在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营和精细化管理至关重要。其中，档案管理作为企业运营的重要环节，直接影响着团队报销效率和财务管理的质量。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，深入探讨其在档案管理方面的挑战与解决方案。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，多年来一直致力于成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。该公司拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。在全球范围内，金牌橱柜拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外还建有5大专业生产基地。企业规模庞大，员工数量达6000多人，年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量也有494949张。如此庞大的业务数据量，对其档案管理提出了严峻的挑战。
档案管理痛点：效率瓶颈待突破
在档案管理的各个环节，金牌橱柜面临着诸多问题，这些问题严重影响了团队报销效率。
在整理环节，会计档案散落于各个系统之中，导致档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订和上架等繁琐操作，耗费了大量的时间和精力。
保管环节，财务部门在临时保管1年后将档案移交至综合档案管理部门，这一过程中容易出现档案丢失或损坏的情况，影响报销流程的顺利进行。
存储环节，公司采用独立档案室管理纸质档案。随着业务的不断发展，纸质档案数量急剧增加，占用了大量的存储空间，同时也增加了管理成本。
在管理利用方面，公司主要依赖纸质档案管理。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，不仅效率低下，而且容易出现错误，严重影响了团队报销效率。
合思解决方案：精准破局显成效
面对金牌橱柜在档案管理方面的困境，合思提供了一套全面的解决方案，旨在提升团队报销效率。
– 统一存储：打破数据孤岛
合思打破了数据孤岛的局面，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。这使得企业的档案数据更加集中和规范，为后续的查询和使用提供了便利，有效提升了团队报销效率。
– 业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过这种方式，企业可以更加清晰地了解业务与财务之间的关联，确保报销数据的真实性和准确性，提高了团队报销效率。
– 数据共享：一站式查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。工作人员可以便捷高效地获取所需的档案信息，减少了查询时间，进一步提升了团队报销效率。
– 银行回单无纸化：降本增效
合思实现了海量银行回单的自动采集、切割和组装，全面推行无纸化管理。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了数据处理的速度和准确性，对提升团队报销效率起到了积极作用。
方案实施过程：步步为营稳推进
合思解决方案的实施过程严谨有序，确保了方案的顺利落地，从而提升团队报销效率。
– 数据采集：智能互联高效准确
通过合思档案系统，对金牌橱柜的各类档案数据进行采集。系统利用开放式接口互联自主采集数据，对于大文件能够自动切割，数电票也能实现自动化解析。这一过程高效准确，为后续的数据处理奠定了基础，有助于提升团队报销效率。
– 数据处理：智能关联自动检测
采集到的数据经过智能关联和自动组装后，系统会进行四性检测和业务检测，生成自定义版式文件。这一过程确保了数据的准确性和完整性，为档案管理提供了可靠的数据支持，进而提升团队报销效率。
– 权限管控：精准灵活保障安全
合思对档案进行精准权限管控，灵活扩展档案目录，并采用水印管理，确保档号符合国标要求。这一措施保障了档案数据的安全性和合规性，使得报销流程更加规范，提升了团队报销效率。
– 检索体系：多维便捷提升体验
合思建立了多维检索体系，实现了一站式预览，支持在线借阅和异构系统联查。同时，实物混序归档并可视化盘点档案数据，方便工作人员快速找到所需档案，大大提升了团队报销效率。
应用成果效益：显著提升团队报销效率
金牌橱柜应用合思解决方案后，取得了显著的成果和效益，团队报销效率得到了大幅提升。
档案匹配耗时减少了84%，这意味着工作人员可以更快地完成档案整理工作，为报销流程节省了大量时间，有效提升了团队报销效率。
档案查询耗时减少了80%，工作人员能够快速准确地获取所需档案信息，使得报销过程更加顺畅，进一步提升了团队报销效率。
预估节省总体成本30万+/年，企业在降低运营成本的同时，能够将更多的资源投入到核心业务中，为提升团队报销效率提供了有力支持。
档案合规性达到100%，保障了企业档案管理的规范性，避免了因档案问题导致的报销延误，有力地提升了团队报销效率。
客户评价反馈：高度认可方案价值
金牌橱柜对合思解决方案给予了高度评价，充分体现了方案的可靠性和有效性，对提升团队报销效率起到了关键作用。
合思的解决方案成功实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。通过智能化的管理方式，工作人员能够更加高效地处理报销业务，提升了团队报销效率。
打破了数据孤岛，实现了业财一体化，让企业的财务管理更加顺畅。业财一体化的实现使得报销数据能够在业务和财务之间无缝流转，进一步提升了团队报销效率。
全面无纸化管理助力企业降本增效，符合企业的发展战略。无纸化管理不仅降低了成本，还提高了数据处理的速度和准确性，对提升团队报销效率具有重要意义。
合思档案系统的便捷性和灵活性，满足了企业多样化的档案管理需求。这使得企业能够根据自身的业务特点和报销流程进行个性化设置，更好地提升团队报销效率。
在当前经济环境下，企业对提升团队报销效率和财务管理水平的需求日益迫切。合思作为一家实力雄厚的专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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