在数字化浪潮席卷而来的今天，电子凭证数字化转型已成为企业财务数智化发展的必然趋势。2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票，这一举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它就像一把钥匙，能够打开优化管理流程、降低成本的大门，助力企业实现数字化和绿色化的协同转型。在这个充满机遇与挑战的时代，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了市场的需求，推出了合思档案管理平台，并发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集犹如一座知识的宝库，具有极高的参考价值和借鉴意义，有望进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
传统档案管理痛点：好想你公司的困境
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工和400 + 全国门店数，在行业内占据着重要的地位。然而，在传统档案管理方面，好想你公司却面临着诸多痛点，严重影响了团队报销效率。
在财务归档环节，财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数字都需要反复确认，这无疑是一项繁琐而又耗时的工作。而且，在这个过程中，档案遗失的情况难以避免，一旦档案遗失，不仅会影响报销进度，还可能导致财务数据的不准确。
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来更是困难重重。当需要查阅某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找，耗费大量的时间和精力。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这在很大程度上影响了工作效率，也降低了团队报销效率。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。公司需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求，进一步阻碍了团队报销效率的提升。
合思档案解决方案：打破壁垒，提升团队报销效率
针对好想你公司在传统档案管理方面面临的痛点，合思档案提供了一套全面而有效的解决方案，为提升团队报销效率带来了新的希望。
- 打破数据壁垒，实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过系统一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，无需再花费大量的时间进行手动核对。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生，从而有效提升了团队报销效率。
在合思档案管理平台上，所有的财务数据都集中存储在一个数据库中，财务人员可以根据需要随时进行查询和调阅。无论是报销单据的审核，还是财务报表的生成，都可以在系统中快速完成，大大缩短了报销周期，提高了团队报销效率。
- 自动组装档案，提升审计效率
合思档案实现了档案的自动组装，为内外审计提供了便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计人员可以快速准确地获取所需的信息，提升了审计效率。
通过合思档案管理平台，系统可以自动对财务数据进行分类、整理和归档，生成规范的电子会计档案。审计人员可以直接在系统中查阅和分析这些档案，无需再翻阅大量的纸质档案，节省了时间和精力。同时，系统还提供了审计跟踪和追溯功能，方便审计人员对每一笔业务进行详细的审查，确保财务数据的真实性和准确性，进一步提升了团队报销效率。
- 实物高效管理，精准定位档案
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的匹配。查阅者在查询电子档案时，系统可以自动定位实物档案的位置，方便快捷地获取所需的档案。
在合思档案管理平台上，每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，工作人员可以快速了解档案的基本信息和存放位置。同时，系统还提供了档案借阅和归还的管理功能，确保档案的安全和完整。这一创新的管理方式，不仅提高了档案的管理效率，还为团队报销提供了更加便捷的服务，提升了团队报销效率。
合思档案应用成果：显著提升团队报销效率
好想你公司在使用合思档案解决方案后，取得了显著的成果，团队报销效率得到了大幅提升。
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减少人工耗时，提高工作效率
通过合思档案的应用，好想你公司减少了90%的人工耗时。在财务归档环节，财务人员不再需要花费大量的时间进行单据核对和档案整理，工作效率得到了极大的提高。同时，总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%，进一步提升了团队报销效率。 -
降低综合成本，实现降本增效
合思档案的应用，预计为好想你公司减少综合成本20万元/年。通过减少纸质档案的使用和管理，降低了档案存储和维护的成本。同时，提高了工作效率，减少了人工成本的支出，实现了企业的降本增效目标，为提升团队报销效率提供了有力的支持。 -
实现全链无纸化，真正数字化转型
合思档案帮助好想你公司实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，真正实现了数字化转型。这不仅提高了财务数据的准确性和安全性，还为企业的管理决策提供了更加及时和有效的支持。在数字化的环境下，团队报销流程更加顺畅，团队报销效率得到了显著提升。 -
解决纸质档案痛点，提升管理水平
合思档案有效解决了纸质档案管理的痛点，如归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。通过电子档案的管理，实现了档案的实时调阅、同时借阅和精准查找，提高了档案的利用效率。同时，系统提供了严格的权限管理和数据加密功能，确保了档案数据的安全和保密，提升了企业的管理水平，进而提升了团队报销效率。
合思档案：企业财务数智化的得力助手
合思档案通过自动化归档告别了重复性工作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，他们通过使用合思档案，实现了降本增效等目标，让有限的资源发挥出了更大的作用，同时也提升了团队报销效率。
未来，合思将继续致力于技术创新和服务升级，不断提升产品的性能和质量，为广大客户提供更优质的产品和服务。在财务数智化的道路上，合思将与企业携手共进，共同开创更加美好的未来。
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