。

某世界 500 强旗下教育服务品牌存在企业业务和财务系统多、实物存档占用空间大、纸质档案录入操作耗时长、实物凭证与业务分散等问题。采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，预计到 2024 年财务数据自动化率将超 97%，为档案安全管理树立了典范。

市场定位：精准聚焦，凸显档案安全优势

合思专注于为中小企业提供智能财务收支管理系统，其市场定位明确，针对中小企业在财务数字化转型过程中的痛点和需求提供解决方案，在档案安全管理方面具有独特的优势。

合思具有广泛连接的生态优势，构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，能够实现“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖，满足企业多样化的业务需求，为档案安全管理提供了更广阔的空间。

合思采用双轮驱动的模式创新，以无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案为核心，为客户提供全方位财务数智化服务，区别于传统的财务管理模式，具有创新性和领先性，在档案安全管理上也更具前瞻性。

合思拥有专业的研发团队和客户成功团队，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供全方位的服务保障，确保企业的档案安全管理得到专业的支持。

在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思的财务数智化产品和服务宛如一盏明灯，能够帮助企业解决电子凭证管理和财务数字化转型过程中的诸多问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，尤其在档案安全管理方面发挥着至关重要的作用。

随着电子凭证会计数据标准的推广应用和数电票的全面覆盖，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务，满足市场的多样化需求，推动行业的进步和发展，为企业的档案安全管理提供更强大的支持。

合思提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力、易于上手的学习曲线、全天候的客户服务热线、丰富的培训资源等优势，为企业提供优质的产品和服务体验。企业应抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思的财务收支管理平台，加速实现财务数字化转型，提升企业的竞争力和管理水平，同时保障档案安全管理。现在就来免费试用合思产品，开启档案安全管理与财务数字化转型的新征程！