数电票时代，合思档案助力采购报销效率提升

在数电票时代的浪潮下，企业正面临着前所未有的档案管理挑战。2025年数电票将完成全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的考验，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业的不同角色面临着各自的难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本高、数据难以分析利用；财务人员苦恼于档案整理耗费大量时间，工作枯燥乏味；业务人员则抱怨报销流程繁琐。同时，纸质档案管理还存在诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力。这表明企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，而且电子会计档案管理需要关注全生命周期管理闭环。电子会计档案管理的重要性和紧迫性不言而喻，而采购报销效率提升也成为了企业亟待解决的问题。

合思档案：单套制电子会计档案管理先锋

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的领先单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。

合思档案具有强大的功能，能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。它涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表等功能模块，还提供大数据解决方案、档案扩展解决方案等多种解决方案。

合思档案的适用范围广泛，服务着6000 + 企业客户，其中包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等。这些企业通过使用合思档案，成功实现了降本增效、合规经营和低碳运营，采购报销效率提升也在其中得到了体现。同时，国家出台的多项政策支持电子会计档案管理，肯定了电子档案的法律效力，为合思档案的推广和应用提供了坚实的政策依据。

合思档案核心功能：全方位助力档案管理

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案，可满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。通过这样的多源采集方式，为采购报销效率提升提供了丰富准确的数据基础。

• 智能制档：精准匹配与高效检测
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，能让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，它还提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保采购报销相关档案的准确性和合规性。

• 档案管理：精细管控与灵活扩展
  合思档案在档案管理方面表现出色。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为采购报销档案的有序管理提供了保障。

• 档案应用：便捷查询与高效利用
  档案应用方面，合思档案具有多维检索功能，可满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。同时，它提供一站式预览，穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，大大提高了采购报销档案的使用效率。

合思档案优势对比：传统管理方式的革新者

• 成本优势：大幅节约开支
  与传统档案管理方式相比，合思档案在成本方面具有显著优势。它可节约纸张成本、整理成本，例如能为企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，还能减少存储空间成本和打印成本。某集团使用后，纸张打印成本减少100万张纸/年，空间成本大幅降低。这对于企业来说，能够有效降低采购报销过程中的成本支出，实现采购报销效率提升的同时也提升了成本效益。

• 效率优势：极速检索与自动归档
  在效率方面，合思档案检索效率提升显著，可达到90%，能实现100%自动归档，最大程度减少人工介入，提高工作效率。某企业使用后，档案匹配耗时减少84%，查询耗时减少80%。这使得采购报销相关档案的查询和处理更加高效，大大缩短了采购报销的周期。

• 合规优势：严格符合政策要求
  合思档案满足国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。通过“四性检测 + 业务检测”双模检测实现归档即合规，保障财务合规。它能帮助企业满足电子发票报销入账归档试点、电子凭证会计数据标准深化试点等要求，让企业在采购报销过程中无需担心合规问题。

• 功能优势：广泛连接与多元方案
  合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它提供多种解决方案，如大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，满足企业不同场景下的档案管理需求，为采购报销效率提升提供了强大的功能支持。

合思档案应用案例：不同企业的成功实践

• 海量单据企业：实现业财一体与降本增效
  有一家年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化，借阅管理信息化。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标显示，凭证总量14W + ，单据总量50W + ，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。采购报销效率提升明显，企业的运营更加高效。

• 重型装备集团：标准化落地与低碳环保
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在采购报销方面，流程更加顺畅，效率得到了极大提升。

• 某企业：全生命周期管理与成本节省
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。使用合思档案后，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。采购报销流程更加规范，效率大幅提高。

• 教育集团：简化流程与高效查询
  某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在采购报销方面，能够更加快速准确地处理相关事务，实现了采购报销效率提升。

综上所述，合思档案能够为企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。合思秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，满足企业不断变化的需求，助力更多企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。如果您想体验合思档案为采购报销效率提升带来的显著效果，不妨免费试用一下。