在当今企业的运营管理中，档案管理犹如一座无形的大山，压得企业各层级人员喘不过气来。企业高管们面临着纸质档案管理成本高昂且占地空间大的难题，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这使得企业的决策缺乏有力的数据支撑。
财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥繁复，不仅耗费大量时间，还消磨了工作热情。业务人员在出差、招待后的报销流程中也苦不堪言，纸质票据的留存和上交流程繁琐，大大降低了工作效率。
此外，企业还面临着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本高，以及对档案室等存储空间的巨大需求；高隐形成本，包括手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细；还有高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。这些痛点严重影响了企业的运营效率和管理水平，电子档案安全问题也日益凸显。
合思档案：一站式解决企业档案管理难题
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，犹如一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，从根本上解决了档案管理中的混乱和缺失问题，保障了电子档案安全。
单套制解决方案更是具有创新性，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。电轨运行的方式保证了财务档案证据链的完整，能够全面反映企业的经营业务，让企业的每一笔交易都有迹可循，电子档案安全得到有效保障。
档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，满足企业多样化的档案管理需求，进一步提升电子档案安全水平。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力，从技术层面保障了财务合规，为电子档案安全加上了一道坚实的防线。
核心功能亮点：铸就电子档案安全堡垒
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多源采集：数据汇聚的智慧之门
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案。这就像一个智能的收纳盒，能够将来自不同系统的数据快速、准确地收集起来。同时，它还支持手动采集，可对单张PDF大文件进行自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种多样化的采集方式，确保了企业数据的全面性和准确性，为电子档案安全奠定了基础。 -
智能制档：高效精准的档案工匠
智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装核心会计凭证，能够减少90%的人工匹配工作量，大大提高了工作效率。还可通过字段映射让凭证数据业务化、业务数据财务化，实现“四性检测+业务检测”双模式检测方案。这就好比一个经验丰富的工匠，能够精准地打造出每一份档案，确保档案的质量和准确性，有力保障了电子档案安全。 -
档案管理：精细管控的安全卫士
档案管理功能具备权限管理，可精准管控。支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等，就像给档案加上了一把把不同的锁，只有拥有相应权限的人才能打开。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类等；系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。这种精细的管理方式，确保了档案的安全性和规范性，让电子档案安全得到全方位保障。 -
档案应用：多维利用的价值挖掘者
档案应用功能支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索等。实现一站式预览，穿透联查，可搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用。这就像一个宝藏挖掘者，能够从档案中挖掘出更多的价值，同时也保障了电子档案在使用过程中的安全。
使用收益：电子档案安全带来的多重价值
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显著降本增效：开启绿色高效管理之路
使用合思档案能带来显著的降本增效。可节约纸张成本70%、整理成本75%，提升检索效率90%，保证管理合规性100%，彻底告别传统手工归档，档案不打印。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了工作效率，同时也符合环保理念，在保障电子档案安全的同时，为企业创造了更多的经济和社会效益。 -
全链路拉通：补足信息化建设短板
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。企业的各个环节不再是孤立的，而是形成了一个有机的整体，信息流通更加顺畅，电子档案安全也在全链路的协同中得到更好的保障。 -
数据价值挖掘：让档案数据“活起来”
合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业可以通过对档案数据的分析和挖掘，做出更加科学的决策，电子档案安全则为数据的准确和可靠提供了保障。 -
满足不同角色需求：提升全员工作体验
合思档案满足了企业不同角色的需求。CEO/高管可沉淀数据资产，助力企业决策数智化，降本增效；归档员/财务可提高工作效率，轻松完成档案管理；外部审计可实现档案外审在线化、可溯源。在保障电子档案安全的基础上，提升了全员的工作体验和企业的整体管理水平。
典型场景：电子档案安全的实战应用
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数电票场景：全流程闭环管理
在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持9类电子凭证多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档等操作，实现全流程闭环管理。从电子发票的获取到最终的归档，每一个环节都严格把控，保障了电子档案安全。 -
实物备查场景：创新管理便捷利用
在“纸电混合”阶段，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，实现实物档案的创新管理和便捷利用。即使在有纸质档案的情况下，也能通过先进的技术手段保障电子档案与纸质档案的关联和安全。 -
大数据场景：海量数据秒级处理
合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在处理海量数据时，依然能够保障电子档案安全，为企业的大数据应用提供了有力支持。 -
共享调阅场景：多维度精细化查阅
共享调阅场景满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照多种维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。在方便企业内部人员查阅档案的同时，也严格保障了电子档案安全。
客户见证：电子档案安全的成功典范
海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这充分证明了合思档案在提升企业运营效率和保障电子档案安全方面的显著成效。
徐福记上线合思档案后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。其多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，在如此庞大的数据量下，依然能够保障电子档案安全，体现了合思档案的强大实力。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。这进一步证明了合思档案在保障电子档案安全和降低企业成本方面的优势。
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