在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证的变革正以锐不可当之势重塑着财务领域的格局。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措宛如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了发展的快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，正逐步迎来全面解决的曙光。电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到时代的脉搏，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的财务数智化转型提供了极具价值的参考和借鉴。
今天，我们将聚焦好想你健康食品股份有限公司。这家成立于 1992 年，并于 2011 年在深交所中小板上市的企业，是红枣行业的佼佼者。其品牌价值高达 154.21 亿元，拥有 1000 + 员工、400 + 全国门店数、18 家归档主体、2W + 零售网点以及 3.6W + 年凭证数。在电子凭证数字化转型的浪潮中，好想你也在积极寻求财务档案管理的变革之道，而合思档案的出现，为其带来了新的转机。
好想你档案管理痛点剖析
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归档难题犹如迷雾笼罩
在传统的财务档案管理模式下，好想你面临着诸多挑战。财务归档工作犹如一场艰难的“拼图游戏”，财务人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都像是拼图中的一块，必须准确无误地拼接在一起。然而，在这个过程中，档案遗失的情况难以避免，就像拼图中的某一块突然消失不见，给财务工作带来极大的困扰。这不仅增加了财务人员的工作负担，还可能影响到企业的财务合规性，在档案合规性检查中埋下隐患。 -
查找迟缓如同陷入泥沼
纸质档案就像是被时间和空间禁锢的宝藏，查找起来困难重重。受限于物理存储的限制，要找到一份特定的档案，往往需要耗费大量的时间和精力。工作人员可能需要在堆积如山的档案中翻找，却不一定能在第一时间找到所需的资料。这种查找的迟缓性，使得企业无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率。在档案合规性检查时，这种低效的查找方式可能导致无法及时提供所需档案，从而影响检查的顺利进行。 -
成本高昂恰似沉重枷锁
大量的纸质档案管理，就像一座沉重的大山，压在企业的肩上。对空间的要求巨大，企业需要专门的档案室来存放这些档案，而且随着业务的发展，档案数量不断增加，档案室的空间也面临着越来越大的压力。同时，人力成本也不容忽视，需要专人负责档案的整理、存储和管理。这些高昂的成本，无疑给企业带来了沉重的经济负担，在当前的经济环境下，成为企业发展的一大阻碍。而且，从档案合规性检查的角度来看，这种高成本的管理方式可能会影响企业对档案管理的投入和重视程度，进而影响档案的合规性。 -
合规风险好似悬顶之剑
纸质档案管理办法在电子时代显得力不从心。它无法保证电子原文件的长期保存，随着时间的推移，电子文件可能会因为存储设备的损坏、技术的更新换代等原因而丢失或损坏。同时，也无法确保数据的安全可用，在信息安全日益重要的今天，纸质档案容易受到人为篡改、泄露等风险的威胁。这种不合规的管理方式，无法满足现代企业的管理要求，在档案合规性检查中，很可能会被判定为不符合标准，给企业带来潜在的法律风险。
合思档案解决方案精准出击
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打破数据壁垒实现同源共享
合思档案为好想你提供的解决方案，犹如一把利剑，打破了数据之间的壁垒。通过先进的技术手段，实现了数据的同源共享。财务人员可以便捷地利用系统，一键联查相关的单据、发票、回单和凭证。就像在一个庞大的数据库中，只需轻轻一点，所有相关信息便一目了然。这种便捷的操作方式，有效提升了工作效率，让财务人员从繁琐的核对工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。同时，在档案合规性检查时，这种数据的同源性和可追溯性，能够确保档案信息的准确性和完整性，为检查提供有力的支持。 -
自动组装档案助力高效审计
内外审计工作对于企业的财务合规性至关重要。合思档案的解决方案实现了档案的自动组装，以档案数据为标准，纸质数据为辅。在审计过程中，审计人员可以直接从系统中获取准确、完整的档案数据，大大提升了审计效率。就像有了一个智能的助手，能够快速、准确地为审计人员提供所需的信息。这种以数据为核心的审计方式，不仅提高了审计的准确性和可靠性，还能够及时发现潜在的问题，为企业的财务合规性保驾护航。在档案合规性检查中，这种高效的审计方式能够快速响应检查要求，确保企业的档案管理符合相关标准。 -
实物高效管理开启便捷时代
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，就像它的身份证一样，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物的位置。无论是在档案的存储、借阅还是盘点等环节，都变得更加高效和便捷。就像在一个大型的图书馆中，通过先进的管理系统，能够快速找到所需的书籍。这种实物高效管理方式，不仅提高了档案管理的效率，还减少了档案遗失和损坏的风险。在档案合规性检查中，清晰的实物档案管理能够确保档案的完整性和安全性，符合相关的合规要求。
合思方案带来显著成果
合思档案的解决方案为好想你带来了显著的成果。在人工耗时方面，减少了 90%。曾经需要大量人力和时间完成的档案管理工作，现在只需少量的人力和更短的时间就能完成。这不仅提高了工作效率，还降低了人力成本。总部接收档案的管理耗时减少了 80%，使得总部能够更快速、准确地获取各分支机构的档案信息，加强了对企业整体财务状况的掌控。借阅管理的管理耗时减少了 67%，借阅流程更加便捷高效，员工能够更快地获取所需档案，提高了工作的协同性。预计每年还能减少综合成本 20 万元，这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省。这些成果不仅体现了合思档案的强大实力，也为企业在档案合规性检查中提供了有力的保障，确保企业的档案管理工作更加规范、高效、合规。
合思档案助力好想你实现了降本增效、合规经营和高效管理，充分彰显了其在财务数智化领域的强大实力。未来，随着电子凭证数字化转型的深入推进，合思将继续发挥自身优势，不断创新和完善产品与服务。合思档案将为更多企业提供优质的财务数智化解决方案，助力企业在数字化浪潮中脱颖而出。
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