在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一步。以某世界 500 强旗下的教育服务品牌为例，它在行业内颇具影响力。随着业务的不断拓展，该企业在财务管理方面遭遇了重重挑战，数字化转型迫在眉睫。而合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，为其量身定制了数字化报销系统解决方案，助力企业开启了财务数字化转型的新篇章。
业务迷局：客户现状与痛点剖析
该教育服务品牌的业务蓬勃发展，但在财务管理上却陷入了困境。
企业内部的业务、财务系统众多，且彼此独立。这就如同一个个孤立的小岛，数据无法顺畅流通，结构化数据的提取犹如在茫茫大海中捞针，困难重重。在发票管理方面，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费，与当下的绿色办公理念背道而驰。
实物档案的管理更是让人头疼不已。大量的实物档案占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
日常的纸质档案录入工作也是繁琐至极，不断重复的操作不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，每一个环节都需要耗费大量的人力和时间。
更为糟糕的是，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺乏留痕机制，不能多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。这些问题严重制约了企业的财务管理效率，影响了企业的进一步发展。
破局之道：合思数字化报销系统解决方案
合思针对该企业的痛点，提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，这其中数字化报销系统发挥了核心作用。
– 广泛的数据来源
档案数据来源十分广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等多个方面。通过自动封装接口，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，真正做到了档案应收尽收。这就如同一个强大的收纳盒，将企业各个角落的档案数据都收纳进来，为后续的管理和利用奠定了基础。
– 便捷的接口传输
接口传输支持多种方式，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这些方式方便快捷，企业员工可以根据实际情况选择最适合的方式进行档案数据的传输。无论是在办公室使用扫描设备，还是在外出时通过手机上传影像，都能轻松完成操作。
– 强大的自动归档功能
自动归档功能是合思解决方案的一大亮点。它包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。数字化报销系统就像一个智能管家，将档案管理的各个环节都安排得井井有条，确保档案的安全、准确和高效管理。
携手共进：系统实施过程与步骤
合思与该企业携手合作，开启了数字化报销系统的实施之旅。
– 定制解决方案
合思深入了解企业的需求，根据企业现有的业务流程，为其定制了个性化的解决方案。这就好比为企业量身定制了一件合身的衣服，确保系统与企业的业务完美匹配，无缝对接。
– 员工系统培训
为了让企业员工能够熟练使用数字化报销系统，合思对员工进行了系统培训。通过专业的培训课程，员工们熟悉了系统的操作和使用方法，为系统的顺利上线和使用奠定了基础。
– 逐步系统上线
在实施过程中，合思采取了逐步推进的策略，确保系统的平稳上线。同时，注重数据的准确迁移，保证系统运行的稳定性。就像建造一座大厦，每一步都稳扎稳打，确保系统的可靠性和安全性。
– 持续优化改进
合思并没有在系统上线后就停止服务，而是不断根据企业的反馈，优化系统功能。随着企业的发展和需求的变化，及时调整和改进系统，确保数字化报销系统始终能够满足企业的多样化需求。
卓越成效：转型成果与效益展现
经过一段时间的实施和使用，合思的数字化报销系统为该企业带来了显著的成果和效益。
– 高效的线上管理
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。员工们再也不用在堆积如山的纸质档案中寻找资料，只需在系统中轻轻一点，就能快速找到所需信息。
– 便捷的档案查询与利用
档案多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效。这使得档案的利用率大幅提高，企业员工可以更加方便地获取所需档案，为业务决策提供了有力支持。
– 成为行业标杆
通过财政部电子凭证试点，该企业成为了地方财政局标杆试点企业代表。财务数据自动化率达到了 91% 以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这不仅体现了企业在财务数字化转型方面的成功，也为其他企业树立了榜样。
– 节约成本与空间
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上，进一步提升财务管理的效率和水平。
高度赞誉：客户评价与反馈
该企业财务相关负责人对合思的数字化报销系统给予了高度评价。
他表示，合思的解决方案帮助企业解决了财务管理中的诸多难题，提高了工作效率，降低了成本。通过与合思合作，企业成功实现了财务数字化转型，提升了管理效能，为企业的发展提供了有力支持。
合思的系统操作简便，功能强大，能够满足企业的多样化需求。而且，服务团队专业、及时，为企业提供了全方位的保障。在合作过程中，企业感受到了合思的专业和用心，对未来的合作充满了信心。
在当前的经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争，财务数字化转型已成为企业发展的必由之路。合思作为专业的财务数智化解决方案提供商，拥有丰富的经验和强大的技术实力，能够为企业提供个性化的数字化报销系统解决方案。
如果您的企业也面临着财务管理的挑战，不妨选择合思，开启财务数字化转型之旅。立即联系合思，拨打 400 – 105 – 6505，或访问 www.hosecloud.com，获取更多信息和免费试用机会。让合思的数字化报销系统助力您的企业在数字化浪潮中乘风破浪，取得更大的成功。
