在当今数字化浪潮席卷的时代，企事业单位对财务数智化的需求愈发迫切。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业深挖净利润，通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。下面，让我们通过几个典型的客户案例，深入了解合思如何帮助企业实现高效档案归档。
经典零食巨头的数字化转型之路
该客户是一个畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿。其销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。在管理流程上，跨多个系统的操作繁杂且低效；差旅平台对账方案缺乏灵活性，核算精细化管理要求高，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账难以释放财务价值；事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控；纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，造成了高额人力物力的浪费。
数字阅读先锋的财务难题
作为知名头部数字阅读品牌，其主营业务建设覆盖面极广，员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务人员深陷低价值复核工作，容易出错且效率低下。内部多系统并行，数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研系统，最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统还存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”。
教育服务巨擘的档案困境
这是世界500强旗下的教育服务品牌，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张；实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，且档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。
合思定制化解决方案
针对这些客户的不同痛点，合思提供了一系列定制化的解决方案。对于差旅和报销管理，合思推出了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费环节，从差旅申请到业务审批，再到合思商城订购或TMC订购，实现了全流程的便捷管理。合思商城对账单与TMC对账单进行核对结算，线上统一开票后自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算和手工记账。在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节进行L3级无需报销录入发票等档案。
同时，合思打造了无需报销的“消费入账归档”解决方案，为员工带来快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。
对于会计档案管理，合思提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，通过自动封装接口40种 + ，广泛连接异构系统，0开发成本介入，确保档案应收尽收。接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。该方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等，会计类档案管理范围全面，内部涵盖凭证、订单等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等。
解决方案实施步骤
签约合思后，企业开始逐步实施解决方案。在差旅和报销管理方面，首先实现申请报销一体化，员工可以在一个平台上完成差旅申请和报销流程，提高了效率。差旅采购集约化，通过合思商城和TMC的整合，企业可以获得更优惠的采购价格。财务核算智能化，合思商城对账单与TMC对账单的核对结算、线上开票后的自动拆分结算和自动记账，大大减轻了财务人员的工作负担。
在会计档案管理方面，通过自动封装接口广泛连接异构系统，0开发成本介入，将各类档案数据应收尽收。通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式获取档案数据，然后进行智能组单、四性检测等自动归档操作。
显著成果与效益
经过一段时间的实施，合思的解决方案为客户带来了显著的成果与效益。对于经典零食品牌，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理。简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。
数字阅读品牌通过“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。
教育服务品牌加速了企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。
客户高度评价
客户对合思的解决方案给予了高度评价。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。客户签约合思时“一拍即合、专业度高”，充分说明了对合思专业能力的认可。
在当前经济环境下，企事业单位面临着诸多财务挑战，而合思的财务数智化产品和服务无疑为企业提供了一个高效、便捷的解决方案。如果你也希望实现高效档案归档，提升财务管理效率，不妨选择合思。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等28项主要功能。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。拥有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。具有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。赶快拨打联系电话400 – 105 – 6505，或访问网站www.hosecloud.com ，开启免费试用，体验合思带来的高效财务管理吧！
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