电子 invoicing 方案助力企业财务档案管理变革

在当今企业的运营中，财务档案管理是一项至关重要却又面临诸多挑战的工作。传统的财务归档方式，让财务人员不得不花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免，给企业的财务工作带来潜在风险。

纸质档案的管理更是受到时间和空间的极大限制。查找一份档案，往往需要耗费大量时间，实时调阅、同时借阅以及精准查找更是难以实现。而且，大量的纸质档案管理，不仅对存储空间要求巨大，还需要投入大量人力，成本居高不下。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，已经无法满足企业日益严格的管理要求。

面对这些痛点，企业急需一套高效、安全、智能的电子 invoicing 方案来解决财务档案管理难题。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了完美的电子 invoicing 方案。

合思档案：一站式电子 invoicing 方案登场

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这一电子 invoicing 方案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。

在档案采集方面，合思档案通过开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析等先进技术，确保档案数据能够准确、高效地被收集。这种智能化的采集方式，大大提高了档案管理的初始效率，为后续的管理工作奠定了坚实基础。

核心功能：电子 invoicing 方案的强大支撑

• 智能采集：多元数据汇聚
  在智能采集环节，合思档案的电子 invoicing 方案利用外部生态，如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统，如 EAI 插件、API 接口等，进行全面的数据收集。这种多元化的数据收集方式，能够确保企业的各种财务数据都能被及时、准确地采集到系统中，为后续的处理和管理提供了丰富的数据基础。

• 预归档服务：数据有序保障
  预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等多种功能，确保数据的有序性和可追溯性。在这个环节中，电子 invoicing 方案对采集到的数据进行初步的整理和分类，为后续的正式归档做好准备。通过规则引擎的设置，可以对数据进行自动校验和筛选，确保数据的准确性和完整性。

• 基础管理：精细管控档案
  基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等核心功能。合思档案的电子 invoicing 方案具有精准权限管控，档案目录可以灵活扩展，同时还具备水印管理，档号符合国标要求。这种精细的管理方式，确保了企业财务档案的安全和规范。在档案存储方面，采用了先进的存储技术，确保数据的长期保存和安全性。在检索功能上，提供了多种检索方式，方便用户快速找到所需的档案。

• 档案服务：多元功能助力
  档案服务提供了辅助审计、项目管理、统计分析等多种功能。支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。这些功能使得企业在财务审计、项目管理等方面能够更加高效地利用档案数据，为企业的决策提供有力支持。通过多维检索功能，用户可以根据不同的条件快速定位所需的档案，提高工作效率。

应用收益：电子 invoicing 方案的价值体现

• 成本节约：真金白银的实惠
  使用合思档案的电子 invoicing 方案，企业可以实现自动化归档，告别重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元，年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000 元，年总节约成本=338,910 元。这些实实在在的成本节约，为企业带来了显著的经济效益。

• 效率提升：工作节奏的加速
  企业使用合思档案的电子 invoicing 方案后，财务档案归档效率得到了显著提升。如中文传媒财务档案归档效率提升 72%，高新兴归档效率提升 90%。同时，员工报销效率也大幅提高，中文传媒员工报销效率提升 90%，西湖城投报销效率提升 300%。这些效率的提升，使得企业的财务工作更加顺畅，员工能够将更多的时间和精力投入到核心业务中。

典型场景：电子 invoicing 方案的广泛应用

• 财务审计场景：高效审计利器
  在财务审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。合思档案的电子 invoicing 方案可提升审计效率，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审。通过该方案，审计人员可以快速获取所需的档案数据，减少了查找纸质档案的时间和工作量，提高了审计的准确性和效率。

• 日常财务工作场景：便捷报销体验
  在日常财务工作场景中，员工报销再也不需要打印任何单据，告别了复杂的报销流程，报销不再费神。无纸化为业务发展带来了极大的便捷。员工只需在系统中提交报销申请，相关的单据和数据会自动关联和归档，大大提高了报销的效率和准确性。

• 企业合规管理场景：合规经营保障
  在企业合规管理场景中，合思档案的电子 invoicing 方案通过对接标准工具包，实现 OFD 文件与 XBRL 工具包原生存储。通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会 6 号文涵盖的电子原文件合规性管理。这为企业的合规经营提供了有力保障，避免了因档案管理不合规而带来的风险。

• 档案查询场景：精准快速定位
  在档案查询场景中，多维检索条件可快速定位所需档案。通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览。用户可以根据不同的条件，如时间、类型、金额等，快速找到所需的档案，并进行详细的查看和分析。

成功案例：电子 invoicing 方案的实践验证

• 好想你：大幅降低管理耗时
  好想你健康食品股份有限公司使用合思档案的电子 invoicing 方案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少 80%的管理耗时，借阅管理减少 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。这一成功案例充分证明了该方案在提高工作效率、降低成本方面的显著效果。

• COMMUNE 幻师：节约成本提升效率
  COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。这表明合思档案的电子 invoicing 方案在节约资源、提升效率方面具有巨大的潜力。

• 金牌橱柜：高效存储合规管理
  金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案的电子 invoicing 方案实现了统一存储，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 + /年，档案合规性达 100%。该方案为企业提供了高效的档案存储和管理方式，确保了档案的合规性。

• 帆书：仓储节约结账提速
  帆书使用合思档案的电子 invoicing 方案后，仓储需求减少 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。这一案例展示了该方案在节约仓储成本、提高结账效率方面的优势。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

如果您的企业也有财务档案管理需求，不妨选择合思档案的电子 invoicing 方案。现在扫描二维码可了解合思档案，了解更多案例。您还可以拨打我们的电话 400 – 105 – 6505，或访问网址 www.hosecloud.com 。欢迎免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。