合思档案：开启企业财务档案管理数字化新时代

在数字化浪潮的席卷下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关政策显示，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理面临着全新的挑战。企业的信息化建设在收票和开票环节都显得尤为紧迫。在收票方面，2016年1月1日财政部、国家档案局令第79号肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的企业可以仅以电子形式归档；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

然而，在纸电混合时代，企业在档案管理方面存在诸多困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的问题；财务人员要处理大量的档案数据，整理工作耗费时间，手动逐一匹配核对枯燥繁复；业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐且耗费时间。此外，企业档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案产品应运而生。

探秘合思档案：科技赋能的财务管理利器

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一款卓越产品。该公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借敏捷的财务收支管理平台，公司帮助企业挖掘更多净利润。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，可实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。它为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其致力于服务未来财务人，在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，助力企业实现业财融合。目前，合思档案已经服务了6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强的荣誉，并通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

使命必达：助力企业档案管理破局

合思档案肩负着重要的使命与愿景，那就是帮助企业解决档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

它致力于让企业彻底告别传统手工归档，实现档案不打印，显著降低企业成本，提高档案管理效率。同时，满足国家政策要求，保障企业财务档案管理合规。通过补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据实现数据价值，助力企业实现全面数字化转型。此外，合思档案还能帮助企业沉淀数据资产，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，打响数字化转型决胜之战。

功能魔方：多模块解锁档案管理新体验

• 大数据解决方案：海量数据秒级响应
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，有效提高档案管理效率，释放档案数据价值。通过强大的数据分析能力，企业可以更好地进行报销合规性检查，确保每一笔报销都符合规定。

• 档案扩展解决方案：灵活扩展管理边界
  档案扩展解决方案具有可灵活扩展的业务模型，能够多途径自动化归集各类介质档案。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。在这个过程中，对于报销相关的档案也能进行全面、细致的管理，为报销合规性检查提供有力支持。

• 费控系统：多系统连接实现自动匹配
  费控系统与税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等多系统连接，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。这使得企业在报销过程中，能够自动对相关票据和数据进行核对，大大提高了报销合规性检查的效率和准确性。

• 数电票解决方案：全流程闭环管理数电票
  数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在这个过程中，对报销涉及的数电票进行严格管控，确保报销合规性检查的全面性。

创新亮点：引领档案管理新潮流

• 便捷调阅与混序归集：打破传统束缚
  合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。它打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。在报销合规性检查方面，这种便捷的调阅和归集方式，让财务人员能够快速获取相关报销档案，进行准确的检查。

• “四性检测 + 业务检测”：双重保障数据安全
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。在报销合规性检查中，这种双重检测模式能够有效发现报销过程中的违规行为，确保报销的合规性。

• 共享调阅解决方案：满足精细化查阅需求
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。在报销合规性检查时，相关人员可以根据这些多维度的查询条件，快速定位到报销相关的档案，进行详细的检查。

• 实物备查解决方案：线上线下精准关联
  实物备查解决方案智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。在报销合规性检查中，如果涉及到实物档案，这种解决方案能够确保档案的准确性和完整性，为检查提供可靠的依据。

优势突显：企业档案管理的不二之选

• 降本增效：节约成本提升效率
  合思档案能够显著降本增效。它可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，实现100%管理合规性。彻底告别传统手工归档，档案不打印，有效帮助企业“收紧钱袋子”。在报销合规性检查方面，高效的检索和管理方式，能够减少检查时间和成本，提高检查效率。

• 合规性强：严格遵循国家政策
  合思档案合规性强，符合国家政策要求。它对电子会计档案合规性管理严格，满足国家对于电子会计档案管理的各项规定，包括全生命周期管理闭环、“四性检测”等要求。在报销合规性检查中，严格的合规管理能够确保企业的报销行为符合国家法律法规和企业内部规定。

• 连接能力广泛：全面采集数据
  合思档案连接能力广泛，能够广泛连接各类异构业财系统，全面采集数据。它成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。在报销合规性检查中，广泛的连接能力能够获取更全面的报销相关数据，提高检查的准确性。

• 灵活承接与持续迭代：适应市场变化
  合思档案具备满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力。它能够及时应对政策和市场的变化，不断优化产品功能。在报销合规性检查方面，持续的迭代优化能够确保系统始终适应最新的报销政策和企业需求。

精准定位：覆盖多元用户与场景

• 高管视角：数据驱动决策升级
  对于CEO/高管来说，合思档案可帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。在报销合规性检查方面，高管可以通过系统获取准确的报销数据和分析结果，为企业的决策提供有力支持。

• 财务人员：告别繁琐高效管理
  归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在报销合规性检查中，财务人员可以利用系统的自动化功能，快速准确地完成检查工作。

• 外部审计：便捷高效可溯源
  对于外部审计人员来说，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在报销合规性检查中，审计人员可以通过系统快速获取相关报销档案，进行全面、深入的检查。

• 多元业务场景：全方位解决方案
  在不同业务场景下，如企业在数电票管理、纸电混合档案管理、档案调阅、档案移交鉴定销毁等场景，合思档案都能提供有效的解决方案。在报销合规性检查方面，针对不同的业务场景，系统都能提供相应的检查方法和工具，确保报销的合规性。

成功见证：客户认可铸就辉煌

海亮教育作为世界500强企业，在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这充分体现了合思档案在提高工作效率方面的显著效果，也为报销合规性检查提供了更高效的基础。

徐福记作为2023年中国500最具价值品牌，多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。在报销合规性检查方面，无纸化和高效的管理模式，使得检查工作更加便捷、准确。

中交水规院作为新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。在报销合规性检查中，成本的降低和系统的便利性，为检查工作提供了更好的条件。

金牌橱柜全球拥有超3000家高端品牌专卖店，积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。在报销合规性检查方面，这种便捷的查阅方式能够让检查人员快速了解报销业务的全貌，提高检查的准确性。

综上所述，合思档案凭借其全面的功能、创新的亮点、显著的优势，成功帮助众多企业解决了档案管理难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，而合思档案是企业实现这一目标的理想伙伴。合思档案拥有专业的服务团队和完善的售后保障，能够为企业提供全方位、一站式的财务档案管理解决方案。

如果您的企业也想提升报销合规性检查的效率和准确性，实现财务档案管理的数字化转型，欢迎拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多详情，还可免费试用合思档案，开启财务档案管理的数字化新时代。