在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措宛如阵阵劲风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这一重要的转型时期，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的市场洞察力和深厚的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它宛如一把精准的钥匙，能够助力企业轻松解决财务档案管理难题，在电子凭证数字化转型的浪潮中发挥着举足轻重的作用。接下来，我们将通过好想你健康食品股份有限公司的真实案例，深入了解合思档案的强大功能和显著价值。
好想你：传统财务档案管理的重重困境
在企业的日常运营中，财务档案管理是一项至关重要却又常常令人头疼的工作。好想你健康食品股份有限公司作为一家知名企业，同样面临着传统财务档案管理带来的诸多挑战。
归档难题：时间与精力的双重损耗
在财务归档环节，好想你健康食品股份有限公司的财务人员就像陷入了一场永无止境的“拼图游戏”。每一次归档，他们都需要花费大量的时间和精力，仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这个过程不仅繁琐复杂，而且极易出错。即便财务人员小心翼翼、全神贯注，档案遗失的情况仍然难以避免。就像在茫茫大海中寻找一颗丢失的珍珠，每一次档案遗失都意味着大量的时间和精力付诸东流，给企业的财务管理带来了极大的困扰。
查找困境：时空限制下的效率黑洞
纸质档案就像被禁锢在时间和空间牢笼中的宝藏，受限于传统的存储和管理方式，查找起来极其困难。当企业需要查阅某份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，耗费大量的时间和精力。他们无法实现实时调阅，不能同时满足多个部门的借阅需求，也难以进行精准查找。这种低效的查找方式严重影响了企业的工作效率，使得企业在面对紧急情况或决策需求时，常常因为无法及时获取档案信息而陷入被动局面。
成本之痛：空间与人力的沉重负担
大量的纸质档案管理对企业来说，无疑是一座沉重的“成本大山”。为了存放这些纸质档案，企业需要租赁专门的仓库，购置大量的档案柜和存储设备，这无疑增加了企业的空间成本。同时，纸质档案的管理需要大量的人力投入，包括档案的整理、归档、保管、借阅等各个环节，都需要专业的人员进行操作。这些人力成本的增加，给企业带来了巨大的经济压力，使得企业在财务管理方面面临着严峻的挑战。
合规隐患：数据安全与长期保存的隐忧
在数字化时代，纸质档案管理办法已经逐渐无法满足企业的管理要求。纸质档案无法保证电子原文件的长期保存，随着时间的推移，纸质档案可能会出现磨损、褪色、丢失等问题，导致重要的财务数据丢失。同时，纸质档案也难以确保数据的安全可用，容易受到自然灾害、人为破坏、盗窃等因素的影响。这些合规隐患就像一颗颗定时炸弹，随时可能给企业带来巨大的损失，影响企业的正常运营和发展。
合思档案：为好想你量身定制的解决方案
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的重重困境，合思档案凭借其先进的技术和创新的理念，为其量身定制了一套全面、高效的解决方案。
打破壁垒数据同源实现便捷联查
合思档案打破了传统财务档案管理中数据分散、信息孤立的壁垒，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等相关数据进行整合，形成一个统一的数据库。财务人员只需轻轻一键，就能实现联查功能，快速、准确地获取所需的档案信息。这就好比在一个大型图书馆中，通过先进的检索系统，能够瞬间找到所需的书籍，大大提高了工作效率。同时，这种便捷的联查功能也减少了财务人员的工作量，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
自动组装审计便捷提升审计效率
在审计环节，合思档案采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。传统的审计方式需要审计人员手动查阅大量的纸质档案，不仅耗时费力，而且容易出现遗漏和错误。而合思档案通过自动化的流程，能够快速、准确地将相关档案数据进行组装和整理，为审计人员提供全面、准确的审计依据。审计人员只需对电子档案数据进行审核，必要时再查阅纸质档案进行核对，大大缩短了审计时间，提高了审计质量。
实物高效管理精准定位实物位置
为了实现电子档案与实物档案的有效匹配，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了实物档案的高效管理。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速获取该档案的详细信息，包括档案的存放位置、借阅情况等。同时，虚拟档案库房的建立，让查阅者可以在电子系统中直观地了解实物档案的存放布局，实现电子查询与实物定位的无缝对接。这就好比在一个大型仓库中，通过电子地图和定位系统，能够快速找到所需的货物，大大提高了实物档案的管理效率和查阅便利性。
显著成效：合思档案助力好想你降本增效
在合思档案的助力下，好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面取得了显著的成效。
人工耗时大幅减少
通过合思档案的应用，好想你健康食品股份有限公司的财务人员在档案管理方面的人工耗时大幅减少。以往需要花费大量时间进行的单据核对、档案查找等工作，现在通过系统的自动化处理和便捷的联查功能，轻松就能完成。据统计，合思档案帮助好想你减少了90%的人工耗时，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解放出来，能够将更多的精力投入到财务管理和决策支持等核心工作中。
总部管理耗时显著降低
合思档案的使用也让好想你总部在档案管理方面的效率得到了极大提升。总部接收子公司档案的管理耗时减少了80%，通过系统的实时数据共享和自动化流程，总部能够及时、准确地获取各子公司的财务档案信息，实现了对企业财务档案的集中统一管理。这不仅提高了总部的管理效率，也加强了对各子公司的财务监管力度。
借阅管理效率大幅提升
在档案借阅管理方面，合思档案同样发挥了重要作用。借阅管理减少了67%的管理耗时，通过系统的在线借阅申请和审批流程，借阅者可以随时随地提交借阅申请，管理人员可以快速进行审批，实现了档案借阅的全程电子化管理。同时，系统的自动提醒功能和借阅记录查询功能，也让借阅管理更加规范、有序。
综合成本显著降低
除了时间成本的降低，合思档案还为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的综合成本节约。通过减少纸质档案的使用和管理，降低了空间成本和人力成本。预计每年可减少综合成本20万元，这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省。
合思档案：引领企业财务数智化转型
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，始终致力于为企业提供全方位的财务数智化服务。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等一站式服务。
合思档案作为合思旗下的核心产品，不仅能够帮助企业解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营等价值，还能助力企业在电子凭证数字化转型的浪潮中抢占先机，实现可持续发展。在未来的数字化时代，电子凭证全流程无纸化将成为企业财务管理的主流趋势，合思档案将凭借其先进的技术和卓越的性能，为企业打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
在此，我们诚挚地呼吁更多的企业选择合思档案，共同开启财务数智化转型的新篇章。如果您对合思档案感兴趣，欢迎免费试用，亲身体验其强大的功能和卓越的价值。财务管理软件推荐合思档案，让您的企业财务管理更加高效、便捷、合规！
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