自动发票归档助力企业电子会计档案管理升级

在当今数字化浪潮中，财务数智化已成为企业发展的关键趋势。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润，在财务数智化领域崭露头角。

基于合思档案在行业应用中的深厚积累与丰富案例经验，合思精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集犹如一本实用指南，具有极高的参考价值和借鉴意义。

值得关注的是，2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然来临，自动发票归档也成为企业电子会计档案管理的关键需求。

企业电子会计档案管理痛点剖析

• 数据匹配耗时费力
  好想你健康食品股份有限公司在财务归档过程中，宛如在茫茫数据海洋中寻找匹配的珍珠。需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便小心翼翼，档案遗失的情况仍难以避免。这不仅增加了人工成本，还可能影响财务数据的准确性和完整性。

• 流程繁琐成本高企
  高新兴科技集团的报销、采购付款等业务流程，如同一条复杂的生产线，需要打印、整理、装订及归档。这一系列操作不仅占用了库房人员的大量管理成本，而且借阅流程及实物借出繁琐，降低了工作效率，自动发票归档成为解决这一问题的有效途径。

• 系统孤立数据难通
  海亮教育科技服务集团面临着企业业务、财务系统多且互相独立的困境，数据仿佛被一道道无形的墙隔开，难以互通。结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。这种情况使得财务工作犹如在迷宫中摸索，效率低下。

• 回单管理成本居高
  杭州西湖城市建设投资集团的回单管理存在诸多问题，档案耗材、打印、存储成本高，物理存储需求大，检索低效。大量的回单如同堆积如山的文件，给企业带来了沉重的负担。

合思破解电子会计档案管理难题策略

• 打造全流程管理平台
  合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这个平台就像一个智能的财务管家，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

• 优化流程提升效率
  合思通过流程的识别与优化，展开跨部门协调，让企业的财务流程如同顺畅的河流。实现流程化、系统化、一体化、无纸化等方面的提升，自动发票归档功能更是大大提高了发票归档的效率。在流程化方面，将各个环节进行合理规划和安排；系统化则是将整个财务体系进行整合；一体化让各个部门之间的协作更加紧密；无纸化则减少了纸张的使用，降低了成本。

• 实现全流程数字化
  合思档案实现了全流程合规化、自动化、数字化，涵盖档案采集、制档、管理、利用四个环节。在档案采集环节，自动发票归档功能可以快速准确地采集发票信息；制档环节能够智能关联、自动组装；管理环节确保档案的安全和可检索性；利用环节则为企业提供了便捷的查询和使用服务。

合思档案核心模块揭秘

• 功能蓝图尽显优势
  合思档案的功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理。智能采集通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等，实现自动发票归档，确保发票信息的快速准确采集。预归档服务、基础管理、档案服务等功能，为企业提供了全方位的档案管理解决方案。

• 业务层涵盖广泛
  业务层涵盖内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等，应用层的辅助审计、证据方案库等。自动发票归档功能在这个广泛的业务层中发挥着重要作用，确保各类发票能够准确无误地归档。

• 档案采集特点突出
  档案采集具备开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析等特点。开放式接口互联可以与企业的各种系统进行对接，实现自动发票归档；大文件自动切割和数电票自动化解析则提高了采集的效率和准确性。

• 档案制档智能高效
  档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。智能关联和自动组装功能可以将发票与相关的业务信息进行准确匹配和组装，自动发票归档后，四性检测和业务检测确保档案的合规性和准确性，自定义版式文件则满足了企业不同的需求。

合思电子会计档案管理竞争优势凸显

• 企业实力不容小觑
  合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。雄厚的资金实力为企业的研发和发展提供了坚实的保障，使得合思能够不断投入资源优化产品和服务，提升自动发票归档等功能的性能。

• 服务网络广泛覆盖
  秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。广泛的服务网络确保了企业能够及时响应客户的需求，为客户提供优质的服务。

• 用户选择彰显价值
  截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多用户的选择充分证明了合思产品和服务的价值，自动发票归档功能也得到了广大用户的认可。

• 成长历程丰富卓越
  合思档案成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。不断的发展和创新，使得合思档案在电子会计档案管理领域始终保持领先地位。

合思档案成功案例展示

• 好想你：大幅降低人工成本
  好想你健康食品股份有限公司通过合思档案解决方案，在自动发票归档等功能的帮助下，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这一显著的成效为企业节省了大量的人力和物力资源。

• COMMUNE幻师：实现绿色低碳办公
  COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。自动发票归档功能使得发票管理更加高效，减少了纸张的使用，实现了绿色低碳办公。

• 云海肴：提升业财融合效率
  云海肴通过合思落地财务数字化，业财融合提升80%，财务提效90%，年节省超30万元。自动发票归档功能促进了业务和财务数据的及时准确对接，提高了业财融合的效率。

• 金牌橱柜：提高档案管理效率
  金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性100%。自动发票归档功能确保了档案的准确匹配和快速查询，提高了档案管理的效率和合规性。

合思服务体系保障

• 服务网络全面覆盖
  合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。广泛的服务网络确保了企业能够为客户提供及时、高效的服务，无论是自动发票归档还是其他财务数智化服务，都能得到有力的保障。

• 全生命周期管理服务
  合思档案提供电子会计档案全生命周期管理服务，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等。自动发票归档贯穿于整个生命周期，为企业提供了一站式的发票管理解决方案。

• 以客户为中心的服务理念
  合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在服务过程中，充分考虑客户的需求，不断优化服务质量。

• 持续研发投入优化
  合思在研发方面投入大量资源，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断优化产品和服务。通过持续的研发投入，自动发票归档等功能不断得到升级和完善，为企业提供更好的使用体验。

回顾合思在电子会计档案管理领域的成果，合思档案凭借其先进的技术和优质的服务，帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，有力地推动了我国电子凭证数字化转型。《电子会计档案实践案例集》为企业提供了宝贵的参考和借鉴，有望进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

展望未来，随着电子凭证数字化转型的加快，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品与服务。自动发票归档等功能也将不断升级，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。合思有望在电子会计档案管理领域取得更大的成就。如果您想体验合思档案的自动发票归档等强大功能，不妨免费试用，开启企业财务数智化新征程。