合思档案：开启企业财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的商业世界，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，企业的财务档案管理也随之迎来新的变革。数电票管理的特殊性，让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业各个层面都面临着档案管理的难题。企业高管苦恼于纸质档案管理成本居高不下，数据难以分析利用；财务人员则被档案整理的繁琐工作所困扰，耗费大量时间却成效不佳；业务人员更是在报销流程中频繁碰壁，繁琐的流程让人苦不堪言。即便企业在数字化推行过程中解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件的储存问题依旧存在，数据存储的原生性问题也亟待解决，只有确保档案原生性，才能保证企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化。无论是政策的推动、合规的要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。而合思档案，正是企业应对这些挑战的得力助手，它的出现对于企业来说至关重要且十分必要。

合思档案：科技赋能的财务档案管理专家

北京合思信息技术有限公司创立于2014年，多年来一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借着敏捷的财务收支管理平台，合思帮助众多企业挖掘出更多的净利润。

合思档案作为公司的明星产品，是领先的单套制电子会计档案管理平台。它提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。合思档案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。它就像一位贴心的管家，为企业解决了内外交困的档案管理问题。不仅能够节约纸张成本和整理成本，还能大幅提升检索效率，保证管理的合规性。合思档案具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现了从业务流转到财务入账，再到档案采集、制档、管理和利用的全流程管理。

核心功能：打造高效档案管理体系

• 多源采集：数据汇聚的智慧引擎
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制了系统连接器。它能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，就像一个智能的数据收集器，高效准确地收集各种数据。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保所有数据都能被有效采集。

• 智能制档：数据整合的魔法之手
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装。这就好比将零散的拼图碎片自动拼成完整的画面，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 双模式检测：数据安全的守护者
  合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，就像一位严谨的卫士，守护着企业档案数据的安全。

• 档案管理：精细管控的智慧中枢
  在档案管理方面，合思档案权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

优势对比：传统与现代的鲜明反差

• 成本对比：合思档案节约有道
  传统档案管理存在着高显性成本，纸质凭证输出耗材成本高昂，档案室和档案柜等存储空间需求巨大。而合思档案能够有效节约纸张成本，例如某企业使用合思档案后节约了70%的纸张成本。在当前经济环境下，这无疑为企业节省了一笔可观的开支。

• 效率对比：合思档案高效便捷
  传统档案管理的高隐形成本也不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。而合思档案可实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，且能将检索效率提升90%。这使得企业在档案管理上能够节省大量的时间和人力成本。

• 合规对比：合思档案合规无忧
  传统档案管理面临着高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。合思档案则符合国家政策要求，实现了电子会计档案合规性管理，通过双模检测实现归档即合规，让企业无需为档案管理的合规问题担忧。

• 数据利用对比：合思档案激活数据价值
  传统档案管理难以对档案数据进行有效分析和利用，而合思档案能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。它就像一座数据金矿，帮助企业挖掘出更多有价值的信息。

差旅使用案例：合思档案助力企业差旅管理

在差旅管理方面，合思档案也有着出色的表现。某企业在差旅费用报销和档案管理方面存在诸多问题，差旅相关的发票、单据等纸质档案管理混乱，查找困难，财务人员在整理和归档这些档案时耗费了大量的时间和精力。同时，由于缺乏有效的数据分析，企业无法对差旅费用进行合理的管控。

使用合思档案后，企业实现了差旅相关档案的电子化管理。多源采集功能能够自动收集差旅系统中的各种数据，包括机票、酒店发票、交通费用等，确保数据的完整性和准确性。智能制档功能将这些零散的差旅数据进行关联匹配和组装，形成完整的业务链，方便财务人员查询和分析。双模式检测方案保障了差旅数据的真实性、完整性和安全性，确保企业的差旅费用报销合规。档案管理功能则实现了对差旅档案的精细管控，权限管理确保了数据的安全性，灵活的档案目录扩展方便企业根据自身需求进行分类管理。

通过合思档案的应用，企业的差旅管理效率得到了显著提升。差旅费用报销流程更加顺畅，财务人员能够快速准确地处理报销业务，减少了人工错误和重复劳动。同时，企业能够通过对差旅数据的分析，优化差旅政策，降低差旅成本。例如，企业发现某个部门的差旅费用过高，通过分析数据发现是该部门的员工在选择酒店时标准过高，于是调整了该部门的差旅酒店标准，有效降低了差旅费用。

其他应用案例：彰显合思档案强大实力

除了差旅使用案例，合思档案在其他领域也有着众多成功的应用案例。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。使用合思档案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团业务系统多，数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐，档案借还管理不善。采用合思档案方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案通过领先的技术和全面的功能，帮助企业解决了财务档案管理中的各种难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代。未来，合思将凭借在北京、杭州、南昌设立的研发中心，以及全国22个城市的直营服务网络和500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市的优势，为更多企业提供更优质的财务数智化服务。随着企业数字化转型的加速和政策对电子会计档案的支持，合思档案必将在市场上发挥更大的作用，助力更多企业实现全面数字化。如果您想亲身体验合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。