合思档案解决方案：破解财务报销发票流程难题

在当今纸电混合的时代，企业在财务档案管理方面正面临着重重挑战，而这其中，财务报销发票流程更是痛点集中的环节。企业高管们为纸质档案管理成本的巨大开支而忧心，这些成本不仅体现在存储占地的费用上，更在于档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员每日面对海量的档案数据，整理工作耗时费力，手动逐一匹配、核对确认报销发票等工作枯燥繁复，工作热情逐渐消磨殆尽。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费了大量时间。

同时，企业还承受着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；更存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。这些问题严重影响了企业的财务报销发票流程效率和质量。而合思档案解决方案，正是为解决这些难题而生。

合思档案解决方案全景概览

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案相结合的综合体系，能全方位满足企业不同场景下的档案管理需求，尤其在优化财务报销发票流程方面表现卓越。该方案广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。它采用线上一套电子数据管理模式，保证财务档案证据链完整，能全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，可相互穿透查询，纸质原文件混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了财务报销发票流程的效率。而且会计档案无需打印，就能保证档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，让财务报销发票流程更加灵活。

证据链完整性解决方案利用可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为财务报销发票流程加上了一道安全锁。

合思档案核心功能亮点揭秘

• 多源采集功能：数据获取的智慧钥匙
  多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案，能满足不同场景的采数需求，无论是财务报销发票流程中的发票数据，还是其他相关档案数据，都能精准采集。同时，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性。

• 智能制档功能：高效档案管理的秘诀
  智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，能让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能可减少90%的人工匹配工作量，让财务报销发票流程更加高效。此外，通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 专用格式版式文件功能：档案存储的创新之举
  专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案可扩展性更强，也为财务报销发票流程中的档案存储和管理带来了极大便利。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：数据安全的守护者
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为财务报销发票流程的数据安全提供了坚实保障。

企业使用合思档案的丰厚收益

• 高管层面：决策数智化的助力
  对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理。它能提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，让企业在财务报销发票流程等管理环节更加高效。

• 财务人员层面：工作效率的飞跃
  归档员/财务使用合思档案可显著提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，能轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让财务报销发票流程不再繁琐。

• 外部审计层面：审计工作的革新
  外部审计使用合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率，也优化了财务报销发票流程的外部审计环节。

• 企业整体层面：降本增效的奇迹
  企业整体使用合思档案可实现显著的降本增效，更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印；电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路；让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值；资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，全面优化财务报销发票流程。

合思档案典型应用场景展示

• 档案管理场景：精准管控与灵活扩展
  在档案管理场景中，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，为财务报销发票流程中的档案管理提供了强大支持。

• 档案应用场景：多维检索与一站式预览
  在档案应用场景中，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，方便财务人员在财务报销发票流程中快速查询和使用相关档案。

• 实物管理场景：电子与实物的高度关联
  在实物管理场景中，电子与实物档案高度关联，查询电子档案即可定位实物档案位置。静态介质打标，自定义设置、智能区分策略，动态介质打标通过依赖关联关系识别档案存储状态。虚拟库房可实现线上虚拟库房可视化监控档案室。档案盒管理支持批量建盒、档案盒合并、断号检测、扫码找盒、盒内清单、盒码打印。到单确认&扫码装盒支持勾选到单、一键到单、扫码到单、撤销到单。扫码上架直连扫码枪，档案柜库位码 + 档案盒二维码线上同步上架，确保财务报销发票流程中实物档案管理的高效与准确。

• 数电票管理场景：全流程自动化解决方案
  在数电票管理场景中，合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，优化了财务报销发票流程中数电票的处理环节。

众多企业已经通过合思档案解决方案获得了显著的成效。海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。徐福记多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，管理自动化，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。

如果您想解决企业财务报销发票流程难题，不妨拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com了解合思档案，还可免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。